Научитесь говорить «нет» и другие советы по выживанию в условиях мультипроектности

Утопаете в огромной куче навалившихся задач? Испытываете муки совести перед PM? Просыпаетесь в холодном поту от кошмаров о багах на проде? Хватит это терпеть! Выход есть! В статье расскажу о рабочем подходе, как выжить в этом кипише с максимальным профитом для себя и проектов. Протестировано на людях, ни один проект не пострадал.

Но сперва давайте знакомиться. Меня зовут Оксана Сукманюк. Вот уже три года я работаю QA-инженером в компании MobiDev. В статье хочу поделиться опытом, приобретенным в результате попыток идеально организовать свой рабочий процесс, методами и инструментами, которые мне в этом помогли и не очень. Но обо всем по порядку, а будет полезно или нет — решайте сами.

Иллюстрация Алины Самолюк

Мультипроектность — благоприятная среда обитания или нет?

Не надо быть доктором наук, чтобы понимать, что мультипроектность — это много или очень много (тут кому как повезет) проектов в единицу времени. Вспомним самые частые виды занятости IT-специалистов. Предлагаю за единицу времени взять стандартную рабочую неделю в 40 часов.

1. Full time — когда человек занят на одном проекте все 40 часов в неделю и никаких задач, связанных с другими проектами, нет.
2. Part time — когда специалист имеет дело одновременно с несколькими проектами (зачастую не больше 3), на каждый из которых есть утвержденное количество часов из 40. Например, 8, 12 и 20 часов (все зависит от нужд каждого проекта).
3. On demand — самый мой нелюбимый вариант — когда специалиста подключают на проект только в случае необходимости на заявленное или проплаченное заказчиком количество часов. Например, проект на саппорте, fixed price и так далее. За свою рабочую неделю в 40 часов вы можете стать участником большого количества проектов.

Очевидно, что мультипроектность — это про последние два пункта. Хотя бывают и фултайм-проекты, которые могут подпадать в какой-то степени под эту классификацию (если проект состоит из более чем одного модуля). Например, мой текущий проект включает в себя две версии мобильного приложения, каждая из которых разработана для iOS- и Android-платформ, три готовых Web-модуля, которые постоянно улучшаются и расширяются, и еще один Web-модуль, который сейчас находится в стадии активной разработки.

Как показала практика, где много проектов или модулей, там много задач. Причем задач разных и по содержанию, и по уровню сложности. И надо как-то выжить во всей этой мясорубке, избежав выгорания и прокрастинации. Точнее не только выжить, но и показать результативность и высокое качество своей работы.

Уверена, что многие сталкивались с подобной ситуацией, когда:

• не знаете, с чего начать;
• хватаетесь за новые задачи, хотя до конца не решили текущие;
• постоянно переключаетесь на разные активности;
• откладываете на потом важные дела, которые «могут еще чуток подождать»;
• перерабатываете, потому что ничего не успеваете;
• что-то и вовсе забываете.

Не вывозите, в общем. И как следствие — низкая результативность, да и тратите на «уже не такую любимую» работу почти все свое время, толком не отдыхая и не отключая мозг от рабочей нагрузки, потому что ответственность, спринты, дедлайны, релизы и прочее.

Я в такой ситуации была длительный период времени. И, дойдя до точки, решила, что надо что-то менять.

Где же найти время на все

Да-да, вы правильно подумали. Сейчас будет про тайм-менеджмент.

Понимая всю плачевность сформировавшегося положения, я начала искать варианты. И на глаза мне везде стала попадаться информация о тайм-менеджменте: реклама коучей и вебинаров в соцсетях, восхищенные посты знакомых о посещенных тренингах, книги и статьи в рекомендациях. И все это с замечательными зазывающими лозунгами. Пришлось все-таки углубиться, чтобы узнать, что в этом тайм-менеджменте такого волшебного.

Если верить коучам, тайм-менеджмент научит:

• как правильно распоряжаться временем, используя его максимально эффективно;
• как извлечь максимум продуктивности с минимальными затратами для себя;
• как все успеть, ведь всем известно, что время — это самый дорогой ресурс.

