Робочі мітинги: які бувають види та як поводитися, щоби зустрічі були ефективними
Мітинги — це спосіб співпраці, обміну інформацією та пошуку рішень у команді. Вони дають змогу швидко обговорити нововведення, донести до всіх порядок денний, відстежувати прогрес роботи над проєктом тощо. Однак далеко не завжди мітинги корисні. Подекуди спеціалісти вважають їх непотрібними, подекуди — називають фактором плутанини на робочому місці.
DOU поспілкувався з фахівцями IT-компаній, які й самі організовують зустрічі, й беруть участь у тих, що запланували колеги. Вони розповіли, які мітинги проводять у їхніх командах, хто і що на них зазвичай обговорює та чому може статися так, що звичайна зустріч завершується звільненням.
«Якщо ми домовляємося про розмову з командою, то робимо це через бажання зекономити час». Які мітинги проводять у компаніях
Як у бізнесі загалом, так і в IT-індустрії зокрема існує класифікація нарад. Їх можна сортувати й ідентифікувати за методологіями, відповідно до яких працює компанія; за основною темою обговорення, форматом проведення тощо. Наприклад, американська компанія Lucid Meetings, яка пропонує навчання, послуги та технології для покращення щоденних ділових зустрічей, виділяє 16 різних видів мітингів: стратегічне планування, ретроспектива, one-on-one тощо.
McKinsey & Company — міжнародна консалтингова компанія, що спеціалізується на розвʼязанні завдань, пов’язаних зі стратегічним управлінням, — виділяє три основних типи зустрічей: decision meetings, discussion meetings та information-sharing meetings.
А на сторінках Harvard Business Review пропонують три інші класифікації: Transactional Gatherings (щоденні стендапи, планування тощо); Relational Gatherings (групові поїздки, обіди тощо); Adaptive Gatherings (стратегічні сесії, бесіди про кар’єру та ін.).
Павло Кручіна, Director of Programming у фінтех-галузі, вважає мітинги просто одним з інструментів коммунікації.
«Мітинги — це просто один зі способів комунікації, а не ритуальні дійства. Наприклад, я пів дня проводжу на різних зустрічах, але ж кожна відбувається, щоб розв’язати конкретну проблему (скажімо, вибудувати пріоритети для завдань на наступний реліз), а не для того, щоб просто провести мітинг. Якщо ми домовляємося про розмову з командою, то робимо це тому, що хочемо зекономити час. У нас є лише один фіксований у часі мітинг, але він радше замінює спілкування біля кулера, тому що вся команда працює віддалено. Обов’язковий спікер на цьому мітингу лише я, адже неформально розповідаю, що відбувається у компанії. Моя ціль — донести якомога більше інформації до команди та дізнатися настрої людей», — пояснює спеціаліст.
У компанії Adobe регулярно відбуваються Scrum-церемонії, розповідає Микола Малишенко, який відповідає за Portfolio Program Management Digital Practice у компанії. Stand-up мітинги проводять щоденно. Grooming/Planning/Retrospective — раз на два тижні (або згідно з каденсом, вибраним командою), під час яких обговорюють різноманітні робочі аспекти. Grooming — це зустріч Scrum-команди, на якій розглядають пункти, що не реалізували, і готуються до планування наступного спринта. Planning — мітинг, під час якого власне планують новий спринт, а Retrospective дає змогу обговорити труднощі, які виникали під час роботи, щоб наступного разу працювати ефективніше, вже з урахуванням помилок.
«One-on-one з менеджером зазвичай відбувається від одного разу на квартал до одного разу на кілька тижнів. На такій зустрічі обговорюють професійний розвиток, персональні питання тощо. Ще є робочі наради з клієнтами й іншими командами, залежно від ваших функцій у компанії. Раз на квартал проводять all-hands за результатами цього періоду. Також є процесуальні тренінги раз на квартал, а ще — робочі наради, пов’язані з плануванням або звітністю», — розповідає Малишенко.
За його словами, кількість мітингів залежить від ролі в компанії та може збільшуватись експоненційно, коли проєкт передбачає залученість багатьох різних команд.
