Чому варто спробувати Kanban & Monday для організації робочого процесу
Нинішній ринок ІТ переповнений новими методологіями управління і контролю робочого процесу. Специфіка роботи кожної компанії чи, краще сказати, кожної команди значно відрізняється. Наша команда не є винятком, адже ми не тільки створюємо, а й в подальшому підтримуємо наші проекти. Тобто це безперервний процес, який важко поділити на спринти. Тому я, як Product Manager, довго шукала, як автоматизувати процес в одній системі, щоб тобі і Product Roadmaps, і Team Tasks, і Bug Tracker, і це все в одному місці.
Прочитавши сотні сторінок і проаналізувавши різні методології та софти, я зрозуміла, що для нас ідеальним стане поєднання методології Kanban і інструменту Monday.
Чому нам не підійшов Scrum
Наш стартап в Україні з 2011 року, зараз у команді 13 людей в офісі і 2 на фрілансі. За цей час ми пройшли шлях від простої переписки в Skype, баг-трекера Redmine, Mantis до Trello і т. д. Але все-таки відчуття браку в організації роботи не залишало мене, і я продовжувала шукати ідеальний інструмент.
В усіх айтішних командах зараз на слуху Agile, Scrum і Jira. Ми не стали винятком і почали рухатися в тому ж напрямку. Здавалося, що Scrum вирішить всі наші проблеми і не буде ніякого збою у роботі команди. Далі були сотні прогортаних сторінок, перечитаних ресурсів і, звичайно, Scrum Board.
Також для мене принципово було почути про Agile від акредитованих спеціалістів. Тому я пройшла курс Agile & Scrum для того, щоб розставити всі крапки над «і».
Після цього стало чітко зрозуміло, що Scrum точно не для нас. Він виявився великою розкішшю: планувати спринт і залишати іншу роботу поза увагою. А в нас могли з’являтися термінові задачі, ї їх ігнорування коштувало інколи тяжко досягнутих топових позицій. Крім того, наша команда — це не тільки девелопери, а й адмін, дизайнер, SEO-спеціалісти і контент-менеджери, які тісно взаємодіють між собою. Ще однією специфікою є багатомовність проектів, оскільки ми працюємо на ринок Європи. Це теж ускладнює поєднання в один спринт певних видів задач, оскільки робота з кожним ринком відрізняється. Тобто обсяги роботи різних відділів, які взаємодіяли між собою, не можна було об’єднати в один спринт, завдання міксувалися, і Scrum втрачав весь сенс.
Ми зустрічалися кожної п’ятниці в індивідуальному порядку, планували наступний тиждень (Sprint), спираючись на завдання в Mantis (баги і удосконалення) і нові, які надходили з Trello Roadmap.Щопонеділка зранку я готувала нову дошку зі стіками, на стендапі ми закривали попередній тиждень, обговорювали пріоритети на майбутній тиждень і обирали, що виконувати сьогодні. Плюсом стало те, що наші стендапи із
Переходимо на Kanban + Monday
Коли я прочитала книгу Генріка Кніберга «Kanban and Scrum — Making the Most of Both», стало зрозуміло, що ми досягнемо кращих результатів, якщо будемо використовувати Kanban. В принципі у нас вже було запроваджене щось схоже. Залишалося оптимізувати Kanban-дошку, і в бій. Сповнена енергії я вже продумувала, як будемо додавати завдання і ефективно їх виконувати.
Наразі ринок пропонує багато електронних дошок для Scrum і Kanban. Найвідоміші — Asana, Trello і Jira, та їх, напевно, вже більше 50. Тож, ідучи в ногу з тенденціями, почали налаштовувати Jira. Виявилося, що додатково потрібно купувати і налаштовувати ще Confluence, що знову викликало незручності. До того ж важко було відслідкувати навантаження на конкретного працівника. Одним словом, виникало відчуття, що чогось бракує. Була низка проблем, але Jira вирішила лише частину, тому пошуки продовжилися. Якось я наштовхнулася на Monday.com і відчула, що це саме те, що ми шукали.
Тут є все! Це інструмент, який ти оптимізовуєш повністю під свої потреби: ведення проекту, керування людьми, продажами, якщо бажаєш — і спринтами (налаштовуєш дошку за принципом спринта). Нижче наведені приклади візуалізації Roadmap, а також інші варіанти, які можуть бути.
Product Roadmap
Перші дні роботи приносили шалене задоволення. Щойно в мене чи команди з’являлася ідея чи бажання щодо оптимізації процесу — в Monday ми знаходили рішення.