Как и у всего в этом мире, у тайм-менеджмента есть набор принципов, по которым он функционирует:

• Планирование своих действий. Четкий план — залог успеха. Он всегда принесет пользу в виде повышения результативности и оперативности, независимо от того, чем именно заниматься.
• Формулирование ожидаемого результата в конкретные цели и задачи. Необходимо четко определить свою цель и уметь разбивать ее на конкретные и локальные таски.
• Фиксирование задач. Тут на помощь приходят инструменты тайм-менеджмента: календари, блокноты, ежедневники, стикеры на мониторе или столе, индивидуальный чат в скайпе — вариантов масса. Главное, чтобы это работало.
• Приоритизация. Из всего списка ожидающих задач надо определить самые приоритетные, менее приоритетные и самые не приоритетные. Такая классификация поможет понять, с чего начать. Тут также не стоит забывать о делегировании менее важных дел, если есть такая возможность.
• Фокусирование на главном. Концентрируемся, не отвлекаясь на всякую мишуру (соцсети, разговоры ни о чем с коллегами и так далее). Помним о делегировании второстепенных задач и умении говорить «нет».
• Выполнение задачи до конца или до логической точки, не приступаем ни к чему другому в середине процесса.
• Отдых — с чувством гордости и выполненного долга.

Теория без практики

Принципы работы — это прекрасно, но теория без практики не настолько ценна, как хотелось бы. А значит, надо разобраться, как и с помощью чего можно все это начать применять уже сейчас. Помогут в этом инструменты и техники. Думаю, многие наслышаны и даже пробуют разные практики. Знаю даже, что есть те, кто использует их, но понятия не имеет, откуда ноги растут.

Тема инструментов была немного затронута в вышеописанных принципах. Теперь настало время добавить щепотку деталей. Сразу маленький спойлер: я не буду описывать абсолютно все техники и инструменты, существующие в природе. Почему? Во-первых, считаю, что есть смысл поделиться теми, которые были протестированы мною на реальных проектах. А во-вторых, их просто тьма. И в итоге выйдет не статья, а половина тома «Войны и мира».

Начнем с инструментов. Это может быть:

• календарь (электронный или подобный ему по функционалу);
• блокноты, ежедневники, доски, стены и так далее;
• стикеры, которыми можно обклеивать все на своем пути;
• приложения-планеры;
• заметки на девайсах/лэптопах/рабочих машинах;
• будильники/таймеры/звуковые напоминалки;
• крестики ручкой на ладони;
• да и все остальное, что мы используем с целью «не забыть».

Пригодится все, если это удобно и функционально конкретно для вас. Я, например, испробовала много чего. Но остановилась на парочке:

1. Гугл-календарь для планирования созвонов, митингов и других событий, которые могут повлиять на availability в тот или иной момент времени. Там я отмечаю уроки английского, слоты, когда буду оффлайн, внутренние и внешние дейлики, техтоки, тимбилдинги и так далее.
2. Блокнот и карандаш для фиксирования задач.
3. Текстовые маркеры и/или цветные ручки/карандаши для визуализации приоритетности задач в списке.

То, что для меня не работает:

• стикеры постоянно отклеиваются, или их крадет кошка;
• звуковые напоминалки я просто отключаю (иногда даже не помню об этом);
• заметки на девайсах и подавно никогда не открываются.

А мои инструменты всегда в рабочей готовности. То же самое и с техниками — испробовала штук пять, пока выбрала фаворитов.

Pomodoro. Принцип выполнения: 1) определяемся с задачей к выполнению; 2) заводим таймер на 25 минут; 3) работаем, не отвлекаясь, пока таймер не прозвенит; 4) отдыхаем 5 минут. Повторяем таких четыре круга, после чего делаем длинный перерыв на 15-30 минут. Таким образом работа и отдых чередуются, происходит постоянная смена активности, что позволяет минимизировать переутомление.

«Лягушка». Под таким названием имеется ввиду самая тяжелая и ответственная задача, которую нужно решить. Б. Трейси в книге «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!» дал четкое объяснение, почему стоит придерживаться этого правила: «Если каждое утро вам приходится съедать живую лягушку, весь день после этого вы можете довольствоваться сознанием, что, вероятно, ничего худшего с вами сегодня уже не случится». Такую задачку стоит постараться сделать в первую очередь, тогда чувство радости, прилив сил, энергии и хорошее настроение на весь оставшийся день обеспечены!

To-Do List. Простыми словами — список дел. Но не стоит превращать его в перечень покупок. Такой подход вряд ли станет палочкой-выручалочкой, лишь обеспечит хаотичность мыслей. Лучший способ эффективно использовать свой To-Do List — набросать задачки, приоритизировать их, желательно визуально отметив важные и второстепенные. Таким образом, одного взгляда на этот «пруд лягушек» будет достаточно, чтобы понять, какую съесть первой.

