Опыт организации IT ивента на 800 человек
Чему можно научиться, организовывая IT бизнес-мероприятие на 800 человек? В конце октября прошлого года мы организовали IT конференцию Outsource people. Она прошла
Организация конференции — большой и суровый проект с неотодвигаемым дедлайном. Возможные риски — велики. Работа — с большим стрессом. И, пожалуй, именно такие проекты могут давать серьезные результаты. В целом, заниматься стоит тем, что стоит на пересечении трех окружностей: что нравится, что получается и что приносит доход. Эти три фактора активно «подпинывают» друг друга. Когда я задумываюсь над своими самыми большими жизненными достижениями, то этот проект — один из основных.
В статье поделюсь своими инсайтами, которые возникли во время подготовки и на этапе осмысления «что это было». Будет полезно не только организаторами мероприятий, но и всем, кто работает на крупных проектах. По сравнению с запуском ракеты все не так страшно и сложно :)
People first
James Collins в книге «From good to great» пишет «First who then what». Сложно переоценить слаженную команду, даже если постараться.
Нужны «бойцы». Те люди, которые будут фигачить, на которых можно положиться. Таких мало во внешней среде. Нужно воспитывать или привлекать. Без них я не представляю, как что-то можно сделать толковое.
Наша Dream Team: core team, партнеры организаторы и волонтеры
В нашем проекте принимали участие штатные сотрудники (около 10 человек full-time, включая отдел продаж и маркетинга), командные партнеры (4 человека part-time/full-time) и волонтеры (около 25 человек).
Когда-то участие в молодежном проекте научило меня также толерантности к «запоздалым коллегам» — это те, кто большую часть проекта почти ничего не делали. Не стоит их показательно исключать. Довольно часто они выстреливают на поздних этапах.
Благодаря слаженной и продуманной работы топ-менеджмента, в последние несколько дней и на самой конференции мне реально иногда было нечего делать. Я смог заняться стратегическими задачами — доводки важных моментов и переговорами уже о следующих мероприятиях.
Силовые линии
Сент-Экзюпери в своей книге «Цитадель» описывает так называемые «силовые линии» . Задолго до мероприятии ты их не ощущаешь. Но постепенно, с приближением, они усиливаются. Все вокруг для тебя лично и среди «компонентов»: участники, партнеры, спикеры заряжаются этим.
Жизнь обретает сильный вектор, а конференция — все больший смысл для тебя и окружающих. Одновременно и заставляет волноваться, и поднимает тебя, как ветер воздушный змей. В этот промежуток чувствуешь, что живешь на 100%. То же самое чувствуешь, когда ты идешь по одному и тому же пути, но опаздываешь или не спешишь — восприятие разное.
Сильная и «волосатая» цель — «осмысляет» все происходящее.
Не ждите идеальный момент. Возьмите этот и сделайте из него идеальный
Пожалуй, после заголовка, можно написать «и все». Когда мы организовывали первое событие, нам все говорили, что за месяц это нереально. Во время первый неудач с переговорами, с докладчиками или продажами билетов, также руки часто опускаются. С другой стороны, как бы нам не мечталось об идеальном моменте что-то начинать или продолжать — он никогда не наступит. Действительно, нужно брать что есть и делать. Часто из «г» — делать конфетку.
Важность сообщества и личных связей
Сложно переоценить и этот пункт. Большую часть топовых докладчиков, партнеров мы приглашали через свои личные связи. Около 2/3 участников пришли через наши сообщества (группы, клубы директоров) и рассылки. Действительно, «записная книжка» — это «депозит» в банке, ваш ценный актив. Из чего мы сделали вывод, что связи и сообщества нужно активно расширять.
В 2016 годы мы успели запустить от нашего тренингового центра Bright Outsource IT Sales клубы в Киеве, Харькове, Минске, а также BICC в Беларуси (как я ездил в Беларусь).
Наверняка вы слышали про книгу «Никогда не ешь в одиночку». Большинство моих знакомых и я сам лично долгое время не двигался дальше самого названия. Недавно двинулся дальше и обнаружил сокровища оригинальных ценных советов.
Магия фоллоапов
В тех случаях, когда связей не хватает — очень помогал фоллоап. Это когда ты продолжаешь беседу с потенциальным докладчиком или партнером, даже когда он не отвечает. Таким образом мне получилось, например, с
По сути, да, жизненно важно стать тем самым занудой, которому проще отдаться, чем объяснить, что ему ничего не светит. На вежливые просьбы «не писать больше» я нарывался крайне редко . И это, разумеется, не останавливало.
Амбициозные цели, стресс и спорт
«Опыт — сын ошибок трудных!..»
Говорят, чем за более рисковое дело берешься, тем больше выигрыш. При этом умалчивается, что вас ожидает стресс и бессонница. После 300 участников мы поставили себе планку 1000. Пришло 800, но пришлось потрудиться. Если бы я вернулся назад, не уверен, что я оставил ту же цель.
Отчетный ролик «Outsource People 2015»
Все же цель в 3.5х — слишком серьезная. К тому же, мы добавили два важных мероприятия: «IT Biz Awards» и выставка компаний, который оказывают услуги IT фирмам.
Сложность проекта растет где-то с квадратом количества людей. Организация мероприятия в три раза более крупного — субъективно потребовало в 10 раз больше усилий и времени.
Помочь в сложные минуты может...так как я против любых успокоительных, то — дыхательная и хатха йога, которая представляет собой продвинутую зарядку. В тяжелые минуты стоит благодарить, что ты вообще жив, здоров, есть крыша над головой и есть проект, которому можно себя посвятить. Тогда немного легчает.
