Що робити, аби працівники залишалися в компанії та працювали ефективно. Ініціативи для залучення

Попрацювавши у чотирьох найбільших аутсорсингових компаніях України та в продуктовій компанії SimilarWeb, кількох невеликих стартапах, я маю змогу порівняти в них організацію робочого процесу, умови праці, традиції, онбординг-процеси та ставлення до працівників. Це дає мені змогу перейняти їхні найкращі практики та застосувати у власній компанії UppLabs. Далі у статті поговоримо про те, що саме з досвіду продуктових компаній я взяв на озброєння і як це поліпшило взаємодію та робочі процеси в моїй аутсорс-компанії.

Матеріал може стати в пригоді власникам і топменеджменту ІТ-компаній, керівникам HR-відділів і будь-кому, хто зацікавлений у тому, щоб працівники були вмотивованими залишатись на роботі та якісно виконувати завдання. Можливо, навіть проєктні менеджери та тімліди знайдуть цікаві моменти, що допоможуть розвивати навички своєї команди й мотивувати спеціалістів у проєктних активностях.

Команда UppLabs, Київ

Про важливість утримання і заохочення працівників

Команда — це один з найважливіших активів будь-якої компанії — і продуктової, і аутсорсингової. З мого досвіду в аутсорсингових компаніях дещо жорсткіші релізи, ніж у продуктових. Можливо, це відчуття сформоване зовнішніми стейкхолдерами, які завжди з нетерпінням чекають випуску нової версії в чітко визначені терміни.

У продуктових компаніях теж є свої плани, здебільшого це квартальні цілі, які команда має досягнути. Але там дещо більше гнучкості, оскільки кожен учасник безпосередньо бере участь у формуванні планів. В аутсорсингових компаніях менше свободи в контексті роботи. Про це поговоримо далі.

Звісно, в аутсорсингових компаній є і переваги. Наприклад, можливість змінити проєкт, якщо хочеться нового виклику або якщо поточний проєкт закінчився. Цей процес називають internal mobility.

Отже, у кожній моделі (як продуктовій, так і аутсорс) одна з основних цілей — мінімізація плинності спеціалістів. Ми в UppLabs пробуємо найкращі практики, аби колеги розуміли свою цінність. Є розробники, що працюють з нами від самого початку, чим я пишаюся.

Отже, наведу практики, що я перейняв у продуктових компаній, спрямовані на утримання працівника і підвищення його лояльності.

Ініціатива № 1. AllHands meeting

Одна з наших цілей — залучити команду в життя компанії, щоб спеціалісти розуміли, що вони її частина, що результат їхньої роботи дуже впливає на розвиток компанії.

У SimilarWeb була крута ініціатива під назвою AllHands meeting, яку проводили раз у квартал. На ній СЕО озвучував позитивні результати компанії, плани, а також відповідав на питання співробітників.

Ми протестували таку активність у себе й отримали схвальний відгук від колег, тож вирішили проводити її щокварталу на регулярній основі. До речі, багато рішень у нашій компанії ухвалюють за допомогою звичайного голосування.

Звісно, з моменту запуску ініціативи (2018 рік) ми дещо адаптували її структуру й вирішили розкривати навіть більше інформації колегам, ніж це було в тому ж Similar Web. А саме дані про:

• фінансові результати роботи;
• нові проєкти;
• проєкти, які закінчили й чому;
• плинність кадрів;
• нових учасників команди;
• напрям, у якому рухаємося відповідно до річних цілей;
• цілі та плани на наступний квартал;
• майбутні зміни та стратегічне бачення.

Ця активність допомогла нам зробити робочі процеси прозорішими, показати, як працюють бізнес-відділи Delivery, як розвивається компанія, і мотивувати всіх рухатись в одному напрямку.

Я ретельно готуюся до таких зустрічей, створюю презентацію, прошу відділи продажів і маркетингу зібрати необхідну статистику за поточний період. Не бачу сенсу приховувати дані про оборот або інші фінансові показники.

Зрештою, ми всі працюємо на благо компанії, і кожен має бути зацікавлений в її успіху. Тільки розділивши відповідальність і досягнувши максимальної чесності, ми можемо бути на одному рівні та рівноцінно дбати про результат.

Усі AllHands я записую на відео, щоб людина, якої не було, змогла пізніше подивитися.

На одній з презентацій

Я радію, коли під час презентації колеги ставлять мені питання і просять розповісти деталі. Це означає, що їм не байдуже. І що моя мета — зробити їх частиною живого організму UppLabs — усе ближче.