Матрица Эйзенхауэра. Суть техники — приоритизировать задачи по четырем категориям и сосредоточить максимум внимания на выполнении «не срочных и важных». Как это работает: 1) нарисуйте таблицу из четырех квадратов; 2) назовите их «срочные» и «не срочные» по горизонтали, «важные» и «не важные» по вертикали; 3) распишите свои дела по этим категориям; 4) сфокусируйте свое внимание на «не срочных и важных» задачах; 5) старайтесь, чтобы задачи из этой колонки никогда не перескакивали в «важные и срочные», иначе вывезти потом будет проблематично.

Как съесть слона. «Слоны», «крокодилы», «буйволы», «жирафы» — как ни назови, это будут большие задачи. Объемные и сложные. За один присест такое задание выполнить практически невозможно. Генри Форд сказал: «Ничто не может быть сложным, если разбить задачу на мелкие части». Вот и тайм-менеджмент советует дробить задачу на максимально возможное количество подзадач. И уже среди них проводить приоритизацию.

Итак, чем же пользуюсь я. Однозначно могу сказать, что Pomodoro и матрица мне не зашли. Как я упоминала выше в инструментах, напоминалки выключаю, а таблички рисовать для меня оказалось противоречиво. Поэтому я взяла понемногу из оставшихся трех и получила «to-do слона с лягушачьими лапками». Рука об руку по сей день идем.

Триггеры

Вспомним крылатое выражение «учиться нужно на чужих ошибках». К сожалению, так не всегда получается... Самый лучший опыт — это как раз личные факапы. Они и учителя, и обереги на будущее в одном лице. Так было и со мной.

Кратенько опишу парочку ситуаций из жизни, которые стали триггерами перемен в организации моего рабочего времени.

Ситуация первая. Кодовое название «У меня не 10 рук»

«Делать две вещи одновременно — означает не сделать ни одной».
Публилий Сир

Как-то было у меня одновременно два проекта — Web на part time и Mobile on demand, по которым в одно время прилетели срочные тикеты к тестированию. Я все пыталась найти оптимальное решение, как за отведенное время покрыть как можно больше кейсов. И не придумала ничего гениальнее, чем вообразить себя Цезарем и тестировать эти два тикета одновременно.

Проекты между собой никак не были связаны, а значит, пока на Web выполнялся один процесс, я спокойно могла смотреть Mobile. В общем, пыхтела я в таком режиме, но итоговым результатом была разочарована. Мой план не сработал... Из-за того, что я толком не была сосредоточена ни на одной из двух задач, а только распылялась и переключалась между ними короткими временными сетами, пропустила немножко багов на обоих проектах (о реальном количестве история умалчивает).

При этом по мобайлу у нас сразу был мини-релиз, и эти ошибочки попали в прод. Повезло, что заказчик попался адекватный и мы быстренько все ликвидировали, а билды перезалили. Но я чувствовала горечь и стыд. Плюс по part time проекту пришлось в личное время работать и перетестировать тикет, чтобы не допустить предыдущего сценария. Короче, сама проблемку создала, сама же потом ее и расхлебывала.

Ситуация вторая. Кодовое название «Не ищи меня „ВКонтакте“»

«Те, кто хуже всего умеют распоряжаться своим временем, зачастую жалуются, что его не хватает».
Ла Бруйер

Задумайтесь как-нибудь на досуге, сколько минут в час тратится на соцсети. Вроде как немного. Но если посчитать за 8-часовой рабочий день, то получиться достаточное количество. Фейсбучки, инстаграмки, тележки, вайберы и прочее умело забирают и фокус внимания, и время. А потом удивляемся, почему мы проработали целый день и жутко устали, но все равно ничего не успеваем в срок. Как следствие, демотивация и еще большая прокрастинация.

Следующий пример, который я хочу привести, является сборным. Он состоит из самых частых ситуаций, в которые я попадала.

Смоделируем. Вы тестируете новую фичу. И через каждые пару минут отвлекаетесь то на засветившийся экран телефона, то на вибрацию трекера на руке, то на уведомление с почты. И казалось бы, ну что произойдёт, если одним глазком глянуть, что там? Это всего пару секунд. А залипаете минут на 10-15 в лучшем случае...

