11 привычек проектного менеджера для эффективной работы
Когда работаешь менеджером — каждая минута на счету, часто многое не успеваешь, а хочется еще и прокачивать hard и soft skills. Расскажу о привычках, которые помогают мне освободить несколько часов в неделю, избежать части пожаров, конфликтов и недопонимания. Возможно, какие-то из них пригодятся и вам!
Я хочу поделиться опытом и основными приемами, которые мне очень помогают в повседневных вопросах. Опыт приобретался разными способами: на собственных ошибках, при общении с клиентом, коллегами, друзьями, чтением литературы и посещением различных конференций и тренингов. Скажу, что не нужно изобретать велосипед, все уже придумали до нас и для нас. Я попыталась это выстроить в системный подход, который работает для меня — помогает мне эффективно организовывать свой день и достигать результатов.
1. Позаботьтесь о своем рабочем пространстве
Посмотрите вокруг. Есть ли у вас на столе все, что нужно для ежедневной эффективной работы? Это может быть блокнот, цветные маркеры, два монитора, стикеры, настольная лампа, whatever. Список индивидуален, главное — под рукой должно быть все необходимое лично вам. Если не хватает какой-то мелочи, но она нужна вам 10 раз в течение дня, постоянный поиск — это потерянные минуты или даже часы. Задач всегда больше, чем времени. Решите, что вам нужно, и приобретите эти атрибуты.
Убедитесь, что вы понимаете, какие основные инструменты вы используете в компании и на проекте. Изучите их и настройте таким образом, чтобы инструменты помогали вам в работе. Да, на это уйдет какое-то время, но оно того стоит. Инструмент должен помочь разгрузить память, чтобы в ней не накапливалась такая информация, как «список задач», «приоритеты», «напоминания» и т. д. Вы должны решать задачи, а не помнить список. Это совсем разные затраты энергии, поэтому оптимизация важна.
Установите удобные для вас настройки для почтового клиента, которым вы пользуетесь, чтобы легко категоризировать и не терять письма, составлять список задач, приоритизировать задачи/имейлы. Например, такая простая настройка, как отображение текста письма справа (или снизу) от списка писем, помогает очень быстро просматривать имейлы. Таск-листы с крайними сроками, индикаторы приоритетности и важности писем — отличный бэклог.
Если это Jira для проектного менеджмента, настроить необходимые фильтры, чарты, дэшборды, метрики просто необходимо. Это позволяет вам иметь информацию о состоянии проекта быстро и в любой момент времени. Ведь бывают ситуации, когда надо дать ответ моментально, а чтобы проанализировать состояние проекта, надо потратить час. За это время накапливается еще больше задач. Вы не успеваете ни то, ни другое. Это превращается в снежный ком. У клиента может появиться ощущение, что вы не контролируете ситуацию. Клиент спокоен, когда он видит, что все под контролем. Надо научиться извлекать выгоду из инструментов.
2. Планируйте свой день и хотя бы неделю
В конце недели я обязательно пересматриваю свой календарь, чтобы освежить в памяти, какие события у меня запланированы на следующую неделю. Оцениваю важность каждого события для себя и время на подготовку. Если подготовка длительная (например, создание презентации), обязательно резервирую себе время в календаре для этой задачи. Так вы не готовитесь в последний момент, делаете это вовремя, что позитивно влияет на качество.
Я обычно планирую свой день так:
- Вечером всегда просматриваю свой календарь и формирую (обновляю/дополняю) списком задачи из своего бэклога. Таким образом, вы не тратите время, чтобы вспомнить, чем заняться, когда закончили задачу А или Б, у вас есть план.
- Всегда планирую 1 час для непредвиденных задач, которые обязательно появятся после просмотра сообщений. На этот 1 час вы не должны ничего планировать, вы должны просто зарезервировать время для срочных задач. Это очень выручает, так как не нужно перепланировать свой день.
- С утра после прочтения сообщений, я пересматриваю свой бэклог и обновляю его в зависимости от того, что срочно и важно на сегодня. Такие задачи я делаю в свой «тихий час» (см. пункт 10).
3. Escalation Path
Обязательно опишите или нарисуйте, кто за какие вопросы отвечает и к кому обращаться при возникновении той или иной проблемы.
Escalation Path in the Company. Ознакомьтесь с оргструктурой компании, имейте четкое понимание, кто за что отвечает. Если есть проблема — лучше сразу привлечь тех, кто может помочь с решением. И лучше сделать это как можно скорее. От правильной оценки ситуации и вовлечения в решение нужных людей своевременно, зависит успех проекта, репутация компании и ваша собственная.
