Як IT-компанії евакуюють своїх спеціалістів з небезпечних зон
Багато українських ІТ-компаній евакуювали або продовжують евакуювати своїх спеціалістів із сім’ями з гарячих точок на захід України та за кордон. Журналістка DOU поцікавилася досвідом релокації у представників компаній. Згодом ми також опублікуємо матеріал з особистими історіями переїзду співробітників.
ЕРАМ: «У перші дні війни ми запустили цілодобову гарячу лінію»
Трансфер сімей фахівців компанії від офісу EPAM до Польщі
Дуже корисною для організації релокації у компанії та вирішення поточних запитань є цілодобова гаряча лінія. Ми запустили її в перші дні війни. Всі колеги, які потребують допомоги, можуть зателефонувати або написати листа, і їхню проблему спробують вирішити якомога швидше.
Гаряча лінія — перший етап підтримки, де всі запити структурують та сортують за різними напрямами. Завдяки їй ми допомогли розміститися 2000 колегам з близькими, а ще надали безліч консультацій. На лінії працюють наші колеги-волонтери — HR, рекрутери, інші спеціалісти. Загалом 10 — offshore, 20 — onshore.
Ще один важливий крок, до якого вдаються багато компаній, — створення прихистків (або шелтерів) на базі офісів, які розташовані у відносно безпечних містах.
Ми швидко розгорнули такі у Львові, Чернівцях, Івано-Франківську, Ужгороді та Надвірній. Також колеги мають змогу перепочити в офісах у Вінниці чи Дніпрі. Це тимчасовий прихисток, поки нашим спеціалістам шукають варіанти розміщення. Аналогічну допомогу надають офіси компанії у сусідніх країнах: Польщі, Угорщині, Румунії тощо.
ЕРАМ організувала автобусний трансфер зі Львова до Кракова. Щодня двічі на день ми переміщуємо у Польщу жінок та дітей, цією послугою станом на 4 березня вже скористались понад 400 людей. Місця на ці рейси вже розписані до 12 березня. Також хочемо збільшити кількість таких автобусів і з огляду на попит серед колег додати рейси до Угорщини та Румунії, де компанія також має офіси.
SoftServe: «Сьогодні автобус з Києва доїжджає до Львова в середньому за 14 годин»
Emergency team за роботою
Про можливість релокації в інші міста України та за кордон ми оголосили, ще коли медіа почали повідомляти про потенційну війну. Нині цей процес централізований та регулярний. Ми вивозимо наших фахівців із сім’ями з Києва, Харкова, Одеси та Дніпра як на захід України, де є офіси в Чернівцях, Івано-Франківську, Львові, Рівному, так і у сусідні країни.
Ми знайшли надійного перевізника з великим автобусним парком, тож маємо можливість евакуювати фахівців з родинами із різних міст і на постійній основі. Перші рейси стартували 25 лютого. Евакуаційні автобуси прибули до будівлі офісу ще
Організовуючи евакуацію, ми подаємо списки пасажирів перевізнику: скільки поїде людей, їхні імена та кількість домашніх тварин. З цього списку треба також обрати координатора групи. Йому ми передаємо контакти водія, час прибуття. Це важливий лайфхак, щоб люди не розгубилися.
Сьогодні автобус з Києва доїжджає до Львова в середньому за 14 годин. Тож ми рекомендуємо кожному пасажиру мати дві літри води та їжу, бо автобус робить тільки технічні зупинки на заправку. Також за можливості варто взяти з собою ковдру (в автобусах прохолодно) та павербанки.
Якщо працівники їдуть з домашніми тваринками, треба мати запас води та їжі і для них. Домашніх улюбленців варто брати в переноску, щоб тримати у салоні. Проте трапляється, що собаки завеликі для переноски — їх ми також успішно перевозили. Головне, щоб було достатньо місця. Наприклад, ми транспортували акіта-іну на сидіннях: постелили ковдри, тримали на повідці.
