Как вести несколько проектов одновременно

Всем привет! Меня зовут Ирина Ковбаса, и вот уже почти два года я работаю на позиции Project Manager в компании Django Stars. Мой путь в IT начался в 2012 году, тогда мне посчастливилось стать частью Content Management команды. Но в один прекрасный момент мне захотелось двигаться дальше и попробовать себя в новом направлении. Несмотря на то, что в РМ я не так давно, я успела поработать на разных проектах и наступить на свои грабли, да чего уж там, на десятки граблей.

Статья в большей мере будет полезна для начинающих РМ’ов и, возможно, для ребят других компетенций, которые ищут ответ на вопрос, как организовать свою работу так, чтобы все успеть. Поделюсь своим опытом в том, как вести несколько проектов одновременно. Важно заметить, что речь идет о небольших командах до 10 человек. И это всего лишь моё видение, это капля в море подходов и методик, которые можно найти на просторах интернета.

Планируй

Золотое правило для меня как в работе, так и в личной жизни — все планировать на день, неделю, месяц и даже год вперед. Вы скажете, что это абсурдно, ведь невозможно наверняка знать, что будет завтра, а уж тем более через полгода. Но заверю вас, что лучше, чтобы план был всегда, если обстоятельства изменятся, то его можно будет просто подкорректировать.

Если мы говорим о ведении нескольких проектов, то здесь без планирования точно не обойтись. Возьмем к примеру ситуацию, когда у вас 2–3 проекта по Scrum’у с двухнедельными итерациями и соблюдением всех церемоний этой чудной методологии. Кроме того, что нужно вместе с командой планировать каждый следующий спринт, вам стоит правильно распределить и свою загрузку. Мой совет — начинать спринты по разным проектам в разные дни. Таким образом у вас не будет ситуации, когда демо, ретроспективы и планинги совпадут и отчеты будете готовить уже ночью.

Точно так же нужно распланировать все митинги с командами и заказчиками: начиная от дейли-статусов и заканчивая one-to-one. Обязательно внесите все в календарь, тогда не будет случайных накладок.

Чтобы не запутаться в своих проектах, советую создать общую борду, будь то Trello, Excel-файлик, стикеры на рабочем столе или просто запись в блокноте. Это однозначно поможет четко видеть, что, куда и зачем. Мне удобно использовать стенку своего рабочего пространства. Делю ее на части в зависимости от количества проектов и креплю стикеры под каждым из них: начало/конец спринтов, важные коллы, отпуски и отгулы членов команды, праздничные дни — все то, что должно быть под рукой и о чем важно не забыть.

Расставляй приоритеты

Наверное, всем бы хотелось иметь такие способности, как у Цезаря, и делать несколько дел одновременно. Но наука уже доказала, что это энергозатратно и неэффективно, когда человек пытается выполнить параллельно несколько задач. Потому мой следующий совет — расставлять приоритеты.

Точно так же, как ваши продукт-оунеры определяют важность задач в бэклоге, вы должны понимать приоритетность своих. Например, если нужно в один день сделать отчет, показать демо и, скажем, обновить борду в Jira, то следует отталкиваться от того, что важнее для успешного завершения итерации. Таким образом сначала хорошо провести демо, к которому стоит подготовиться заранее, затем сформировать отчет и только после этого заняться Jira. Если проектов несколько, делите свои задачи на «важно для заказчика» и «нужно для внутренних процессов». Как ни крути, удовлетворенность клиента поставленной фичей важнее, чем оформление результатов ретро в Confluence.

Удобным инструментом для этого может стать построение матрицы Эйзенхауэра. Распределите свои задачи по квадратам, что нужно сделать срочно, а что может подождать, и получите отличную визуализацию.

Делегируй

Не очень люблю это слово, звучит как-то грубо. Для себя я бы его перевела как «доверяй». Бывают ситуации, когда банально не хватает времени или, скажем, компетенции в конкретном вопросе. Мы часто забываем, что работаем в команде, члены которой могут помочь с той или иной задачей. Приведу два разных примера из своего опыта.

Однажды мы начинали проект небольшой командой, изюминка которой — все newcomers. Ребят я не знала, они — меня, но проект нужно было делать. Я допустила ошибку: не доверяла ни одному из членов команды, постоянно контролировала все груминги, звонки, логи. Казалось, скоро код начну критиковать, хоть я и не технарь. Было сложно всем. Спасибо ретро, искреннему разговору, где ребята прямо попросили, чтобы я в них поверила и дала шанс показать себя. Я прислушалась, и все изменилось — от настроения в команде до качества поставляемых фич.