Звісно, перед нами була певна складність — зрозуміти, яка інформація цікава для колег і чим варто ділитись. До сьогоднішнього формату ми дійшли за допомогою відгуків, які збираємо після кожної зустрічі. Таким чином з’ясували, що потрібно більше ділитися даними про нові проєкти та дещо змінити структуру подачі інформації.

Як СЕО я хотів би більшої активності від команди, більше питань, уточнень. Якщо ініціатива AllHands не заохотила команду до цікавих дебатів чи активностей, отже, я недостатньо попрацював. У такому разі я переглядаю процес подачі матеріалу і його зміст, аби краще мотивувати колег до обговорення наступного разу.

Ініціатива № 2. HappyHours

В багатьох аутсорсингових і продуктових компаніях є практика проведення тимбілдингів та інших невеликих зустрічей для того, щоб зменшити напруження у команді та зблизити колег.

HappyHours — ініціатива, перейнята в SimilarWeb. Це мінітимбілдінг, який проводимо раз на два тижні. Він передбачає неформальне спілкування з колективом, призи за активність тощо. Раніше, до карантину, це була нагода замовити піцу й напої в офіс та посидіти разом, граючи в якусь настільну гру.

Під час карантину така активність стала чи не єдиною можливістю об’єднати команду і потоваришувати всім новеньким. Коли ти пізнаєш своїх колег поза роботою, працювати з ними стає набагато простіше і приємніше. Тепер, звісно ж, у форматі онлайн.

Ми дещо модифікували такі мітинги й робимо їх міжкомандними. Одна з їхніх цілей — зробити можливим не тільки комунікацію всередині команд ефективною, а й налагодити міжкомандні зв’язки. Для нас важливо, щоб добре працював presales-процес, де залучені технічні спеціалісти та біздев-команда. Або щоб без залучення ПМ’ів чи іншого керівництва програміст міг отримати відповіді на питання у спеціалістів з інших команд, якщо ті мають відповідний досвід.

Ми в UppLabs пішли далі за HappyHours і створили ще додатково свій формат для кращої адаптації працівників — Meet the team. Це неформальна онлайн-зустріч всією командою у п’ятницю ввечері, протягом якої всі діляться своїми інтересами, хобі тощо. Це допомагає потоваришувати, а також розслабитись і перемкнутися на відпочинок після важкого робочого тижня.

Щоразу ми проводимо мініінтерв’ю для когось із команди в межах Meet the team. Готуємо цікаві питання і намагаємось розкрити особистість учасника, аби команда могла зрозуміти й знайти спільні інтереси з ним/нею. Спочатку щотижня ми вітали в такий спосіб новеньких, тепер міксуємо і раз на два тижні проводимо інтерв’ю з командою для «стареньких». Намагаємось охопити всіх.

Наша HR-команда записує відео зі схожих зустрічей і ділиться ними у відкритому каналі компанії. Тому будь-хто може ознайомитись з інтерв’ю колеги, аби знайти спільну мову або краще з ним познайомитися.

Наразі обидві ініціативи HappyHours та Meet the team проводимо одночасно. Щотижня — Meet the team, а щомісяця — HappyHours, що стає її логічним продовженням.

Складність проведення HappyHours — організувати в один і той самий час максимальну кількість людей. Адже у кожного свої проєкти, свій графік. Визначений нами для мітингу час не може бути одночасно зручним для всіх.

Якщо говорити про Meet the team, то іноді новим працівникам дискомфортно відповідати на питання перед усією компанією. Саме тому колеги намагаються знайти підхід і переконати новеньких у тому, що це зовсім не страшно, що це круто, що це допомагає краще познайомитись з командою.

Психологічно складно вмовити учасника стати головним героєм інтерв’ю, непросто підготувати такі питання, щоб людині було цікаво і комфортно на них відповідати. Інтроверти та екстраверти потребують окремих підходів. Щоб розкрити людину з цікавого боку, ми намагаємось запитувати про хобі, як проводить свій вільний час.

Ініціатива № 3. Онбординг-тренінг

Цікаво був організований процес онбордингу в SimilarWeb. Компанія збирала всіх нових працівників разом на однотижневий офлайн-захід в Тель-Авіві. Цей тренінг охоплював:

• ознайомлення з компанією та її цінностями;
• знайомство з СЕО, СFO, CTО. Всі ці зустрічі були максимально дружні й відкриті. Усі сиділи в одному колі нарівні та спілкувалися на різні теми. Дуже запам’яталась зустріч із СЕО, де кожний ділився своїми перемогами та поразками в житті, а той розповів, як започаткував компанію, як працював у невеликій квартирі з першою командою. Також розповів про найближчі плани. Ми могли ставити СЕО будь-які питання. Все це супроводжувалось жартами, було максимально просто і відкрито, що мене дуже вразило;
• екскурсії по офісу;
• обід з новачками. Ця ініціатива зробила всіх новоприбулих друзями, тож далі ми мали друзів у інших командах з інших країн. Крім українських колег, зі мною на обіді були спеціалісти із США, Ізраїлю, Великобританії;
• обід з керівником;
• активності від HR-команди.