Изучаете акции на «Розетке» или на сайте товаров для любимого котика, одариваете ответными лайками последние посты всех, кто прокомментил вашу сториз и так далее. А потом осеняет мысль: «Я же тестирую!». И начинаете судорожно вспоминать, на чем вас прервали лайки в соцсетях, либо просто делаете несколько шагов назад. В итоге тестируете примерно в 1,5-2 раза дольше... А дедлайны и релизы еще никто не отменял, потом приходится темными холодными вечерами нагонять упущенное в пустом офисе. Ну или выходить на выходных, это уже кому как больше нравится страдать. Короче, снова не самая приятная ситуация во всех смыслах.

И last but not least. Кодовое название «От „нет“ еще никто не умер»

«Лучше управлять нашим временем таким образом, чтобы оно было неразрывно связано с наилучшим использованием наших усилий».
Тед Энгстром

Утром разработчик залил билд с новой фичей, которая ждет своего тестирования. Вы приступаете. Тестируете, снимаете логи, репортите баги и так далее. И вдруг программа крашится. Пытаясь этот краш повторить, становится понятно, что он плавающий и так быстро не сдастся. Спустя час-полтора повторных попыток в голове возникает четкий сценарий — и вы во всеоружии собираетесь этот баг зарепортить. Как вдруг пиликает скайп.

Сообщение от кого-то из вашей команды. Пусть это будет РМ: «Привет, а ты на месте? Нужна твоя помощь. Не могу найти баг, к которому заказчик в день третьего солнца 18-й декады седьмого лунного месяца, когда Венера была в Скорпионе, оставил коммент. А мне этот коммент сейчас ну очень нужен. Сможешь посмотреть?». И вы, конечно, все бросаете. Вот только такая помощь занимает время. А когда возвращаетесь к своему плавающему крашу, воссоздать его уже не можете, потому что упускаете какую-то мелкую, но важную деталь — она просто вылетела из головы. И все начинаете сначала.

А теперь умножим эту ситуацию на все проекты, к которым вы сейчас подключены. Точно в окно выйти захочется. Поэтому мне пришлось учиться говорить «нет»: «Сначала я закончу с текущей задачей, а потом помогу тебе, если это будет еще актуально».

И никто не умер, проекты не зафакапились, все довольны и счастливы (ну ладно, возможно, не все). Есть ситуации-исключения, как и везде. Мы, к сожалению, не в идеальном мире живем и работаем. Но в основном все срабатывает на ура. Правда, для такого шага надо немного набраться наглости и договориться со своей совестью, чтобы не мучила.

Как же со всем этим бороться? Сложно, но можно. Я, к примеру, придерживаюсь парочки правил:

• исключаю многозадачность;
• избавляюсь от внешних раздражителей по максимуму;
• новую задачу начинаю только по полному или логическому завершению предыдущей;
• избавляюсь от «безотказного маленького вредителя»;
• применяю эти правила на каждом проекте.

Моя «стратегия выживания»

Независимо от того, сколько у меня проектов одновременно, работу я организовываю по следующим принципам.

1. Читаю чаты, просматриваю план на спринт и составляю список предстоящих задач (чтобы понимать общую картину и состояние проекта; не пропустить важную для меня информацию). По сути, закон Парето. Обычно я делаю это утром, пока пью кофе.
2. Определяю «лягушек», «слонов» разбиваю на подзадачи, приоритизирую, чтобы понимать, с чего начинать.
3. Принимаю меры по исключению многозадачности: скайп в режим «не беспокоить», телефон на беззвучный и наушники для большей концентрации.
4. Вычеркиваю или отмечаю галочками выполненные задачи, что, несомненно, дает ощущение, что я молодец. И перехожу к следующей по приоритетности задаче/подзадаче. Само собой, не стоит пренебрегать небольшим отдыхом между задачами, если это возможно.
5. В конце дня анализирую свой To-Do List. Оцениваю, насколько мне удалось справиться с поставленными заданиями.
6. Переношу оставшиеся таски в список будущего дня.

Все просто и организованно. Единственное, что стоит добавить — не забывайте делать поправку на неидеальность этого мира и процессов и будьте гибкими. Как говориться, ожидать лучшее, но готовиться к худшему. Если поступают новые, более важные задачи — списочек придется снова приоритизировать. Возможно, что-то даже стоит отправить в техдолг до лучших времен.

И еще маленький совет: если из всего перечня задач сразу понятно, что можно отнести в техдолг, сделайте это, не засоряйте «тудушку». Это только визуально будет добавлять пункты. А демотивация тут ни к чему. Внедрялось все как раз для противоположных целей.