Escalation Path with the Client. Обязательно обсудите с клиентом и задокументируйте процессы:
- Кому звонить in case of emergency, особенно для случаев с большой разницей во времени.
- Кому звонить в случае не получения ответа вовремя. Ведь от того, что клиент не ответил вовремя, и проект провалился, ПМу не будет хорошо. Исправлять все равно вместе.
Такой документ должен быть на проекте сразу же. Не дожидайтесь первой непредвиденной ситуации, чтобы этот документ появился. Будьте проактивны, а не реактивны.
4. Определите, кто какую роль выполняет и за что отвечает
Все это экономит вам время, вы будете знать, кто и какие принимает решения, кому нужен какой уровень деталей. Это помогает быстрее добиться результата.
Обсудите с клиентом удобное время и способы коммуникации с ним. Вы должны понимать, когда клиент доступен для вас; а клиент — когда доступны вы. Это избавит от ожиданий ответа, а также, если у вас значительная временная разница, и вы, и клиент, будете понимать какие ваши часы взаимодействия/пересечения по времени.
5. Всегда отвечайте на имейлы
Даже если имейл не требует от вас ответа, ответьте, что-то типа «Noted» или «Thank you for information». Это 15 секунд вашего времени, а отправитель понимает, что вы действительно прочитали письмо. У вашего клиента так же, как и у вас, бесконечное число сообщений, вопросов, звонков, встреч. Ему надо помнить о своих обещаниях и сроках. Поэтому ваш ответ даст клиенту понять, что теперь это ваше обещание перед ним, и помнить о нем должны теперь вы. Это очень сильно облегчит его работу.
На таких моментах, — когда клиент понимает, что ему помогают в достижении результата, — строятся доверительные отношения. Мы неоднократно слышали от клиента: «Если вы заботитесь об этом, значит, я не должен на это тратить время». Это свидетельствует о доверии.
Если имейл требует много времени, чтобы подготовить ответ, дайте отправителю знать, что вы видели имейл, и работаете над ответом.
Укажите дату, когда от вас ждать ответ. Не можете определить дату окончания работы, сообщите ему, когда от вас ждать следующего письма с обновленными данными. Всем для принятия решения нужны цифры, сроки, детали и т. д. Поддерживайте открытость. Это поможет избежать очень болезненных случаев, когда ваши ожидания не совпали с клиентскими.
Лучше лишний раз проговорить, кто и что думает, чем потом исправлять последствия. Помните, что «взрослые очень любят цифры» («Маленький принц» Антуан де Сент-Экзюпери).
6. Всегда думайте над планом B. И планом C
У вас должно быть понимание (ощущение), когда необходимо разрабатывать план B. Все, что может пойти не так, скорее всего, пойдет не так. Именно поэтому обратитесь к более опытному коллеге за помощью в составлении Risk Management Plan. Приоритезируйте риски, оцените их влияние на проект и мониторьте регулярно. Вы, как менеджер, должны уметь правильно предвидеть, какие риски имеют наибольшую вероятность, и думать о плане B в спокойной обстановке, чтобы в нужный момент поменять направление движения проекта с плана А на план B. План B требует такой же оценки рисков, мониторинга и контроля, как и любой другой, поэтому думать о плане С — ваша следующая задача.
7. Готовьтесь к встречам
Это одна из самых популярных тем для обсуждения в области проектного менеджмента. Говорить об этом можно долго и много. Я, пожалуй, бы выделила следующие самые базовые моменты, чтобы встреча была успешной:
- Обязательно определите цель встречи и agenda, которые нужно обсудить, предварительно отправив их для ознакомления всем участникам встречи.
- У каждого пункта agenda выделите ответственного, кто ознакомит с определенной темой встречи. Таким образом, человек будет понимать, что ему нужно подготовить определенную тему.
- Определите ведущего для встречи. Задача ведущего — модерировать встречу таким образом, чтобы не отклоняться от изначальной цели встречи.
- Обязательно подведите итоги встречи кратким summary в виде:
- Action Steps;
- Responsible for each action step;
- Due Date for each action step;
- Датой следующей Follow up встречи.
8. Делайте заметки. Всегда!
