Как сконцентрироваться на работе, или Почему я выключаю видео во время созвонов
Меня зовут Алексей Миллер, я исполнительный директор DataArt: занимаюсь стратегией, слежу за финансовыми потоками и все еще много общаюсь с клиентами, прежде всего опять-таки из сферы финансов. В DataArt я был одним из первых сотрудников, пришел в компанию совсем молодым проджект-менеджером в
А еще я news junkie — читаю новостные ленты, едва проснувшись, перед сном и даже во время работы. Для меня эта зависимость от новостей иногда приобретает форму прокрастинации, о которой я и предлагаю немного поговорить. Почему мы откладываем некоторые важные задачи на потом? Всегда ли нужно мгновенно отвечать на неприятное сообщение? И нужны ли нам тайные радости, чтобы отвлечься от дела, которое в данный момент вызывает ощущение дискомфорта?
Мне кажется, задуматься об этом полезно всем, кому бывает тяжело в потоке ежедневных задач (интересно, есть ли на земле те, кому в этом потоке всегда легко?). Думаю, хотя бы частично взяв бессознательные порывы под контроль, мы можем обернуть потребность переключаться себе на пользу.
Иллюстрация Марии Рыбак
Запретные удовольствия
Как вы уже знаете, мое guilty pleasure — чтение новостей. Находясь перед компьютером, я регулярно на них отвлекаюсь. Иногда это происходит прямо в процессе редактирования скучного документа или на каком-то душном (такие ведь тоже бывают) или просто привычном созвоне. При этом я могу потерять ход мысли, что, конечно, совсем не хорошо и отчего я страдаю. В офисе я научился бороться с проблемой с помощью ходьбы: на онлайн-митингах я расхаживал по длинному коридору с наушником и обязательно без телефона в руках. Правда, поэтому меня часто нет на видео — это не значит, что я заранее думаю о предстоящем разговоре как о скучном. Это всего лишь позволяет мне обезопасить себя и своих собеседников от потери мной концентрации.
Но COVID-19 все испортил и налаженную было процедуру сломал. Дома длинного коридора у меня нет, ходить получается совсем недалеко: два шага вправо, два шага влево. Опытным путем я выяснил, что это не работает. Зато обнаружил новый способ удерживать внимание на предмете разговора. Оказывается, иногда прямо во время созвона можно делать домашнюю работу — например, готовить. Если вы не шеф-повар, это требует совсем немного ресурсов мозга: занимает ровно столько, чтобы не думать ни о чем, кроме слов в наушнике.
К сожалению, делать уборку я не люблю категорически, иначе дома было бы очень чисто — созвонов много. Зато у меня всегда найдется что поесть. С новостями я при этом все равно борюсь плохо и к вечеру успеваю прочитать все, что могло бы меня заинтересовать. Понятно, что оставаться в курсе событий в мире технологий, бизнеса и в мире вообще скорее полезно. Но для этого хватает и коротких перерывов в работе в течение дня, а для поддержания психологического комфорта лучше найти занятие, требующее минимального умственного напряжения персонально от вас.
Конечно, я работаю в компании более двадцати лет и мне проще позволить себе сохранять концентрацию удобным для себя способом, чем любому человеку, оказавшемуся в новой для себя обстановке. Здесь меня давно знают и вряд ли сильно рассердятся, если узнают, что прямо во время разговора я готовил обед. Но полагаю, в новом потоке задач и ощущения иные — может, переключаться нужно значительно меньше. Но я точно не буду против, если человек, беседуя со мной в Skype, Zoom или Teams, начнет, скажем, протирать пыль. Пусть собеседнику будет комфортно, а то, насколько такие параллельные занятия помогают или мешают сосредоточиться, будет понятно по результатам работы.
Полезная привычка
Еще один способ избежать борьбы с собой — найти привычке функциональное применение. Например, у меня есть файлик в Excel, в котором собраны все наши клиенты примерно за пятнадцать последних лет, все выставленные им счета, все данные об оплате. Информация регулярно обновляется из наших баз данных. Я почти в реальном времени могу видеть все новые контракты, всю динамику нашего биллинга от месяца к месяцу или от года к году.
Я люблю обновлять эту табличку, рассматривать ее и размышлять о том, что сейчас с компанией происходит. Этот процесс имеет для меня самостоятельную ценность — я получаю удовольствие, он позволяет мне ощущать поток актуальной информации, к которому я питаю такую сильную слабость. Поэтому я обращаюсь к таблице не так уж редко: иногда два, иногда три, иногда четыре раза в неделю.
Можно сказать, что я чахну над златом, хотя злато это не мое. Однако эмоциональную связь с ним ощущаю: в зависимости от ситуации наблюдения могут зарядить меня оптимизмом или вогнать в депрессивное состояние, могут сподвигнуть на какие-то действия. Но этот Excel-файлик никогда не оставляет меня безразличным.
Часто извлекаю оттуда сигналы о том, как я должен действовать или что мне стоит намотать себе на ус. Но эти финансовые новости компании DataArt остаются для меня еще и суррогатом глобальных новостей. Когда ничего не хочется делать категорически, я могу сдаться и начать читать, что о событиях в мире пишут разные медиа. Чего скрывать, такой выбор я делаю почти в половине случаев. Но когда немного силы воли еще остается, я все-таки предпочитаю концентрироваться на заветной табличке — ведь из нее я могу извлечь прямую пользу непосредственно для работы.
Скорость коммуникаций
Я знаю совершенно точно: мы живем в мире моментальных коммуникаций, где скорость ценится очень высоко. Однако я также осознал, что оценивать скорость подачи реплик нужно по-разному в зависимости от предмета общения. Есть области, и в нашей работе их становится все больше, в которых быстрая реакция скорее вредна: она не двигает дела вперед, а, наоборот, мешает делу, если в пользу скорости мы отказываемся учитывать другие соображения.