Ми намагаємося розробити схожий процес. Раз на місяць UppLabs збирає всіх нових працівників і проводить для них тренінги, присвячені вивченню цінностей компанії, її проєктів, структури. Крім ознайомлення з екосистемою UppLabs, нові учасники більше дізнаються одне про одного та утворюють спільноту. Ми можемо в цей період провести невеликий курс із комунікації з клієнтами й усередині команди, який самі розробили.

Вечірка в київському офісі в докарантинні часи

Ця традиція розпочата зовсім недавно. Проте я уже бачу певні результати. Наприклад, активність, з якою команда підтримує нові ініціативи, публікації, те, як колеги спілкуються між собою і з клієнтами. А все тому, що ми провели тренінг про цінності UppLabs, де дали поради, як діяти в тих чи інших ситуаціях, корпоративну культуру і філософію.

Непросто синхронізувати членів різних команд і зробити всіх доступними в один і той самий час. Також окремих зусиль вимагає сама підготовка тренінгу. Це тривалий кропіткий процес, мета якого винести й виокремити найбільш важливі речі, сформулювати їх таким чином, щоб новенькі перейнялись ними та запам’ятали їх.

Ініціатива № 4. Pet Project

Ще одна крута ініціатива, яка була в Similar Web, — хакатони. На них команди гуртувались навколо різних ідей. Протягом трьох днів вони працювали над задумом і презентували результат роботи.

Нам в UppLabs через особливість робочого процесу складно зібрати всіх працівників в один час задля проведення хакатону, тому що в кожного проєкту є свої дедлайни та релізи. Але ми трансформували це в активність, яку називаємо Pet Project. Спеціалісти компанії з різних відділів можуть співпрацювати для створення проєктів, що спрямовані на розвиток певних навичок і вмінь і приносять цінність компанії чи клієнтам.

Це необмежений в часі хакатон, що дає змогу розкрити потенціал співробітників і побудувати власний мініпродукт разом з колегами з інших відділів. Мета Pet Project — удосконалити свої технічні навички та спробувати щось нове, розвинути свій потенціал.

Для UppLabs результатом такої активності став застосунок MyAppCost, що встиг стати № 3 Product of the Day на ProductHunt 2020-го.

Ще один продукт мав назву FightDepression. Він народився в колаборації нашої маркетинг-команди та розробників з психотерапевтами зі США під час першої хвилі COVID-19. Його метою було надати безкоштовну психологічну підтримку населенню (американцям) під час карантинних обмежень.

Корисно, якщо спеціалістів об’єднують спільні ідеї та бажання створити щось цікаве. Якщо це тим чи іншим боком пов’язано з програмуванням, UppLabs готова виділити ресурси на розроблення продукту. Це сприяє як розвитку співробітників, так і іміджу компанії. Хто знає, можливо, у майбутньому продукт, створений таким чином, може перетворитися на нового «єдинорога»?

Але, крім того, варто зауважити, що іноді складно сформувати необхідний склад команди та виділити достатній часовий ресурс для роботи над проєктом, щоб успішно і швидко його завершити.

Не завжди просто зацікавити колег, щоб вони удосконалювались і розвивались, працюючи над таким проєктом. Не всім це потрібно. Багато кому достатньо тих активностей, які вони мають в основний час. А ще може статися так, що в команди згасне бажання завершувати Pet Project. Тож треба бути готовим до цього.

Тому в нас є незавершені проєкти, які могли б бути цінними, якби запрацювали.

Ініціатива № 5. CrossTeamHelp

CrossTeamHelp — це коли будь-який працівник компанії може звернутись у загальний канал з питанням або проханням про допомогу.

У нашій компаній заведено ділитись досвідом та йти на допомогу за першим покликом. Так ми створюємо екосистему, де ніхто не залишається наодинці зі своїми проблемами, незалежно від того, в якій команді або відділі працює.

Мета CrossTeamHelp — щоб найбільш досвідчені спеціалісти поділилися знаннями з усією командою, таким чином підвищується загальний рівень знань у компанії.