GlobalLogic: «У Львові ми розгорнули цілодобовий координаційний хаб»
Діти колег за переглядом мультфільму у хабі
Евакуація спеціалістів компанії з Києва та Харкова розпочалася вранці 24 лютого. Нею займаються окремі департаменти, у складі яких близько 100 людей. Інженери зі своїми родинами та домашніми улюбленцями евакуювались до західних регіонів України орендованими компанією автобусами, а також самостійно власним транспортом.
Уже понад чотири тисячі наших колег успішно переїхали в безпечні місця. З усіма іншими ми також тримаємо зв’язок і готові й надалі допомагати з евакуацією їм та їхнім близьким.
Також компанія допомагає автобусами добратися зі Львова до пунктів прикордонного пропуску з Польщею. Цього тижня подбаємо про транспорт, який відвезе наших людей безпосередньо до Польщі у місто, де є офіс компанії.
У Львові ми розгорнули цілодобовий координаційний хаб. Обидва львівські офіси доступні для спеціалістів та їхніх сімей у будь-який час. Там люди можуть відпочити, скористатися душовими, зоною відпочинку, кухнею. Крім того, компанія допомагає з пошуком житла. Ті, хто релокувалися до Львова, можуть отримати місце в офісі, а також усе необхідне обладнання для виконання проєктних задач.
Intellias: «Централізоване управління рішеннями значно спрощує підготовку до евакуації»
Готуватися до евакуації співробітників у форматі тимчасової чи довгострокової релокації варто заздалегідь. Значно спрощує цей процес централізоване управління рішеннями. Наприклад, ми створили групу аварійного реагування (Emergency Response Team), куди входять
Важливо створити координаційний центр, який збиратиме інформацію від охочих евакуюватися, контактуватиме з автобусними перевізниками. Наші працівники заповнювали спеціальну форму, де вказували день та місто, до якого хочуть евакуюватися.
Якщо проміжною точкою релокації обирають офіси компанії, що розташовані у безпечних регіонах, там створюють волонтерські центри, які допомагатимуть евакуйованим людям з транспортом, пошуком тимчасового житла тощо.
Загалом Intellias евакуював понад 1000 спеціалістів та спеціалісток та їхніх найближчих родичів. 287 людей вивезли до Кракова, де розташований офіс компанії. Процес триває.
Щодо порад з релокації, то варто приділяти особливу увагу оперативній комунікації в команді. Крім корпоративної пошти та внутрішнього сайту, можна створити додаткові канали зв’язку з працівниками з різних міст. Ми створили групи в телеграмі та Teams для усіх міст, де є наші офіси. Там люди обмінюються інформацією, станом на дорогах, попереджають про труднощі, які можуть виникати під час евакуації, діляться корисними контактами. Також є Emergency-канал в Yammer.
Infopulse: «У нашої компанії був досвід евакуації спеціалістів з Луганська 2014 року»
За два місяці до початку війни ми почали превентивну релокацію спеціалістів з України до польського офісу, забезпечили розподіл IT-команди між українськими та європейськими локаціями, щоб організувати безперебійну передачу інфраструктури. Перенесли датацентр на європейський майданчик. Також компанія шукала житло, готувала компенсаційні пакети для переміщення спеціалістів і їхніх родин до західних областей та провела вебінар щодо того, як діяти у кризових ситуаціях.
У нашої компанії, на жаль, уже був досвід евакуації спеціалістів з Луганська 2014 року. Ми заздалегідь з’ясовували склад родин спеціалістів та їхні побажання/готовність до переїзду, організовували місця проживання і транспорт.
Ситуація, починаючи з 24 лютого, розгортається стрімко, тому плани доводиться перебудовувати та постійно тримати зв’язок зі співробітниками: хто куди переміщується самостійно, хто потребує допомоги, а хто готовий допомогти іншим. Команда екстреної релокації працює 24/7, комунікуємо поштою, у Teams, телеграм-каналах та телефоном.
