Нояб. 28

5 міфів про фасилітацію. Для чого і коли вона потрібна

Фасилітація — одна з моїх улюблених тем. Я займаюсь нею професійно 7 років, відколи почала навчатись у топфасилітаторів США, Канади, Великобританії, Німеччини та разом з ними працювати в різних проєктах, а згодом фасилітувати міжнародні проєкти та викладати фасилітацію в УКУ. Зараз я співпрацюю з компанією EPAM як Lead Learning and Development Specialist і бачу, як навички фасилітації щодня стають у пригоді ІТ-управлінцям і лідам.

Я часто розповідаю про фасилітацію, проводжу тренінги та безпосередньо фасилітую зустрічі ІТ-команд, а от писати про це, як виявилось, не легко. Є спокуса розказати про все одразу: методи, інструменти, роль фасилітатора й самі етапи взаємодії в групах, а також про нюанси в роботі, складні кейси й те, де вона не працює. Тож почнімо з того, що таке фасилітація.

Фасилітація — це організація групової роботи щодо планування спільної діяльності, розв’язання проблеми, ретроспективи, досягнення консенсусу тощо. А людина, яка володіє навичками та методами, що допомагають групі, — фасилітатор.

Зазвичай ми згадуємо про неї, коли:

потрібно провести зустріч/обговорення актуального питання;
обговорити командою плани чи цілі;
провести ретроспективу;
придумати нову концепцію чи підхід;
домовитись про правила/принципи взаємодії;
розібрати складну ситуацію та визначитись з наступними кроками;
узгодити робочий процес;
подискутувати про нові зміни та їхній вплив;
генерувати ідеї та опрацьовувати їх;
виявити сильні та слабкі сторони проєкту/продукту/команди.

Більшість таких зустрічей є невіддільною частиною робочого процесу ІТ-спеціаліста, вони можуть бути ефективними або ні. І хоча часто можна почути про важливість ролі фасилітатора у проведенні зібрань, досі побутують міфи про фасилітацію, що викликають певну недовіру та питання до процесу, доцільності використання методів та інструментів, що полегшують процес групового обговорення.

Міфи про фасилітацію

1. Фасилітація — нове модне слово

Нерідко в різних обговореннях про фасилітацію звучать фрази: «понапридумували», «невже нема нормального слова», «що це за фа-фа-фа» тощо. Справді це слово іншомовного походження (від англ. facilitation — допомога, полегшення, сприяння), що в українській мові має свій відповідник — співпоміч, або взаємодопомога, у групі. Але як і «ретроспектива» (погляд у минуле), «рерайтинг» (переписування), «тренінг» (тренування) тощо, так і «фасилітація» набуває широкого вжитку.

2. Фасилітація — це нова назва тренінгу

Якось почула думку, що фасилітація — це те саме, що тренінг. Буває, що тренер називає себе фасилітатором, іноді фасилітатор називає себе тренером, буває, що це одна й та сама людина :) Суть у тому, що фасилітація і тренінг мають різні цілі, різні формати, вирішують різні завдання.

Наприклад, якщо команда має намір яскраво представляти результати своєї роботи і кожен її учасник повинен навчитися краще виступати публічно (а це означає — отримати нові навички), то для цієї мети підійде тренінг. Якщо ж команда хоче спланувати проведення хакатону, тоді може допомогти фасилітатор, який організує процес групового обговорення та планування заходу.

3. Фасилітація — це мозковий штурм

Так, мозковий штурм може бути одним з етапів/елементів процесу, але це не тотожні поняття. Наприклад, генерація та збір ідей щодо архітектури проєкту є важливими для групового ухвалення рішення. Та ще важливішим є те, що робити з тими ідеями далі, в якій послідовності й хто буде їх реалізовувати. Просто провести мозковий штурм, записати всі міркування щодо вдосконалення певного сервісу для клієнта на фліпчарті чи онлайн-борді не означає ухвалити рішення. Хоча часто кажуть: «У нас була фасилітаційна сесія, і ми нагенерували ідеї». Але згодом успішно про них забули або не втілювали у життя, бо не було зрозуміло, хто і що має робити. Саме тому фасилітація — це про методи, інструменти, техніки, які підійдуть для розв’язання конкретної задачі, і не завжди мозковий штурм — найкращий варіант.

4. Фасилітація — це багато кольорових стікерів

Стікери є дуже зручними для фіксування ідей, думок, пропозицій, коментарів. Це лише один із сотень інструментів, який полегшує процес, але не є суттю фасилітації.

5. Фасилітація — лише для HR

Сфера застосування — дуже широка, а навички фасилітації необхідні тим, хто проводить командні зустрічі, ретроспективи, наради, сесії щодо постановки цілей; ухвалює групові рішення (наприклад, як замінити групові тімбілдинги на онлайн-формат); планує діяльність (як будемо розвивати X компетенцію чи Y community), хоче залучати всіх до спільного обговорення та підвищити мотивацію.