И второй пример: моя команда, ребята, которым я доверяю, наверное, больше, чем себе самой. Я уверена, что если они сказали, что прогрумят задачу и зададут нужные вопросы продакт-оунеру, то сделают это. Если QA утверждает, что с фичей все хорошо, я не бегу на стейдж перепроверять перед тем, как показывать это заказчику.

Общайся

Думаю, вы со мной согласитесь, что владение communication skills — это одно из самых важных умений для РМ’а. И что большая часть нашего рабочего времени уходит на звонки, письма и сообщения в чатах.

Не бойтесь больше общаться с заказчиками, узнавайте их ожидания, приоритеты и настроение, делитесь статусами, новостями и планами команды, это поможет качественнее вести проекты, поставлять нужные фичи и получать позитивный фидбэк.

Не стесняйтесь обращаться с вопросами к другим РМ’ам, особенно если вы начинающий специалист. Не раз случалось так, что я не знала, как быть в определенной ситуации, и тратила на поиски решения много времени. Нужно было просто попросить совет у более опытных ребят, и они бы направили в нужное русло.

Ну и, конечно, общайтесь со своими командами. Не требуйте, не будьте грубыми, не ставьте условия. Учитесь слушать и слышать. Чем больше вы знаете о том, что происходит внутри команды, тем эффективнее сможете с ней работать и тем лучше будет общий результат.

Помни, что юмор — это важно

Куда же без чувства юмора. Я считаю, что работать в напряженной обстановке, когда требования меняются несколько раз в день, а дедлайны все двигаются не в вашу пользу, без шутки-минутки не обойтись. Настроение команды часто зависит от вас. Вы связующее звено между ребятами и заказчиками. Любую новость можно подать под разными соусами, и вы должны действовать так, как шеф-повар из ресторана с тремя звездами Мишлен. Если заказчик пишет вам какое-то гневное письмо, то не стоит команде его цитировать.

Попробуйте негатив перевернуть в мотивацию. Например: «Все пропало, я посмотрел фичу, нашел баг, как вы вообще могли такое пропустить, пофиксить ASAP!» Это можно подать как «ребят, все отлично, но вы же знаете, что нет предела совершенству, особенно у нашего заказчика с его любовью к пикселям. Давайте сейчас быстренько зафиксаем, и в мире станет на одного счастливого человека больше».

Шутите сами и не бойтесь, если будут шутить над вами. Недавно меня перевели на проект, на котором было девять мужчин. И когда они представляли меня заказчику, то перевели мою фамилию — Ковбаса — на английский и сказали, что несмотря на то, что к ним в команду пришла девочка, фраза sausage party все еще актуальна.

Мы шутим каждый день, все над всеми. Никто не обижается, наоборот, это нас сближает. Разряжает обстановку и улучшает настроение, что хорошо сказывается на продуктивности. Конечно, во всем нужно соблюдать меру, особенно если пытаетесь британскому заказчику рассказать очень смешной по нашим меркам анекдот.

Отдыхай

Как бы много у вас не было проектов и сколько бы дел вы не старались сделать, важно соблюдать work-life balance. Чтобы не случилось выгорание и чтобы хватало энергии не только на себя, но и на команды, научитесь качественно отдыхать. Звучит до боли банально, но вы гораздо больше сделаете завтра, если хорошо выспитесь. Университетский подход написать курсовую в последнюю ночь перед защитой не работает на длинной дистанции.

Полезным будет совместный отдых с вашими командами. Тимбилдинги сближают, дают возможность получше узнать друг друга, обсудить увлечения и интересы. Главное придерживаться правила — ни слова о работе.

Все описанное выше — это, пожалуй, основные моменты, которые мне помогают вести несколько проектов одновременно. Уверена, что у каждого есть свои лайфхаки, и я буду признательна, если поделитесь ими в комментариях.


Самый важный вывод, который я сделала за время работы на позиции РМ’а: сколько бы ты не писал документов и писем, строил метрик и готовил отчетов, самое главное — это команда, люди, которые из квадратов на схемах делают работающие приложения. И если вы хотите, чтобы все получилось и проект взлетел, попытайтесь сделать так, чтобы коллектив стал маленькой семьей, общая цель которой создать крутой продукт.

Похожие статьи:
Розробники, що працюють фултайм в IT-компаніях, інколи замислюються про додаткові джерела заробітку. Це може бути фриланс, власні...
Улітку 2023 року завершився освітній проєкт ІТ Generation, який мав на меті допомогти українцям опанувати нові професії та знайти...
Летом прошлого года американская продуктовая компания Globality открыла в Киеве R&D-центр. Перед тем как это сделать, она...
У свіжому випуску новинного дайджесту DOU News говоримо про загрозу для супутників Starlink в Україні, нову велику мовну...
Для отримання бронювання від мобілізації компанія має подати поіменний список військовозобов’язаних...
Яндекс.Метрика