На сьогодні можемо централізовано розміщувати сім’ї спеціалістів у Вінниці, Львові, а також у Варні (Болгарія) та одному з міст Польщі: Лодзі, Гданську, Гдині або Сопоті, компенсуючи місяць оренди житла.
Просимо людей брати мінімум речей, але завжди залишаємо місця для домашніх тварин. Наші евакуаційні буси вивезли десятки котиків, песиків, папуг, а також щурів, равликів, черепаху і ящірку. Забираємо всіх.
У пріоритеті на евакуацію — наші спеціалісти із сім’ями, але якщо є змога, вивозимо і людей, про яких нас просять. У кожному із зазначених міст є координатори, котрі допомагають із розміщенням та іншими питаннями.
Окрема повага нашій спільноті — люди активно підтримують одне одного: діляться досвідом перетину кордонів, маршрутами виїзду з гарячих точок, інформацією про наявність пального і можливостями прийняти на ніч когось із близьких. Частина працівників одразу стали волонтерами й допомагають армії та теробороні.
Оскільки ситуація може змінюватися за лічені хвилини, то основна порада для розробників — бути на зв’язку. Оперативно повідомляти про свої переміщення, читати повідомлення компанії в усіх каналах, запитувати колег і ділитися власним досвідом.
З останніх спостережень: виїзд потягами ускладнений через значну кількість охочих. Доводиться довго чекати. Чоловікам призовного віку там навряд чи вдасться сісти. Ситуацію з чергами на кордонах краще моніторити в онлайн-режимі.
За можливості ми рекомендуємо нашим спеціалістам перетинати кордон з біометричним паспортом, адже внутрішній паспорт більш суттєво обмежує у пересуванні та працевлаштуванні.
Sigma Software: «У перші 24 години ми сформували волонтерську групу»
Імпровізований коворкінг
Наша компанія на цей час вивезла більшість співробітників безпечні місця з Харкова, Сум, Києва, Одеси та Дніпра. Також обробляємо запити колег з невеликих містечок. 1140 наших працівників, а це 76 % команди, повернулися до роботи, ще близько 100 готові братися до праці найближчим часом, щойно розв’яжуть технічні питання, близько 10% у процесі евакуації.
Близько 10 % людей перебувають в інших країнах (Польща, Угорщина, Німеччина, Швеція), і ми очікуємо, що цей відсоток збільшиться. Прямо зараз компанія готує рекомендації щодо реєстрації на місцях, переліку волонтерських пунктів.
Так, наприклад, в Угорщині компанія допомагає з поселенням та налаштуванням робочого процесу. Клієнти пропонують свої офіси та навіть помешкання.
Під час евакуації ті колеги, які нині в безпеці, допомагають іншим. У волонтерській групі, яка сформувалася в перші години 24 лютого, є і керівники, і інтерни, і архітектори, і розробники, і PM’и, адміністратори.
Першим пріоритетом був транспорт для евакуації та місця для тимчасового проживання — для фахівців та членів їхніх родин, включно з домашніми улюбленцями.
Склали мережу локацій, де можна зупинитися. Спочатку це були готелі у Львові, Хмельницькому, Івано-Франківську, Чернівцях, Вінниці. Штаб допомагав всім, хто не міг знайти житло сам. Нині це хаб в заміській базі відпочинку, де сім’ї можуть залишатися протягом місяця. У всіх помешканнях сім’ям дозволяли селитися з тваринами.
Ми досі координуємо всі процеси, щоб допомагати тим, хто досі перебуває у небезпечних локаціях або ж залишив там близьких, перебуває у дорозі або ж відчуває нервове напруження, стрес тощо. Більшість спеціалістів не припиняють працювати.
Parimatch Tech: «Ми переосмислили наші ресурси»
Фото з релокейту
У перші години війни ми організувалися в координаційні команди та виділили кілька ключових напрямів.