Якщо ви коли-небудь організовували зустрічі з командою, щоб обговорити стратегічні чи дилемні питання, тоді зробімо короткий тест — «так чи ні». Отже, вам знайома ситуація, коли під час командної дискусії:

суперечки стають неконтрольованими та переростають у конфлікти;
почали з однієї теми, але «ліричні відступи» завели кудись в інші питання;
всі мовчать і чекають, що хтось візьме відповідальність за групове рішення;
незрозуміло, що рішення таки треба ухвалювати, і процес затягується;
декларують командне ухвалення рішень, а насправді хтось один уже все вирішив;
низький рівень залученості: говорять лише двоє, а всі інші мовчать, а потім бойкотують затверджене;
одне й те саме питання обговорюють на кожній зустрічі.

Якщо хоча б на один з цих пунктів ви написали «так», тоді фасилітація допоможе вам мінімізувати такі процеси та полегшити, структурувати та прояснити процес ухвалення командних рішень. Для цього стануть у пригоді навички, методи, інструменти та підходи взаємодопомоги в групі.

Взаємодія фасилітатора і групи

Тепер розглянемо основні принципи роботи фасилітатора з групою.

Фасилітатор — це не експерт, не тренер, не вчитель

Експертами є учасники фасилітаційного процесу, а завдання фасилітатора — супроводжувати їх у цьому процесі, не навчати, не повчати, не бути носієм рішення. Таким чином фасилітатор може не бути знавцем в обговорюваній протягом зустрічі темі, й інколи це є перевагою. Наприклад, він може не знати всіх нюансів розробки продукту для страхової медицини, але в команді є експерти з цього питання, які точно знають, що буде працювати, а що ні. І їм потрібна допомога у конструктивному веденні дискусії, де усі думки будуть враховані, де буде зафіксована вся необхідна інформація, озвучені питання. Фасилітатор як нейтральна особа може забезпечити якісний процес, водночас не бути експертом у темі, що обговорюється.

Пастка для фасилітатора: уявіть ситуацію, коли ви проводите зустріч, а група (чи хтось з учасників) апелює до вас як до експерта зі словами: «Ти ж нас сюди зібрав/-ла, от і розкажи, як правильно».

Що робити? Спробуйте пояснити ще раз свою роль та зону відповідальності, а також уточніть мету зустрічі та основний фокус. Зазвичай такі питання виникають, коли є нерозуміння процесу.

Якщо ви є частиною команди, то, звісно, можете «зняти капелюх фасилітатора» (вийти з цієї ролі) та розтлумачити питання, що обговорюється, якщо ви єдина людина, що володіє контекстом. Хоча я рекомендую у таких випадках, щоб фасилітував хтось інший, а ті, хто є експертами в питанні, могли брати участь в обговоренні.

Інколи буває, що експертизи в групі недостатньо, тоді, ймовірно, варто відтермінувати ухвалення рішення. І визначити, чи важливо групі отримати додаткові знання, чи усі потрібні люди є на зустрічі.

Фасилітатор відповідає за процес і робить його зрозумілим

Фасилітатор відповідає за те, щоб всім учасникам була зрозуміла мета зустрічі, тема обговорення, її часові межі. Мета зібрання має бути максимально конкретною. Наприклад, як якісно провести наступний тімбілдинг з командою у 50 людей в умовах карантину. Без чіткого фокуса група буде говорити про загальні поняття (як всі скучили одне за одним і хочуть побачитися наживо). Після кількох невдалих спроб (адже побачитися особисто не вийде через карантин) група почне усуватися від схожих зібрань та ідей придумати щось цікаве.

Пастка для фасилітатора: інколи запланованого часу на зустріч недостатньо, група починає форсувати ухвалення рішення або ж сам фасилітатор спонукає до цього.

Що робити? Якщо обговорюєте більше як дві теми, варто чітко домовитись на початку зустрічі, скільки часу виділяєте на кожну з них. Фасилітатор стежить за часом. Якщо його таки недостатньо, важливо, щоб саме група ухвалила рішення: домовилась про наступну зустріч, вирішила завершити розпочате, поставила на паузу, перевела подальше обговорення в інший формат тощо.

Фасилітатор — нейтральний

Нейтральність фасилітатора — це не про байдужість, а про рівність і щодо учасників, і щодо думок та ідей. І ця нейтральність не лише в тому, що ви не берете участь в обговоренні, а й у ваших реакціях на висловлювання інших.

Пастка для фасилітатора: оцінювати чи знецінювати ідеї вербально та невербально. Словами «Ця ідея хороша!», «От молодець!» або «Могли б і щось краще запропонувати», «Це вже було!». Мімікою/жестами — одним схвально кивати, а іншим — кривитись чи супитись :)

Що робити? Фокусуйтесь на процесі, на питаннях, які ставите. Пам’ятайте, що результат передусім важливий для групи.

