Сент. 21

Возможно ли эффективно управлять распределенной компанией?

[Об авторе: Сергей Королев — управляющий директор в Railsware с более чем 15-летним опытом работы в ИТ: от стартапов до корпораций. Инженер, продакт-оунер, бизнес-лидер]

Конечно, возможно. Многие международные компании успешно открывают офисы в десятках городов и стран и продолжают расти. Но реально ли эффективно управлять небольшой компанией с 10+ локациями?

В нашей команде 43 человека. Большинство из них работают либо в киевском, либо в краковском офисе. Но треть компании — это те, кто предпочитает работать удаленно, из дому, а это еще около 10 разных городов в 5 странах. И так уже вот 11 лет.

Всю прелесть удаленной работы мы оценили уже давно: и компания не ограничена одним городом в поисках талантливых программистов (с нашими-то масштабами много офисов не откроешь, да и не стремимся к этому пока), и ребята все в комфортных для себя условиях. А доступные на сегодняшний день инструменты позволяют поддерживать коммуникацию в команде на высшем уровне: Slack — для коротких обсуждений и апдейтов, Screenhero или TeamViewer — для парной работы, Mural — заменяет маркерную доску, Spreadsheets — для работы с живыми данными, Google docs — для документирования всяческих обсуждений и т. д.

Документирование вообще часть нашей культуры. Коротко, но понятно, буллитами мы записываем буквально все: наши ежедневные синки, созвоны с клиентами, решения по функционалу продуктов, планы действий по практически любой задаче и т. д. Все это храним в отдельных расшаренных с конкретными людьми папках. В условиях нашей большой географии это дает нам возможность всегда держать команду в курсе любых изменений и иметь доступ к нужной информации в любое время дня и ночи.

С другой стороны, 100-процентная удаленка — не самый эффективный способ строить компанию и не самый легкий с точки зрения управления. Речь совсем не о том, что, не видя команду каждый день в офисе, ты не можешь полностью ее контролировать. Полный контроль — вообще идея так себе и к доверию не приведет. Но вопрос доверия пока трогать не будем — это отдельная тема. Речь сейчас о том, что иногда все равно возникают кейсы, которые нужно обсудить с коллегами лично, а не через экран монитора.

Возьмем, к примеру, старт нового проекта. Неважно, строишь ли ты для клиента продукт полностью с нуля или же получаешь в наследство от предыдущей команды какую-то базу. В контекст все равно надо вникнуть. И вникаем мы всей командой, а это обычно 2-4 человека. Достаточно часто бывает так, что все назначенные на проект находятся в разных городах. Созвон живого общения не заменит. Поэтому мы всегда собираемся в одном из офисов, куда и клиента приглашаем, и начинаем наш так называемый Inception — получаем знания и желания клиента, возвращаем его в реальность и думаем все вместе, с чего и как начать. Все это постепенно записываем на разноцветные карточки и размещаем на доске. Весь процесс расписывать сейчас не буду (по желанию, прочитать о нем можно здесь), но по окончании этой сессии все переносим в уже упомянутый Mural, с планом действий разъезжаемся и начинаем строить.

Если проект длится достаточно долго, раз в полгода-год полезно всей командой встречаться вот так с клиентом и пересматривать приоритеты задач. Ведь после запуска продукта многое может измениться и меняется. Да и достаточно часто клиент на этом сам настаивает. Иногда для смены обстановки ребята и сами оседают в одном из офисов на недельку, чтобы поработать в паре не через скайпы/слаки и т. п., а в менее виртуальной форме.

Работа с клиентом это, конечно, замечательно, но и в самой компании есть свои процессы и продукты, и здесь периодически тоже нужен пересмотр. Да и вообще, что мы делаем и куда движемся иногда тоже полезно обсудить. Поэтому уже несколько лет каждый год мы всей командой выбираемся на недельку в общую поездку. Как показала практика, это отличная возможность и позависать, и обсудить все, на что постоянно не хватало времени в офисах, на стендапах и т. д. И здесь наши масштабы нам точно на руку! Ранее, когда практически все мы жили в пределах Украины, обычно организовывали поездку в Карпаты. Когда же у нас появился офис в Кракове и больше коллег по всему миру, решили, что пора расширять границы.