Очень важно не отказываться от спорта из-за перегрузок на проекте. Если мы будем только сидеть, работать, переживать, мы становимся менее полезными и более затурканными. На скалодроме за
Fake it until you make it
Когда у вас еще нет участников, партнеров и тем более докладчиков, только начинает раскачиваться маховик маятника — стоит сформировать хотя бы общую форму конференции. Потенциальные участники мероприятия заходят на сайт и видят пустоту. Лично мне не нравится видеть просто приглашенный список спикеров без конкретных тем.
Помогает размещение заглушек — примерные темы для конференции. Что интересно, будущие спикеры часто выбирают темы из них. Если мы только начали диалог с докладчиком и увидели интерес, но не получили окончательное подтверждение, то размещаем спикера в программе с пометкой «предварительно». В итоге конференция обретает форму уже на ранних этапах, и проще иметь дело со всеми сторонами.
Чувство срочности
Возможно, вы слышали про историю о лягушке, в которой воду постепенно подогревали и она сваривались заживо? В тоже время, когда другую лягушку бросали в кипяток — она мгновенно выпрыгивала. За 3 месяца мероприятие кажется где-то там, за горизонтом. Но неожиданно время, как карусель, ускоряется, и ты обнаруживаешь себя уже за
Поэтому важно себе и команде ежечасно напоминать про нагревающуюся воду. Каждый день нужно спрашивать у себя и своих коллег «что сегодня самое важное?» И напоминать про нагревающуюся воду. Даже если ранее был разработан детальный план. Иначе капец.
Где мой план Б?
За четыре недели до конференции мы продали всего около 25% билетов. Нам следовало иметь план Б заранее. Рекламные бюджеты по рекламе уходили в никуда, регистрации капали крайне медленно. Неожиданно выстреливает вебинар — сразу
За месяц до конференции: «Народ не собирается, что будем делать?»
В итоге начали рекламировать только вебинары, а там уже рассказывать про конференцию. Сейчас стараемся продумывать планы Б, В, Г заранее, но в этом еще тоже «далеки от совершенства».
Принцип стрелы
У стрелы есть металлический наконечник и деревянное древко. Нет смысла делать всю стрелу из металла. Это дорого, к тому же и не полетит так далеко. Мы используем этот придуманный нами же принцип на этапе переговоров со спикерами и партнерами, а также при сопровождении результатов.
Личность основателя конференции играет значительную роль при принятии решения другой стороной о сотрудничестве с нами. Обычно я сам и приглашаю докладчиков, и предварительно договариваюсь с ключевыми партнерами. Это добавляет «веса» с нашей стороны и не занимает много времени. Уточнение деталей и отслеживание результатов — уже в задачах сотрудника по этому направлению.
Аналогично, если меня приглашают на конференцию, организованную моим знакомым, но «руками» линейного сотрудника — это «не так интересно», и вероятность согласия падает.
Паровоз имени Чехова
И напоследок еще способ что-то наконец сделать. Бывает сложно себя заставить что-то сделать объемное, в том числе эту статью. Молчу про такой объемный проект, как конференция. Тогда я вспоминаю Чехова. Как-то у него спросили — как он себя заставляет каждый день писать рассказы. Он ответил примерно так : «Знаете, я беру лист бумаги, и начинаю писать: что-то мне не пишется... не пишется и не пишется... И пора бы уже главного героя обрисовать, да все не можется. И нос его картошкой, а тело подушкой. Где он живет, и что видит .... » И далее Чехов обнаруживал себя уже в потоке.
Потом вспоминаю разгоняющийся паровоз, которому, чтобы набрать скорость нужно потратить множество энергии, но далее у него тормозной путь до 2 км. Действительно, «Доброе начало — полдела откачало».
Забота о партнерах
Очень часто организаторы забывают о партнерах и спикерах сразу же после того, как получили от них все, что требовалось. Мы подготовили для всех наших «соучастников» личные фото-отчеты, спикерам — индивидуальные расписания и, конечно, письма благодарности. Кроме того, сообщали им вовремя о происходящем.
Дарите людям сказку
Мы стараемся превратить мероприятие для участников в сказочные событие. Приходя из офисов с рутинных задач, они попадают с своеобразный «мир детства»: их кормят, обучают и развлекают. И нужно этот подход активно развивать. Как сказала одна участница: «Странно себя чувствуешь: одновременно и отдых и работа!»
Прошедшую конференцию мы организовали в стиле Star Wars. Все участники случайным образом были разбиты на 36 команд: ситхи, роботы и Дарт Вейдеры. «Игроки» узнавали об этом уже на регистрации и далее им необходимо было «заселять планеты», торгуя между собой определенными ресурсами. Результаты торгов можно было периодически видеть на всех экранах, где обновлялись очки.
Чтобы отдохнуть от интеллектуальной работы, вечером мы приглашали музыкальные коллективы, которые развлекали и помогали праздничной атмосфере. Вот такой вот «утренник» на 800 человек.
Вместо выводов
Повторю всем известную мысль — важно заниматься тем, что любишь. Самые лучшие результаты мероприятия — видеть сотни положительных отзывов, фотографии участников и спикеров на их профайле. И, конечно, узнавать про важные изменения, которые достигают компании, почерпнувши знания и связи на мероприятии.
Давайте ставить большие волосатые цели, достигать их и... глубоко дышать, если все идет не так, как надо.
Что дальше?
А дальше