«Окрім класичних церемоній Scrum, у нас є серія one-on-one з PM, HR та Competence-менеджером, де ми обговорюємо успішність і потреби в розрізі проєктної діяльності, задоволеність завданнями та співпрацею з компанією, а також особистісним розвитком, — ділиться власним досвідом Director of Quality Management Office у Leobit Андрій Заблоцький. — Такі розмови проводять на щомісячній основі, проте за потреби можуть і частіше. Різниці у форматі спілкування на цих нарадах немає, проте кожна з них передбачає окремі цілі та, відповідно, може більше чи менше стосуватися проєктної діяльності, задоволеності завданнями й співпрацею з компанією, а також особистісним розвитком. Окрім того, щомісяця в нас відбувається мітинг із CEO, який стосується новин компанії, включно з напрямами діяльності, статусу волонтерських активностей та соціальних ініціатив».
«Якщо проблему може розвʼязати одна особа, то групова зустріч, найімовірніше, буде змарнованим часом». Доцільні поведінка та обговорювані теми на робочих нарадах
Спираючись на наведені класифікації, а також приклади мітингів у компаніях, де працюють опитані DOU спікери, ми виокремили ключові й найпоширеніші зустрічі, теми, що на них обговорюють, і доцільні формати спілкування.
✔️ Мітинги для розвʼязання проблем
Основна мета зустрічей, на які збираються для розв’язання проблеми, полягає в тому, щоб знайти оптимальне рішення або досягти найкращого компромісу, який допоможе цю проблему закрити.
Щоб мітинг вдався, учасники мають визначити можливі рішення, а потім — оцінити їх на основі заздалегідь узгоджених вимог і критеріїв. Іноді найкращим рішенням є найшвидше; іноді — те, що потребує найменших ресурсів; а іноді рішення, яке приносить найбільшу довгострокову вигоду, є найкращою альтернативою.
«Якщо за проблему відповідає або може розвʼязати одна особа, то групова зустріч, найімовірніше, буде змарнованим часом. Однак, коли рішення однієї людини впливає на всю команду, зустріч того варта», — зауважують спеціалісти MeetingSift.
На зустрічі має бути присутній лідер (людина, яка найкраще розуміє ситуацію, що склалася, або ж той, хто несе найбільшу відповідальність за результат). А учасники можуть розділитися на дві групи. Перша — ті, чиї дії призвели до появи проблеми (йдеться не про те, щоб їх критикувати, а про отримання всього необхідного бекграунду). Друга — ті, на кого ухвалене рішення вплине.
Важливий момент, про який мають пам’ятати всі учасники зустрічі (а лідер — контролювати), — це синхронізація. Тобто всі залучені спеціалісти мають чітко розуміти, коли вони перебувають на стадії визначення проблеми, а коли — на етапі пошуку рішень. Інакше присутні втратять інтерес до обговорення, а сам мітинг затягнеться в часі, бо ніхто не розумітиме достеменно, про що йдеться, наголошують спеціалісти Harvard Business Review.
Отже, що організованіший лідер/менеджер/співробітник, який керує групою розв’язання проблем, то краще. Також необхідно враховувати відгуки, думки та запитання щодо кожної стратегії, і кожен, хто бере участь у мітингу, має дістати змогу вільно висловити свою думку.
✔️ Мітинги для ухвалення рішень
Такі наради потрібні, щоб розглянути, офіційно погодити важливе рішення та домовитися про обов’язкове його виконання. На таких мітингах можуть обговорювати питання операційних змін (скорочення штату, витрат), фінальне погодження проєкту тощо.
Цей тип зустрічей зазвичай об’єднує
Щоб провести ефективний мітинг такого спрямування, учасники мають заздалегідь знати, як ухвалюватимуть рішення, якщо за тривалий час група не зможе дійти консенсусу. Наприклад, потрібно завчасно узгодити, що у разі, якщо команді не вдається напрацювати спільне рішення за годину, його поставлять на голосування. Інший варіант — останнє право голосу матиме той працівник, який ухвалює ключові рішення в команді.