Так, в прошлом году всей командой мы выбрались в Австрию на горнолыжный курорт. Да, многие тогда впервые стали на борд или лыжи, некоторые даже научились :)

В этом году мы решили перейти с зимы на лето и смотались на недельку в жаркий солнечный Крит. Работа там тоже кипела — во всех смыслах (при температуре до 37° С в тени!). Каждый вечер у нас была запланирована 3-часовая конференция для обсуждения наших внутренних вопросов, которые накопились за год. Перед поездкой каждый желающий предлагал темы для обсуждения или презентации. По самому высокому рейту интереса мы определили, какой характер будут носить наши конференции.

Так, по собственной инициативе и результатам внутреннего голосования, коллеги подготовили несколько презентаций, целью которых было объяснить тот или иной процесс, что и зачем делают конкретные люди. Часть конференций была проведена в виде обсуждений. Здесь мы попробовали разные форматы. В некоторых случаях было желательно, чтобы мнение выразил каждый, поэтому говорили все по кругу. В другой раз нужно было хорошенько побрейнштормить, и посему мы разбивались на группы по 4-6 человек и генерили предложения, а потом кто-то один презентовал идеи своей группы. Не обошлось и без горячих споров, что тоже хороший признак заинтересованности коллег. Так или иначе, но вовлечены были все и поработали мы продуктивно.

В результате таких общекомандных синков у всех формируется понимание, что в компании происходит и какой у нас дальнейший план. Кроме того, новые ребята имеют возможность познакомиться со всеми коллегами лично, легче и быстрее интегрироваться в неформальной и далеко не всегда рабочей обстановке: смысл ехать в такие туристические места, чтобы не успеть еще и отдохнуть? Так что фан у нас тоже был. Ну а если коротко о нашей последней вылазке, то вот наше in-house видео:

Подводя итог, для нас эффективным оказался гибрид двух моделей работы. Мы решили не впадать в крайности и не выбирать между офисом и ремоутом. Мы взяли и то, и другое. Двух небольших офисов оказалось вполне достаточно, чтобы сбалансировать работу команды — как внутреннюю, так и с клиентами. Наши ребята всегда могут остаться поработать дома, даже если все привыкли видеть их в офисе. Точно так же каждый домосед может приехать в любой офис и остаться работать в нем, сколько захочется. А если нужна смена обстановки, можно совместить приятное с полезным: уехать в другую страну и работать оттуда. Собственно, сезонную миграцию коллег зимой в края потеплее мы из года в год и наблюдаем.

Чтобы этот подход начал приносить плоды, у вас должна быть достаточно зрелая команда, способная оценить, когда стоит работать совместно с коллегами, а какие задачи можно решить удаленно. Секрет успеха кроется в правильном балансе.

Подходы к взаимодействию в команде, которые мы используем ежедневно:

Парная работа — пришла из парного программирования, используется в разного рода активностях (продакшн, маркетинг, продажи, финансы) как самый эффективный способ ежедневной борьбы с неизвестностью в условиях постоянно меняющегося рынка.
Логирование всех встреч и обсуждений для последующих фоллоу апов — мы всегда закрываем митинги четким определением следующих шагов и ответственных за задачи.
Remote Window — мы постоянно видим своих коллег в разных локациях и можем помахать друг другу рукой, перекинуться парой слов. Это создает эффект полного присутствия.
Каналы в Slack — мы апдейтим команду по всем направлениям бизнеса. Так каждый из нас знает, кто и над чем сейчас работает.
Онсайт-сессии в разных уголках мира — проводятся для принятия ключевых решений и определения курса развития Railsware.

А эффективно организовать работу нам помогают следующие инструменты:

Итак, отвечая на вопрос «Возможно ли эффективно управлять распределенной компанией?», мы с уверенностью можем сказать, что да, это возможно. Более того, это можно делать эффективно с помощью необходимого набора тулов, правильной организации работы в команде и при наличии соответствующей культуры. Каждый из нас понимает, что мы делаем, с какой целью и как наши действия влияют на результат команды и клиента. Это помогает правильно расставить приоритеты, находясь в привычной и комфортной для каждого из нас среде.