Важливо, щоб новенькі не боялися звертатися за підтримкою до інших. І круто, коли «старенькі» розуміють вагу своїх порад і одразу йдуть на поміч. Це ще одна цінність UppLabs, яку намагаємось донести всім працівникам.

Мотивувати людей допомагати іншим є і завжди було випробуванням. Це постійна робота над встановленням культури компанії, щоб ніхто не боявся активно проявляти себе в колективі, особливо якщо комусь потрібна підтримка.

Це вимагає постійного фокусу. Не можна кинути клич «допомагаймо одне одному» і розраховувати, що це моментально спрацює.

Підхід Flat Company structure

Я є прихильником Тоні Шея і його компанії Zappos, про яку написана книга Delivering happiness. Особливість Zappos — це своєрідний підхід до роботи з колегами та цінності, що вона транслює. Цінності, що впливають на людей не тільки в роботі, а й змінюють їх у повсякденному житті на краще.

Flat Company structure — підхід, на який нас надихнув Zappos. У компанії така структура організації, де мінімум ієрархії. Будь-хто в UppLabs може звернутися безпосередньо до будь-якого колеги з питаннями чи пропозиціями.

Ми заохочуємо ініціативу і не обмежуємо працівників лише їхніми зонами відповідальності. Кожен може стати ініціатором будь-якої активності та бути залученим.

Серед прикладів ініціатив, з якими зверталися колеги: нові варіанти організації робочого процесу, бажання взяти на себе певні обов’язки, зміна проєкту або поради щодо поліпшення роботи над ним, прохання щодо зміни сфери діяльності (наприклад, коли спеціаліст з відділу продажів хоче стати проєктним менеджером або розвиватись в напрямі HR). UppLabs завжди відкрита до пропозицій і побажань з боку колег.

Не так давно наш проєктний менеджер Роман попросив запровадити кечапи (catchup з англ. «наздоганяти») — короткі мітинги з іншими менеджерами (раз на два тижні), де вони б ділилися між собою найкращими практиками та рецептами удосконалення робочих процесів.

Серед переваг такого підходу — можливість кожного працівника відчути себе на провідній ролі, знати, що його ініціатива впливає на компанію і що до нього дослухаються інші, навіть засновник. Це спосіб виявити природних лідерів і дати змогу реалізовувати їм амбіції.

Наші цінності, ініціативи спрямовані на побудову схожої культури до тієї, що панує в Zappos. Але ми розуміємо, що ми, як аутсорсингова ІТ-компанія, маємо певні особливості, що не притаманні продуктовим компаніям.

В UppLabs ця плоска структура поліпшила комунікацію між відділами й узагалі в команді. Вона мінімізує бюрократію і підвищує вагу кожного учасника.

Звісно, з розвитком компанії таку структуру буде важче утримувати. Однак поки що всі переваги, які вона дає, позитивно впливають на нас.

Ця структура має і недоліки. Один з них — обмежена кількість достатньо зрілих спеціалістів, які готові й можуть відповідати за певний процес і управляти командою. Така структура є незвичною для більшості наших працівників, тому це процес постійного навчання і розвитку відповідного майндсету.

Висновок

Всі ініціативи, які UppLabs запозичила у продуктових компаній, звісно ж, були адаптовані під нашу бізнес-модель. В аутсорсі набагато складніше побудувати систему людино-орієнтованого підходу до працівників. Проте основна мета всіх цих заходів — дати співробітникам ті ж переваги, що мають їхні колеги у великих продуктових компаніях.

Навіщо? По-перше, щоб підвищувати лояльність, по-друге, щоб втримати цінних працівників та залучити нових. По-третє, знизити витрати на пошук нових спеціалістів і зменшити плинність кадрів. Це все разом сприяє кращій взаємодії, налагодженню довгострокових і продуктивних зв’язків, зміцненню іміджу компанії серед партнерів та клієнтів.

Звісно, переманити спеціаліста завжди можна вищою зарплатою. Проте в UppLabs ми намагаємось не лише забезпечити конкурентну платню та умови, а й створити атмосферу з мотивацією для руху вперед, зі здоровим мікрокліматом, де буде комфортно і цікаво.

Глобальна наша ідея — solution providing, тобто забезпечення потреб клієнтів шляхом використання наших власних продуктів. Ми не просто аутсорс-компанія, ми поєднуємо в собі елементи обох типів бізнесів.

Я маю зізнатись, що все це вимагає зусиль і що не всі підходи завжди спрацьовують. Водночас впровадження ініціатив потроху змінює екосистему в компанії на краще. Наприклад, плинність кадрів за останні пів року зменшилась на 70%. І це тільки початок.

Дякую за те, що прочитали статтю!