Як наша робота побудована тепер
У нас є дошка проектів. Коли плануєш проект, у тебе з’являється roadmap продукту з таймлайном на день/тиждень/місяць/рік (правда, купувати потрібно дорожчу версію).
Затрачений час на проекти у розрізі тиждень (місяць/рік)
Види візуалізації дошок
Кожен працівник має Weekly Plan (він будується з Roadmap), завдяки якому відслідковується ефективність роботи, витрачений час на завдання і їхня готовність. Чітко спланований тиждень дає можливість розставити пріоритети у завданнях і оптимізувати робочий процес. Завдяки Next Week і Backlogs ми плануємо наступний тиждень і записуємо майбутні плани, ідеї. Також залишаємо час на термінові завдання цього тижня. Якщо таких не має, то беремо завдання із Next week.
Якщо завдання може почекати, то учасник команди планує його у Next Week. Якщо ж воно невідкладне, то у This Week (кількість таких завдань зводиться до мінімуму).
Планування тижня — Канбан
Візуалізація завдань, спланованих на тиждень по днях
Повторю, що цей софт дуже гнучкий і втілює просто всі ідеї в життя :) Якщо ви не знаєте, що хочете, то можна глянути на приклади і далі розвивати свою думку.
Варіанти готових дошок для організації робочого процесу
Також зручною є автоматизація деяких процесів через Automations. Можна налаштувати сповіщення, якщо змінюються статуси чи проект підходить до завершення. Завдяки автоматизації час запуску сайтів збільшився вдвічі, кожен закінчує свою частину роботи і автоматично передає іншому. Коли все готово, сайт іде на запуск без зайвих затримок.
Наразі наш робочий процес такий: у п’ятницю ми плануємо індивідуально з кожним наступний тиждень, спираючись на Product Roadmap і завдання, які уже сплановані у Next Week. Таким чином розвивається сам продукт, і ми маємо змогу вдосконалити щось чи пофіксити баги. Учасники команди не розриваються між завданнями і розуміють, коли можна приступати до своєї частини роботи в проекті. Уже в понеділок усі разом підсумовуємо, що вдалося за тиждень, де і чому ми застрягли. Ми залишили швидкі стендапи на
Залишилася у нас і Scrum Board із трьома колонками «To do / Doing / Done». Тут пишемо пріоритетні топові завдання, які мають бути обов’язково виконані. І кожного ранку проводимо рев’ю попереднього робочого дня. А вже ближче до кінця тижня видно нашу продуктивність.
А тепер «трохи солі». Все було б просто ідеально, якби не кілька недоліків:
- Тулз трохи «гальмує», коли одночасно з дошкою працюють декілька людей і є багато завдань. У нашому випадку проблеми із плануванням на тиждень. В одній таблиці працює команда понад 10 людей, і в кожного в середньому по
7-10 завдань, плюс ще беклоги і наступний тиждень. Це все навантажує сайт. - Проекти зв’язуються «перелінковкою» або тегами на окремих таблицях, що інколи ускладнює загальний підрахунок даних по проекту.
- Також не дуже зручний зв’язок з попереднім завданням. Тебе просто перекидає на попереднє, а повернутися на своє вже проблематично.
- Ще помітили проблеми з трекінгом. Інколи в різних юзерів не показує, що він зупинений, але потім все відображається коректно наступного дня.
- І, звичайно, фінансовий бік. Якщо хочеш тайм-трекінг чи теги — купуй дорожчу версію. Трохи сумно, що плюшки коштують екстра, але за комфорт потрібно платити.
Висновки
Якщо порівнювати Monday із іншими софтами, то цей інструмент має певні переваги, як і недоліки. Тому кожен для себе вибирає, чим йому легше «пожертвувати». Безумовно, для Scrum більше підійде Jira. Для нас Story Points — не такий важливий атрибут, і ми оцінюємо приблизний час виконання завдання, спираючись на схожі завдання в минулому. Якщо говорити про бюджет, його планування і контроль, то в цих інструментах вони просто по-різному реалізовані, і ми знайшли альтернативу в Monday.
Загалом наша команда знайшла більше плюсів, ніж мінусів, і ми щасливі навіть з цими недоліками. Тож, якщо ваші проекти нестандартні, пересікаються один з одним, у роботі панує хаос, я рекомендую вам потестити Monday. Це гнучкий софт, який допоміг нам у вирішенні багатьох нестандартних ситуацій. В них гарна підтримка, але якщо виникнуть питання, я радо допоможу у налаштуванні дошок для роботи.