«Командам не потрібно застрягати у вирі нерішучості. Зустрічі просто необхідно починати з чітким розумінням того, чим вони закінчаться», — підкреслюють експерти Harvard Business Review.
До речі, у багатьох випадках такі зустрічі є здебільшого формальністю, яка покликана просто підсумувати й формально закріпити рішення, яке вже ухвалили раніше (наприклад, на мітингу для розвʼязання проблем).
✔️ Мітинги для поширення нової інформації
Найчастіше це мітинги, на яких, наприклад, керівник бізнесу розповідає всій команді про стан справ у компанії. Але також під цю категорію можуть підпадати презентації нововведень у тих чи інших відділах, лекції, семінари тощо.
На відміну від інших мітингів, у цьому варіанті слухачі займають пасивнішу позицію. Зазвичай наприкінці зустрічі відводять певний час під сесію запитань і відповідей, а от основний займає головна доповідь.
✔️ Мітинги, що стосуються безпосередньої роботи над проєктом
Мета цих мітингів — ставити завдання, перевіряти прогрес роботи над проєктом, а ще переконатися, що всі члени команди розуміють і виконують поставлені перед ними завдання. Також на цих мітингах з’ясовують, чи виникають труднощі в роботі, чи всі вкладаються в дедлайни (якщо ні — проговорюють чому й шукають рішення). Тут якраз доречні індивідуальні виступи всіх учасників, адже кожен з них є тим, хто рухає проєкт уперед.
Але саме такі зустрічі нерідко тривають набагато довше, ніж потрібно. Також вони можуть стати настільки частими, що зрештою забиратимуть у людей чимало часу. Це може бути пов’язано із запізненням учасників (що особливо актуально в період віддаленої роботи), відхиленням від теми, заглибленням в одну проблему (якщо вона стосується обмеженого кола людей, доцільніше обговорити її лише з ними, а не гаяти час усіх присутніх) тощо. Тож лідери зустрічі можуть скеровувати напрям розмови, робити нотатки, які можна пізніше надіслати усім учасникам, керувати таймінгом.
«У моєму досвіді траплялися наради, коли організатор сам достеменно не розумів мети зустрічі або коли запрошені учасники були недотичні до цілей такого мітингу. Траплялося, що звичайний стендап міг плавно перерости в планування чи ретроспективу. В такі моменти дуже важливо формулювати порядок денний наради та чітко його дотримуватися. Цілі мітингу — це, по суті, результати, які ви хочете отримати до кінця зустрічі. Залежно від характеру проєкту, над яким ви та команда працюєте, у вас може бути багато маленьких цілей або ж одна головна мета. Цілі вашої зустрічі мають бути повністю викладені в порядку денному», — каже Андрій Заблоцький.
✔️ One-on-one мітинги
Зустріч «сам на сам» — мітинг для двох людей, який має конкретну мету: оцінити продуктивність, обговорити кар’єрні цілі й етапи їхнього досягнення; наставництво тощо.
За даними Microsoft Workplace Insights, кількість особистих мітингів зросла на 18% після пандемії. Їхнє дослідження показало, що регулярні контакти створюють відчуття зв’язку для віддалених співробітників.
«Оскільки я виконую роль Competence-менеджера, то організовую і one-on-one зустрічі. Загалом на них відбувається синхронізація щодо статусу PDP (Professional Development Plan), а також триває обговорення ініціатив та напрямків діяльності, в яких інженер хоче брати участь. Дуже важливо не просто збиратися на сесії з оцінювання продуктивності та відстежувати поставлені цілі, а щомісяця їх переглядати й закривати разом під час таких мітингів. Також це чудовий час обговорити критерії, які є необхідними для подальшого кар’єрного розвитку», — уточнює Заблоцький.
«Перехід на особистості — це передусім ознака слабкості». 10 порад, які допоможуть провести мітинг продуктивно
2019 року компанія Doodle проаналізувала 19 мільйонів зустрічей, організованих через її платформу, та проінтерв’ювала 6500 спеціалістів. Відповідно до звіту, більше ніж чверть (26%) фахівців заявили, що погано організовані зустрічі позначилися на їхніх стосунках з клієнтами, тоді як інші вважають, що вони створюють плутанину на робочому місці (43%) і впливають на їхню здатність виконувати свою роботу (44%).