Неужели это работает и кому станет полезно?

Вот и мне стало интересно спустя какое-то время. Стоит ли вообще заморачиваться и вести всю эту «бухгалтерию». Проведя небольшой анализ, получился вот такой результат.

Что стало лучше. Работа стала более организована и структурирована, ни одна задача не теряется в просторах скайп-переписок, To-Do List фиксируется и пополняется, приоритетность задач в нем тоже пересматривается по мере необходимости. Время стало расходоваться более эффективно, разумно и результативно. К тому же это очень дисциплинирует.

Как я это поняла? Все просто. Кроме внутренних ощущений и визуального улучшения качества моей работы, самым лучшим показателем стало увеличивающееся количество вычеркнутых задач в списке.

Среднестатистическое количество моих задач на день — больше пяти. Это примерно одна огромная, две-три средних и две-три мелких. Я посмотрела динамику вначале внедрения этого подхода и через 7-8 месяцев работы в таком режиме. И была приятно удивлена. Если вначале моим максимумом было одна большая и одна маленькая задачи или две-три средних, то есть примерно 60-70% запланированного объема, то сейчас я справляюсь с 80-90% задач. А иногда бывают дни, когда план сделан на все 100%. И это благодаря грамотному планированию и приоритизации.

Что не изменилось — 8-часовой рабочий день. Ровно, как и наличие/пополнение задач. Но теперь день проходит веселее и имеет четкую структуру.

Обратная сторона медали в том, что теперь я практически не в курсе, что происходит в социальных сетях. А тех 30 минут, которые я выделяю в день на них, мало, чтобы пролистать ленту, перечитать посты о правильном питании и выбрать себе новые кроссы. Так что и тут приходится приоритизировать.

Что касается полезности и сфер применения, то тут поле непаханое. Независимо от количества проектов, методы тайм-менеджмента пригодятся всем, кто:

• ценит свое время;
• не понимает, насколько эффективен в выполнении своих задач;
• сложно представляет или вообще не представляет, как можно справится с хаосом бесконечного потока новых тикетов;
• ничего не успевает;
• видит, что работа занимает большую часть жизни;
• ощущает уменьшение своей продуктивности;
• чувствует увеличение процента энергозатрат и при этом не видит конкретного результата;
• накопил усталость и прокрастинирует ввиду огромного снежного кома нерешенных вопросов;
• демотивирован хорошо выполнять свою работу.

При это всем тайм-менеджмент — это не только о работе. Его можно проецировать и на другие сферы жизни, чтобы и там получить максимум отдачи.

Заключительное слово

Как практически у любой теории в этом мире, у тайм-менеджмента тоже есть свои сторонники и противники. Кто-то им пользуется и доволен. Кто-то же, напротив, говорит, что все это ерунда, что ключ проблемы лежит не в умении правильно распоряжаться временем, а совершенно в другом. Но сколько людей, столько и мнений.

Сказать, что тайм-менеджмент — это идеальный подход, будет не совсем правильно. Да, это работает и приносит свои плоды. Это помогает разложить все по полочкам. Но если заниматься этим всерьез. Если понимать, в чем ценность конкретно для вас и ваших проектов. Если знать, к какому результату стремитесь. Если понимать, что именно, когда и, самое главное, как применить на практике. Но не попробовав, вы никогда не узнаете — ваше это или нет.

Основываясь на своем опыте, могу сказать, что внедрить такую систему — задача не из легких. На первых порах придется приучать себя:

• все планировать;
• составлять списки;
• отучаться держать все в голове;
• определять приоритетность, не только основываясь на данных в трекинговой системе, но и учиться самому понимать и оценивать важность и очередность задач;
• придерживаться принципов тайм-менеджмента, иначе его использование не будет приносить ожидаемый результат;
• развивать самодисциплину;
• многое другое.

Но поверьте, если подходить к этому осознанно, то результат не заставит себя ждать. Как минимум будет понятно, подходит вам такой вариант организации времени или нет. А потом уже можно выстроить свою экосистему, наладить все процессы и радоваться жизни. Главное — с чего-то начать.

Надеюсь, мои небольшие наработки, которыми я поделилась в статье, будут кому-то полезны. Делитесь своими подходами и результатами. И да прибудет с вами сила!

Чтобы не пропустить новые статьи Оксаны Сукманюк — подпишитесь на нее в телеграм-боте Ленты DOU.