Ноутбуки замість ПК, безкоштовні ПЛР-тести та знезараження офісів сухим туманом. Як ІТ-компанії змінили умови роботи під час карантину
Майже дев’ять місяців ми надіваємо маски, коли заходимо у приміщення, постійно миємо руки та користуємось антисептиками, боїмось чхнути на людях і намагаємось тримати дистанцію. Уже зрозуміло, що карантин затягується і робити прогнози про повернення до «старого» життя — марно. Залишається лише адаптуватись.
Редакція DOU запитала представників українських ІТ-компаній про те, що змінилось у HR-процесах та офісному житті через тривалий карантин. У статті зібрано найцікавіші кейси. За замовчуванням у всіх компаніях, з якими спілкувалася редакція DOU, проводять температурний скринінг, дезінфекцію приміщень, видають маски та забезпечують працівників антисептиками. Відвідування офісу — не обов’язкове, але інколи співробітник має бути на робочому місці. Тоді компанія стежить за тим, щоб у приміщенні одночасно перебувало не більше людей, ніж дозволено.
Облаштування офісу
У більшості компаній звичною стала практика ремоуту. В EPAM Ukraine одразу після оголошення карантину перейшли у режим віддаленої роботи й досі працюють з дому. Вони розробили алгоритми дій відповідно до рівнів небезпеки. Всього виділили п’ять таких рівнів — основою стали загальнодержавні рекомендації, які адаптували під компанію.
В EPAM Ukraine залишили можливість відвідати офіс у деяких ситуаціях: спеціалісту складно працювати з дому через відсутність сприятливих умов (обмежена житлова площа, немає змоги облаштувати комфортне робоче місце тощо); відсутній або ж нестабільний доступ до інтернету, проблеми з електроенергією та інші зовнішні фактори. Тому подбали й про безпечне перебування в офісі.
Влітку EPAM глобально анонсувала запровадження нової системи — hoteling, завдяки їй кожен працівник може забронювати робоче місце в будь-якому з офісів компанії, незалежно від міста та району проживання. Для цього всередині компанії розроблено спеціальний застосунок. Скористатися послугою можна як з ПК, так і зі смартфона. У компанії зазначають, що серед іншого новий підхід допоможе контролювати кількість людей, які одночасно перебувають в офісі.
Також планують повністю відмовитися від використання десктопних ПК і перейти на ноутбуки. Наразі оснащують робочі столи моніторами, до яких можна буде під’єднати лептоп і продовжити комфортну роботу.
У червні N-iX відкрив офіси із завантаженням до 30%. Однак лише близько 15% співробітників знову почали працювати офлайн. Тепер компанія пропонує своїм працівникам вибирати між офісною (office-based), гнучкою (flexible) та повністю віддаленою (fully remote) робочими моделями з можливістю перейти на інший режим. Офіси перетворюються на простори команд (shared team spaces) для спільної роботи.
У Plarium з початку карантину перейшли на віддалений формат роботи. Але при необхідності співробітники можуть відвідувати студію. Для їх безпеки в офісі посилили дезінфекцію. Місця загального користування щогодини миють антисептиками. Щоночі всі поверхні знезаражують сухим туманом — безпечним для людей, але здатним вбивати віруси та мікроби.
Сухий туман у Plarium
Крім того, в офісі встановили термінали для безконтактного вимірювання температури. Під час скринінгу система також визначає наявність маски на обличчі й у разі відсутності рекомендує її надягнути. Співробітники можуть своєчасно виявити підвищення температури тіла і звернутись по медичну допомогу.
Температурний скринінг у Plarium виглядає так
В офісах Lohika встановили бокси з новими масками, а також бокси для утилізації старих.
У Wargaming доступ до офісу мають тільки працівники компанії, а також кандидати, які приходять на співбесіду. Для цього виділили окрему обладнану кімнату. Тепер у мітинг-румах може перебувати обмежена кількість учасників. Кожні три-чотири години в офісі відбувається дезінфекція. На вході в офіс встановлена так звана «розумна» термокамера, яка автоматично вимірює температуру тіла людини. Якщо система фіксує підвищену температуру, камера надсилає сигнал до пункту охорони, й співробітник не зможе пройти в офіс.
Також діє рекомендований графік обіду для всіх команд. А готові страви, які раніше можна було придбати на місці, тепер замовляють та оплачують онлайн з доставкою в офіс.
Щоб максимально уникати використання громадського транспорту, працюючи в офісі, для спеціалістів створили чат у месенджері, де можна обрати найближчу до дому локацію та домовитися про спільну з колегами поїздку на авто.