Перший — комунікація. Ми створили для цього два канали — у телеграмі та слаку для допомоги всім співробітникам, командам, а також їхнім сім’ям та близьким.
Також сюди входить інформаційна робота з міжнародними медіа. Наші фахівці разом із PR-фахівцями країни контактують із журналістами, створюють відео, спілкуються з блогерами, допомагають всіляко поширювати інформацію про реальність в Україні.
Другий напрям — термінова допомога:
- Фінансова допомога — всі питання щодо виплат, зарплат, грошових переказів, податків, оплати житла тощо.
- Оренда — пошук житла для колег та їхніх сімей, які переміщуються з гарячих точок.
- Евакуація — вивезення з небезпечних регіонів.
- Логістика — організація різноманітних перевезень і переміщень.
- Допомога Україні — закупівля та доставлення захисної амуніції, електроніки, медикаментів та іншого.
- Волонтери — створили канал, куди потрапляють різноманітні запити на волонтерську допомогу.
- Локальна допомога — спільнота волонтерів, які можуть допомогти в радіусі пішої доступності від себе.
Третій напрям — наші ресурси та їх переосмислення. На сімох наших корпоративних Tesla нині водії в столиці розвозять ліки та продукти, допомагають евакуюватися киянам. Додатково ми купили два автомобілі, на яких наші колеги розвозять по Києву теплий одяг, екіпірування тощо.
Щодо релокації, то щойно з’являється перевірена інформація про те, як виїхати з гарячої точки, ми одразу повідомляємо про це і в своїх каналах, і безпосередньо кожному, хто потребує допомоги.
Способи евакуації, які сьогодні були безпечними, завтра вже можуть не бути такими, адже ситуація змінюється кожні кілька годин. Коли люди вже у безпечному місці, допомагаємо з житлом. Якщо ж люди перебувають у небезпечному місці, неконтрольованому нашими військовими, ми рекомендуємо залишатися в укриттях. Виходити/виїжджати з таких точок небезпечно, але ми відстежуємо усі можливості.
Для пошуку помешкань працюють цілі команди. Проблема не лише в колосальному попиті, а й у шахрайстві — з орендою, пропозиціями про допомогу.
Одна з порад, яку можна було б дати, стосується роботи з людьми у стресовій ситуації. Людині складно ухвалювати рішення, тож важливо визначити рамки та можливості. Ми не всесильні, але можемо робити в міру сил. Нерішучість і невизначеність людей у стресовій ситуації вимагає від команди допомогти ухвалити рішення, скерувати та за потреби вчасно відмовити.
Друга порада — ротація та регулярний онбординг людей на гарячій лінії. Люди вигоряють, виснажуються, тож ми постійно заохочуємо до допомоги волонтерів з холодною головою та гарячим серцем.
Astound Commerce: «Плануємо проводити у офісах шкільні уроки»
З кінця січня у нас діє команда з планування безперервності бізнесу в Україні (Business Continuity Planning team), задача якої — мінімізувати безпекові ризики нашої команди. Ми перевезли велику кількість співробітників з півночі, півдня, центральної та східної України до Ужгорода, а деяких — до Словаччини, Болгарії, Польщі та інших країн, і продовжуємо це робити за потреби.
Релокація повністю компенсується компанією, включно з бензином та житлом, як у готелях, так і в приватних квартирах/будинках. Також ми розширили офісні приміщення, дозволяємо приводити дітей в офіси та плануємо проводити там для них деякі шкільні уроки. Також ми подбали, щоб у готелях можна було розміщуватись із домашніми тваринами.
Щодо релокації, то дуже важливо зберігати важливі документи та інструкції у вигляді друкованих копій (декількох) та як фотографії/скани у хмарному сховищі. Це можуть бути паспорти (перевірте термін придатності), свідоцтва про народження, довідки про щеплення тощо. Також варто мати кілька SIM-карт від різних операторів мобільного зв’язку з потужними опціями для мобільного Інтернету. А ще — картки із різних банків та місячний запас готівки.