Например, письма, в которых содержатся плохие новости, где я вижу упрек или непонимание, вызывают у меня желание немедленно ответить. Это естественно: они задевают и автоматически поднимаются наверх в списке важных дел. При этом отвеченные письма из этого списка автоматически выпадают из моего сознания — ведь мой инбокс как раз и есть мой todo-лист.
Уточню: характер моей работы таков, что другого списка, помимо списка писем и сообщений в мессенджерах, у меня нет. Главная задача — сделать что-то с каждым дошедшим до меня посланием: ответить, переслать, проанализировать детали или как минимум внимательно прочитать. Мой личный приоритет — избавиться от всего, что выделено жирным шрифтом в папке «Входящие». Зато, как только я с письмом что-то сделал, я мгновенно о нем забываю. Навсегда.
Вернемся к условной гадости, которую я обнаружил в почтовом ящике. Условной, потому что для нас важно только то, что это таким показалось. И к этому моменту мы еще вернемся. Итак, мое первое желание — немедленно отреагировать, чтобы убрать ее с глаз долой и больше не вспоминать о гадости. Это мой способ психологической борьбы с негативными эмоциями. Но я научился себя сдерживать, потому что знаю: моя первая реакция на все, что меня раздражает, не бывает правильной.
Не могу утверждать за других людей, но я вначале фокусируюсь на собственных эмоциях, и мой быстрый ответ будет всего лишь попыткой эти эмоции оправдать. Но в основном стоит думать не о чувствах, которые вы испытываете, а о том, что же хотел сказать автор неприятного вам сообщения. Как только я ловлю себя на том, что сконцентрировался не на сказанном, а на услышанном — стараюсь отложить ответ на некоторое время. Радости в этом немного: о письме нельзя забыть, причем приходится специально задумываться, что же все-таки имел в виду его отправитель. Наверняка целью была вовсе не попытка меня уязвить, а желание донести до меня какую-то мысль.
Взять паузу — очень простой, но действенный рецепт. Во всяком случае для меня. Она может продолжаться три-четыре часа или сутки, а иногда и двое (хотя обычно у нас принято отвечать на письмо в течение суток). Можно ли считать такое поведение прокрастинацией? Формально — вполне, ведь это и есть стремление отложить неприятное дело. Но что, если в итоге такое поведение не приводит к проблемам, а, напротив, избавляет от них? Получается, прокрастинацией его уже не назовешь?
Время разбирать почту
Не думаю, что для кого-то это станет откровением, но разбор почты и сообщений занимают примерно 90 % моего рабочего времени. Не знаю, как у других менеджеров, в моем случае анализ всех этих внешних запросов составляет львиную долю полезной деятельности. Моментов, когда я сижу и сосредоточенно что-то созидаю, пишу, сочиняю или придумываю, не так много. Если причислить меня к условному начальству, на моем примере можно убедиться, что топ-менеджеры нечасто могут позволить себе фантазировать о далеком будущем и вообще сосредоточиться на умной мысли, которая пришла в голову. Не стоит питать иллюзий: в основном руководителям приходится уворачиваться от летящих со всех сторон сообщений, а иногда и помета, временами бросая что-нибудь в ответ. Необязательно то же самое.
Надо сказать, что мне в силу специфики деятельности проходит много сообщений, которые чисто формально ответа не требуют. То есть люди не то чтобы всегда меня о чем-то спрашивают, мне часто пишут, чтобы просто что-то сообщить. Но и в значительной части таких случаев я понимаю, что моя реакция, если она все-таки последует, будет иметь эффект. Человек может рассчитывать, что я напишу хотя бы «здорово» или «плохо».
Часть моей работы состоит в том, чтобы давать эмоциональный импульс сообщениям, которые пролетают в эфире. К сожалению, степень энтузиазма, с которым я подхожу к таким задачам, сильно зависит от настроения. Если в данный момент мир кажется мне вполне симпатичным, я с удовольствием напишу: «Да, молодцы, все круто!». Потому что это теоретически может наполнить адресата дополнительной энергией, придать уверенности в своих силах. В паршивом настроении подбодрить кого-то трудно, и я предпочту промолчать, чем сказать колкость, в целом не слишком связанную с сутью прочитанного мной письма.
Вообще все это сильно напоминает танец, где выдержанная посреди несущегося шквала информации пауза может оказаться не столько эффектной, сколько эффективной. Короче говоря, прежде чем ответить на сообщение, я стараюсь разобраться, может ли моя реакция кому-то помочь.
Мой, наверное, недостижимый идеал руководителя — человек, способный собрать команду, которая в нем самом совершенно не нуждается. Мне не близок профиль начальника, замыкающего на себя любое движение вперед, от решений которого зависит каждый человек и процесс. Но даже если тебе удается собрать людей, которые могут справиться почти с любыми задачами без твоего прямого участия, твоя эмоциональная вовлеченность может играть очень важную роль.
Принимая решение о том, кому, что и когда ответить, я всегда стараюсь оценить эмоциональный потенциал своей реакции для адресата. Иногда такой анализ сам по себе требует времени. Именно поэтому я не спешил бы записывать любой тайм-аут в разряд проявлений прокрастинации и винить себя в неспособности быстро ориентироваться в любой ситуации.
Возможно, я сам все это придумал и на другой стороне никто по поводу моего мнения не парится. Но так уж я устроен: думаю, лучше на всякий случай поберечь людям нервы. Благо мне всегда есть чем заняться: файлик с финансовыми новостями DataArt под рукой.