Крім того, третина (33%) професіоналів, виявляється, не в змозі брати участь у більшості зустрічей, оскільки мітинги накладаються один на інший і стають на заваді практичному виконанню робочих завдань. Середньостатистичний спеціаліст має три зустрічі щотижня середньою тривалістю одна година. Професіонали кажуть, що дві третини зустрічей, які вони відвідують, є непотрібними.
А ще Doodle розпитала про те, що робить зустріч хорошою чи поганою. Постановка конкретних цілей (72%), створення чіткого порядку денного (67%) та невелика кількість людей у кімнаті (35%) — головні критерії, що визначають зустріч як хорошу. А от учасники, які телефонують або пишуть під час зустрічей (55%), перебивають одне одного (50%), не прислухаються до слів інших (49%), приходять пізно чи йдуть зарано (49%) та говорять ні про що (46%), — псують мітинги.
Загалом можна вивести кілька порад і рекомендацій, якими доцільно керуватися на згаданих зустрічах у колективі.
1. Лідер команди не має говорити більш як третину часу всієї зустрічі. Він має не лише доносити інформацію, а й слухати те, що кажуть інші, керувати дискусією.
«Треба бути раціональним і ввічливим. Якщо мітинг стає неконструктивним, зазвичай добре мати людину, яка керує мітингом, але не бере участі в розв’язанні проблем», — вважає Малишенко.
2. Під час складання порядку денного уникайте переліку тем. Краще переформулювати їх на конкретні запитання.
«Якщо ваша команда не прагне суворо дотримуватися порядку денного, на жаль, зустріч навряд чи вдасться. Перш ніж фіналізувати теми, які ви охоплюватимете для досягнення цілей зустрічі, переконайтеся, що отримали вхідні дані від вашої команди та що їхні думки було взято до уваги. У моїй компанії немає задокументованих правил поведінки, спілкування, формату виступу, тривалості абощо, проте дуже важливо будувати культуру, де кожен може висловитися та бути почутим», — каже Андрій Заблоцький.
3. Якщо ви втрачаєте увагу людей (вони починають зазирати в телефони, перевіряти пошту абощо) — ви втрачаєте не лише час, а й гроші. Слід зупинитися, якщо помічаєте таку поведінку, й попросити не відволікатися. Також доречно спитати, чому людина уникає обговорення (ймовірно, її відповідь підштовхне до зміни формату мітингу). Доцільно бути чесним: мовляв, так, ця тема не з найцікавіших, але вона важлива, тому швидко розгляньмо її — і перейдемо до інших справ.
4. Дотримуйтеся таймінгу й не затягуйте зустріч довше, ніж це потрібно. Те, що мітинг у календарі позначений тривалістю 30 хвилин, не означає, що його не можна завершити раніше, якщо все, що було на порядку денному, обговорили. І не слід починати зустрічі пізніше: по-перше, так мітинг затягується; по-друге, люди дратуються, оскільки змушені чекати на когось, і це роздратування може впливати на перебіг обговорення.
«Сучасні засоби комунікації дають змогу бронювати focus time у календарі для виконання завдань. Зазвичай, якщо мітинг має 7+ людей, він виявляється не дуже продуктивним і має інформативний характер. Або ж його просто неправильно організували», — коментує Микола Малишенко.
5. Критикуйте проблему, а не людину. Персональні звинувачення лише віддалятимуть від основного фокуса проблеми та пошуку правильного рішення. Не погоджуватися — нормально, але це потрібно робити шанобливо, а не викрикувати чи перебивати інших.
«Перехід на особистості — це передусім ознака слабкості в діалозі з опонентом. Уміння аргументовано сперечатися, вести переговори й дискутувати — необхідні для досягнення цілей наради. За будь-яких обставин потрібно поважати опонента в дискусії, його думку та позицію. В сучасних реаліях перехід на особистості демонструє тільки те, наскільки слабка людина морально. Це означає, що вона піддалася нестримному бажанню вийти із суперечки переможцем за всяку ціну. Сумнівно, що після такої розмови хтось захоче й надалі комунікувати чи вести справи з цією людиною», — вважає Андрій Заблоцький.