Terrasoft: «Ми екстрено організували хаби на заході країни»
За кілька тижнів до початку війни компанія пропрацювала різні сценарії розвитку подій, тож у перші дні війни ми екстрено організовували тимчасові хаби на заході країни. Зараз тут понад 500 співробітників разом із сім’ями та домашніми улюбленцями.
Хаби — це локації для проживання, роботи й догляду за дітьми. Тут є можливість працювати в самоорганізованих коворкінгах і дбати про побут. Силами наших колег та їхніх родин облаштували дитячі кімнати, де можна гратися, малювати, читати, складати пазли. З останніх подій — на території запрацював гурток з бойових мистецтв для наймолодших, який курує один з наших співробітників. Кілька їх родичів є дипломованими психологами-практиками, завдяки яким на місцях організували якісну психологічну допомогу.
Хаби координують і облаштовують відповідальні співробітники, більшість з яких — добровольці. Сьогодні в нас 25 кураторів, серед яких є відповідальні за поселення, харчування, дитяче дозвілля тощо.
На момент початку війни деякі співробітники були у відрядженні. Для них теж влаштували хаб на території однієї з європейських країн.
Централізовану евакуацію з Києва до одного з хабів у західному регіоні країни ми провели протягом перших днів війни. Маршрут будували таким чином, щоб за потреби підібрати по дорозі родичів, колег тощо. Іноді допомагаємо виїхати, але це вже індивідуальні випадки — більшість колег вже переїхала.
Для комунікації одразу створили один централізований чат, далі для кожного окремого автобусу — свій чат, де повідомляли орієнтовний маршрут, точки збору, будь-які зміни тощо.
Варто відзначити дефіцит водіїв і автобусів. Зі всіма перевізниками ми працювали вперше. Маршрути могли стати небезпечними за дуже короткий проміжок часу. Тому відповідальні за трансфер були постійно на зв’язку з водієм та командою, стежили за заторами, блокпостами на шляху, давали рекомендації щодо змін маршруту.
Pingle Studio: «Розробляли спецоперацію з порятунку нашого хамелеона»
Символ компанії — хамелеон Пінгл
Наша компанія централізовано вивозила людей з Києва, Харкова та Дніпра. Передусім ми оповістили людей про плани евакуації, умови. Вивозити вирішили не лише фахівців, а й їхніх близьких та друзів. Загалом евакуювались близько
Паралельно почали шукати надійних перевізників. Ще визначили найближчу локацію на заході України та зробили її «розподільним» пунктом. Для того щоб там зустріти людей, нагодувати й поселити на перший час, доки їм не знайдуть більш комфортні умови.
Ми розробили для людей список дорожніх порад:
- В автобус із собою брати воду та їжу, туалетний папір. У рюкзак, який тримають в салоні, а не в багажному відділенні. Автобуси намагаються їхати швидко і дарма не зупинятися.
- Документи розмістити максимально близько до себе — їх проситимуть показати багато разів.
- На КПП — жодних жартів і жодних зайвих рухів. Вас запитали — дайте відповідь. Не питають — мовчіть. Без фанатизму, звичайно, але варто пам’ятати, що будь-яку людину на цю мить розглядають як потенційну загрозу.
- Створити загальний чат для усіх в автобусі.
Крім евакуації людей, нам вдалося вивезти з офісу символ нашої компанії — хамелеона Pingle. Та це було не так просто. Протягом кількох днів ми не могли потрапити в зачинений бізнес-центр, де розміщений офіс.
Для порятунку Пінгла розробили план спецоперації. Знайшли співробітника, який живе найближче до офісу, зв’язалися з охороною бізнес-центру, пройшли всі кола дозволів та погоджень і зрештою отримали «добро» зайти на 15 хвилин. Центр великий, ліфти не працюють, і за 15 хвилин дістатись місця можна хіба що біжучи. Зрештою, впоралися — ми своїх не кидаємо.