Если честно, не имеет значения, вы начинающий или опытный менеджер — это золотое правило выручит всегда. Мы все люди, и имеем свойство забывать информацию. Это естественно, особенно в многочисленном множестве повседневных задач. Даже если вы встретились с коллегой обсудить один небольшой вопрос, коллега обладает феноменальной памятью, да еще к тому же является вашим лучшим другом, и ему никакие формальности в виде заметок не нужны, не поленитесь и напишите эти заметки.
Вы наверняка еще вернетесь к этому вопросу. Заметки помогут вспомнить, о чем «то-о-огда» договорились. Часы, потраченные на выяснение «мы решили А или Б? и почему именно так?», окупят время, потраченное на ведение заметок. Более того, если вы общаетесь с клиентом, и не делаете заметки, он может подумать, что вы легко себе можете позволить что-то забыть. А ведь он хочет видеть в вас человека, на которого, он может положиться, специалиста, которому он доверяет двигать свой проект/продукт к успеху.
Формальный meeting summary. Да, этот формат трудоемкий и сложный. Конечно, на первых порах ваш старший коллега будет вам помогать, со временем сможете делать заметки во время обсуждения.
Не делайте исключений ни для каких встреч. Все, что обсудили с клиентом и/или коллегами, обязательно задокументируйте в виде «итогов» и отправьте в тот же день всем участникам и заинтересованным лицам.
Informal meeting summary e.g. daily stand up. Выберите удобный для себя формат (уверена, вы придумаете еще какой-то вариант), например:
- Все action steps (кто, что и когда должен сделать) и blockers пишем сразу в рабочий чат прямо в ходе дейли стендапа. Итого: все договоренности зафиксированы, уложились по времени в таймфрейм митинга.
- Все action steps (кто, что и когда должен сделать) and blockers пишем на доске, потом доску фотографируем и высылаем в командный чат. Итого: все договоренности зафиксированы, уложились по времени в таймфрейм митинга.
- Вы можете быть не единственным человеком, который документирует meeting notes. В некоторых командах мы пишем их по очереди. Итого: каждый участник команды улучшает этот навык.
9. Не копите мелкие задачи
Возможно, это не самые интересные задачи, но необходимые. Например, вам пришел имейл, который требует
10. Планируйте хотя бы один «тихий час» в день
Я не помню, где я узнала об этой технике, но она меня очень выручает. Это 1 час времени, когда вы ни на что не отвлекаетесь и можете полностью сосредоточиться на важных задачах. Конечно, планируйте этот час на правильный момент времени, когда вы понимаете, что «ничего неожиданного не должно произойти». У меня это время обычно между утренними дейли стендапами и синкапами, начинающимися во второй половине дня. Найдите свой «тихий час».
11. Перенимайте опыт, учитесь, ищите знания
- Если вам нравится читать профессиональную литературу — читайте.
- Если вам больше нравятся конференции, тренинги, meetup, tech talks — посещайте такие мероприятия, знакомьтесь с людьми, общайтесь, задавайте вопросы.
- Если вам хочется посетить профессиональные курсы — сделайте это.
Знания — это то, что лишним не будет, а формат получения знаний — он индивидуален, найдите свой. - Учитесь на ошибках. Желательно на чужих. Очень помогает опыт коллег, которые сталкивались с теми или иными вопросами раньше, и могут подсказать, как решать определенные моменты.
- Lessons Learned — ваш опыт — источник знаний.
- Учитесь у team members. У всех — разработчиков, QAs, BAs, other PMs, UI/ UX Designers. С такими знаниями вам будет легче общаться с командой и клиентом.
Мы в компании опубликовали несколько корпоративных гайдлайнов, которые помогут внедрить некоторые из этих привычек: например, подготовка к встречам, работа с почтой. Больше рекомендаций по эффективной коммуникации на сайте.
Хочу подчеркнуть: любой список — не панацея. Надеюсь, что вы найдете среди этих советов тот, который поможет сделать ваш день более сбалансированным, работу — эффективной, а митинги — продуктивными. Желаю вам хорошего настроения и удачи!
Полезные ресурсы
- Том де Марко, Тимоти Листер «Вальсируя с Медведями: управление рисками в проектах по разработке программного обеспечения»;
- Джоэл Спольски «Джоэл о программировании»;
- Henrik Kniberg «Scrum and XP from the Trenches»;
- Jonathan Rasmusson «The Agile Samurai: How Agile Masters Deliver Great Software (Pragmatic Programmers)»;
- Rachel Davies, Liz Sedley «Agile Coaching»;
- John Shook «Managing to Learn. Using the A3 management process to solve problems, gain agreement, mentor, and lead»;
- PMBoK.