6. Ігнорувати мітинги — нормально, але лише з поважних причин. Просто ігнорувати й не приходити / не під’єднуватися до зустрічі — некоректно стосовно її організатора. Однак, якщо це нарада, де обговорювані теми, проєкти не стосуються вас як спеціаліста, її можна відхилити. Але, підкреслює Заблоцький, слід зазначити причину, а не просто відмовчатися.
«Скасувати мітинг — цілком нормально, якщо немає порядку денного або ж якщо виникає конфлікт зустрічей (коли ті накладаються одна на одну)», — додає Малишенко.
7. Якщо мітинг відбувається онлайн, краще увімкнути камеру. По-перше, це про повагу до інших; по-друге, комунікація з відео — ефективніша за розмову в аудіорежимі. Андрій Заблоцький з Leobit каже, що під час онлайн-мітингів немає обов’язкової вимоги вмикати камеру. Але зазвичай він сам це робить і рекомендує іншим. Невербальне спілкування, за його словами, відіграє чималу роль у комунікації.
«В одному з прочитаних мною досліджень зазначено, що 7% ефективності припадають на слова (чи письмову комунікацію), 38% — на голос, його тональність, тембр та рівень гучності (аудіокомунікація). Найпродуктивнішою є, звісно, жива комунікація з невербальними засобами спілкування. Ефективність такої комунікації сягає 55%, тож увімкнення камери допомагає значно краще зрозуміти одне одного», — уточнює спеціаліст.
А Павло Кручіна каже, що іноді дзвінок із камерами роблять тоді, коли відчувають, що члени команди скучили одне за одним.
«Але це не примусово, а за бажанням. У таких випадках ми обговорюємо день зустрічі, щоб усі мали змогу вилізти з піжами й переодягнутися», — пояснює спеціаліст.
8. Розділяйте робоче й особисте. «Перебуваючи свого часу в американського замовника на онсайті, я дещо здивувався загальною кількістю та тривалістю one-on-one зустрічей зі своїм безпосереднім керівником. Це були двогодинні сесії тричі на тиждень, під час яких відбувалося детальне планування завдань та обговорення нових функцій продукту. З кімнати, де проводили зустрічі, могли лунати доволі гучні дискусії з не найкращими словесними виразами, проте вже за годину ці двоє разом могли спокійно обідати й обговорювати нещодавній футбольний матч чи плани на вихідні. Мабуть, це та культура діалогу та спілкування, яку варто переймати й використовувати у своїй професійній діяльності, — чіткий розподіл на робочу і неробочу складові», — каже Заблоцький.
9. Мітинг не завжди слід розпочинати з обговорення робочих моментів. Пам’ятайте про small talk’и — вони допомагають налаштуватися на хвилю розмови.
«Під час старту розмови one-on-one мені, як правило, допомагає техніка small talk’ів. Це так звані комунікаційні містки. Щоб ефективніше доносити свою думку, зазвичай я намагаюся користуватися моделлю Situation-Behavior-Impact (SBI). Вона допомагає прибрати певний суб’єктивізм, показати та проговорити ту чи іншу ситуацію збоку, ретроспективно. Окрім цього, важливо також почути й думку співрозмовника, зрозуміти його бачення ситуації», — підкреслює спеціаліст.
10. Спочатку думайте — потім кажіть. Уникайте використання ідіом, абревіатур та фраз, які можна трактувати двояко. І пам’ятайте: навіть звичайний, на перший погляд, мітинг може завершитися звільненням.
«У нас є правила спілкування під час мітингів, але це радше загальні норми спілкування між людьми. Якщо спеціаліст не знає, як розмовляти з іншими чи як тримати себе в руках, йому слід звернутися до психотерапевта або психіатра. Комунікація — це базові навички, як, наприклад, повага до чужої власності», — каже Кручіна.
За його словами, спілкування на мітингу, як і будь-яка інша активність на робочому місці, може призвести до звільнення, якщо людина демонструє невідповідність посаді чи заважає працювати іншим.