Levi9: «Сервери та документацію ми вивезли напередодні вторгнення»
Ліжко в офісі
Наприкінці січня Levi9 розробила план евакуації співробітників та їхніх родин. Компанія створила форму, де кожен працівник мав вказати свої плани щодо можливої евакуації. Також треба було зазначити, чи потребує спеціаліст або члени його сім’ї допомогу від компанії. Основним пунктом збору під час евакуації був офіс компанії у Львові.
Ми заздалегідь зв’язалися з рієлторськими агенціями Львова та транспортними компаніями Києва. Офіси компанії у Румунії, Нідерландах, Сербії підтримували нас на всіх етапах. Українським співробітникам була гарантована грошова підтримка на тимчасовий релокейт, в тому числі до Румунії та Сербії.
Напередодні вторгнення росії в Україну ми вивезли з київського офісу сервери, документацію та більшу частину техніки. У середу, 23 лютого, Червоний Хрест організував для співробітників тренінг «Тривожна валіза», а вже вранці 24 лютого ці знання, на жаль, стали в пригоді. Тренінг по роботі з тривогою у критичних ситуаціях психологи провели для спеціалістів під гуркіт ворожих куль і снарядів.
Після того як російські окупанти почали нападати на українські міста, ми змінили план евакуації. Кожен спеціаліст виїжджав зі своїх домівок якомога швидше. Хтось із колег вирішив залишитись, хтось — відтермінував переїзд. Деякі спеціалісти пішли до лав територіальної оборони та Збройних сил України, дехто виїхав за кордон і там волонтерить. Наразі в компанії є спеціалісти, які залишаються в гарячих точках, бо не мають змоги вивезти сім’ю.
KitRum: «Централізованої релокації в нас не було»
Альона, наша партнер-менеджер, організувала сховище у себе вдома
Співробітники компанії створили волонтерські групи, мешканці західних областей допомагали зустрічати біженців та шукати їм житло. Хочемо поділитись підказками щодо організації роботи компанії під час війни:
- Одразу окреслити позицію компанії щодо ситуації — чи окей проводити DDos-атаки, як рахувати неробочі дні, якій план компанії на один, три, сім днів тощо.
- Створити спільний документ, в якому кожен співробітник оновлюватиме інформацію про себе: локація, потреби, плани. Таким чином HR-менеджер буде у курсі подій та за потреби зможе допомогти.
- Створити бот або канал, за допомогою якого люди можуть знаходити попутників, просити про допомогу або ставити питання.
- Проводити щоденні мітинги, щоб підтримувати бойовий дух і просто спілкуватись. Це дуже важливо.
Щодо релокації, то 70% наших хлопців і дівчат працювали у Харкові. 95% з них евакуювались в центр та захід країни. Централізованої релокації в нас не було просто тому, що більшість колег не хотіли одночасно покидати свої домівки. Хтось наважився їхати першого дня, хтось виїхав тільки на сьомий.
Їхали по трасі Харків — Полтава. Головне їхати спокійно та зупинятись на прохання блокпосту. Онлайн-помічник Waze завжди прокладає вдалий маршрут в об’їзд заторів та блокпостів.
Під час евакуації варто одразу забирати з собою тварин. Деякі колеги зараз шукають трансфер для домашніх улюбленців, які залишились вдома. Знайти житло на заході країни зараз майже неможливо — зайняті навіть маленькі хатки, тож враховуйте це.
З собою треба мати документи, що посвідчуюсь особу, готівку, гроші на карті. Не всюди приймаюсь готівку, і не всюди можна розрахуватись карткою. На АЗС не завжди є бензин, тому дивіться, де заправитись, на онлайн-мапі. Якщо в тій локації, куди ви прямуєте, нема житла в оренду на Booking або Airbnb — шукайте локальні церкви або шелтери. Наприклад, ось така церква є в Дніпрі.