Фасилітатор створює атмосферу залученості

Інколи достатньо трьох попередніх пунктів, щоб була атмосфера залученості. Та все ж є деякі tips and tricks.

Пастка для фасилітатора: всі мовчать, і фасилітатор з найкращих міркувань «створити користь» групі починає говорити сам, бо пауза — це зло.

Що робити? Паузи — це нормально. Якщо ви поставили запитання і на нього не відповідають, порахуйте до 10, велика ймовірність, що хтось з групи порушить тишу. В іншому разі перефразуйте запитання.

Ще одна пастка для фасилітатора: одна чи кілька людей не промовили жодного слова. Хочеться звернутися до них особисто: «А може, Олена хоче щось додати?», «А чому, Андрію, ти мовчиш?».

Що робити? Подумайте про загальні питання, на які всі можуть дати відповідь. Спробуйте запропонувати кожному почергово висловитись або передавати слово одне одному. Також хороший варіант — дати змогу записувати свої ідеї чи обговорювати їх у мінігрупах.

Фасилітатор допомагає командній комунікації

Кожен голос — важливий. Всі учасники процесу — рівні. Фасилітатор стежить, щоб комунікація велась рівномірно, щоб всі були залучені в дискусію. Коли почуті всі думки, виходить більш цілісна картина. Мета — отримати «командну мудрість». Якщо фасилітатор не вірить в успіх групи, учасники це обов’язково помітять.

Пастка для фасилітатора: попередньо приймати будь-які відповіді й не намагатися роз’яснити абстрактні репліки, оскільки вони, на думку фасилітатора, все одно нічого не змінюють. Або ж він буде поспішати, намагаючись завершити обговорення якнайшвидше. Це порушує сам процес фасилітації, учасники отримають негативний досвід і більше не захочуть повертатись до цього виду роботи.

Що робити? Пам’ятати про свою роль, про нейтральність та про експертність групи. Використовувати всі навички ефективної комунікації, про які так багато написано/сказано: активне слухання, підсумовування, перефразування (без власної інтерпретації), ставлення запитань, паузи, візуалізація тощо.

Зверніть увагу! Якщо ви знаєте відповідь на запитання, якщо рішення вже ухвалене, то немає сенсу проводити фасилітацію, можна просто повідомити про рішення! А якщо таки є запит на якісну дискусію, на залученість, на мотивацію до реалізації запланованого, то тут фасилітація стане у пригоді.

Як буває на практиці

Розглянемо три типові ситуації.

Команда перейшла працювати в онлайн, змінились процеси, погіршилась комунікація. На 1:1 зустрічах менеджер спостерігає, що атмосфера в команді напружена, виникають конфлікти, колеги не зовсім розуміють, як їм пристосуватись до нової реальності.

Чи варто провести фасилітаційну зустріч? Так, це один з варіантів, як можна діяти в такій ситуації. Запросити фасилітатора (або призначити його) на спільну зустріч із командою, на якій обговорити такі питання: що змінилось, як працювати в нових умовах? Або ж придумати нові ритуали.

Tech Lead провів перемовини з клієнтом і в результаті вирішив використовувати новий фреймворк. А зараз планує «продати» цю ідею команді.

Чи варто провести фасилітаційну зустріч? Ні, якщо рішення остаточне і не підлягає обговоренню. Краще якісно презентувати новий фреймворк, пояснити причини та відповісти на запитання. А далі за потреби можна провести спільну зустріч і обговорити, наприклад, які зміни відбудуться. Як це вплине на подальшу роботу? Що потрібно врахувати? Як працювати далі?

Менеджер вирішив провести стратегічне планування для юніту на наступний рік: поставити цілі, проговорити пріоритети, визначитись з ініціативами, сформувати план дій тощо.

Чи варто провести фасилітаційну зустріч? Так, фасилітація тут буде доречна. Вона потребуватиме підготовки, адже треба продумати дизайн сесії стратегічного планування, визначити часові межі (таке зібрання точно не триватиме годину), провести попередній аналіз, забезпечити всі умови (місце проведення, інструменти, атмосферу).

Висновок

Фасилітація — це не розв’язання проблеми, а лише інструмент для цього. І тільки управлінець, знаючи цілі, розуміючи, з ким працює, які очікувані результати, може обрати той інструмент, який найбільше підходить у кожній окремій ситуації.

Будь-яка зустріч, яка передбачає фасилітативне ухвалення рішень, потребує підготовки цілей, процесу, основних питань. А також підготовки самого фасилітатора.

Щоб глибше зануритись в тему, рекомендую книги:

І хоча ці книги мають у своїй назві слово «фасилітація», там також багато про лідерство, команди, ухвалення рішень, виклики перед управлінцями.

Про те, як готуватися і що робити після зустрічі, теж якось напишу :)

Щоби не пропустити нові статті Христини Яблонської — підписуйтеся на неї у телеграм-боті Стрічки DOU.