Astound Commerce також підготував офіси до приймання співробітників у карантинних умовах. Проводять обов’язковий температурний скринінг на вході, забезпечують дезінфекцію приміщень протягом дня, визначили зони перебування певної кількості спеціалістів — кухні, переговорки, кава-поінти, а також забезпечили розсадку інженерів з урахуванням правил соціальної дистанції у робочих спейсах.
ELEKS встановили рамки для дезінфекції на вході в офіси. Ліфти зачинені, а пересуватися можна лише сходами (де це було неможливо, діє обмеження на перебування однієї людини в ліфті). Офіси мають спеціальну розмітку для безпечного руху в коридорах, на сходових майданчиках. Розмежовані входи та виходи. Перед тим як вирушати в офіс, треба зробити запит у систему.
Netcracker розробили інформативні постери з нагадуваннями основних правил взаємодії в офісі в умовах карантину, а також створили окремий вебінар з презентацією на цю тему — він є обов’язковим для всіх, хто планує повертатися в офлайн. Крім стандартних заходів безпеки, розмістили захисний екран на ресепшені, де відбувається найбільше контактів.
На вході в офіс Netcracker
В SimCorp діє політика «Перебування в офісі». Основні правила такі: не більше як 50% співробітників можуть перебувати в офісі одночасно — команди діляться на групи й ходять сюди потижнево. Проте це не обов’язково, наразі так працює близько 10% спеціалістів. Співробітники, які в групі ризику, можуть працювати віддалено 100% робочого часу. Також обов’язково весь час носити маски та користуватися одноразовими рукавичками на кухні.
Температурний скринінг проводять при вході у БЦ, а в офісі посилено прибирають перед відкриттям, зокрема робоче місце працівника. Передбачено також триразове обробляння ручок дверей впродовж дня. Компанія закупила ультрафіолетові лампи, які застосовують у місцях загального користування перед початком і протягом робочого дня. Під ними дезінфікується і вся їжа. Загалом віддають перевагу харчам в упакуванні.
Заповненість мітинг-румів — 50%, спортзал, душові та релакс-зони закриті. Офіс працює у режимі soft-close: усі мають змогу працювати віддалено та приїздити сюди за потреби.
Бокс з чистими масками для співробітників SimCorp
У Luxoft близько
Крім того, у Luxoft розробляють новий формат роботи, завдяки якому спеціалісти зможуть поєднувати роботу з дому та офісу на власний розсуд. У цьому форматі — Shared Desk — планують організувати спільні простори на кшталт коворкінгів, де передбачено достатньо місць для всіх, хто захоче працювати з офісу, однак місця не будуть закріплені за конкретними людьми.
Із впровадженням нового формату в Luxoft з’явиться одразу кілька варіантів організації роботи:
- постійна робота в офісі, як до карантину. Так будуть працювати переважно співробітники, що забезпечують функціонування офісу, та спеціалісти проєктів, для яких важко організувати віддалену роботу через специфіку самих завдань, архітектури, обладнання тощо.
- часткова
(20-70% часу) робота з офісу. Для людей, що хочуть працювати і вдома, і в офісі в певній пропорції. - робота з дому із відвідинами офісу за потреби (до 20% робочого часу). Здебільшого це стосуватиметься фахівців, які живуть і працюють у містах, де немає офісів компанії, і будуть лише інколи приїжджати для мітапів з колегами.
Неповна заповненість офісів у Luxoft
Для реалізації цього формату потрібно буде дещо переобладнати простори. Планують видавати для роботи ноутбуки (а не ноутбуки та ПК, як раніше). Нове рішення допоможе оптимізувати близько 20% площ, що, своєю чергою, скоротить витрати. Завершити підготовку до запуску Shared Desk хочуть до кінця цього року. А далі все буде залежати від епідеміологічної ситуації.
В Intellias розробили концепцію IntelliSmartWorkplaces, де співробітники й надалі зможуть обирати формат роботи — fixed desks для повноцінного перебування в офісі, shared та hot desks для поєднання роботи з дому та офісу. Фіксовані столи (fixed desks) становлять 25% від усіх робочих місць, ними користуються ті спеціалісти, що планують проводити в офісі кожен робочий день, або ті, які з певних причин не можуть перенести техніку додому.
Столи спільного користування (shared desks) передбачають можливість бронювати робоче місце заздалегідь і користуватися шафками для зберігання речей. Це пропонують тим, хто хоче працювати в офісі принаймні 50% робочого часу. Незакріплені столи (hot desks) також йдуть у комплекті з шафками, але їх не бронюють, тут діє принцип «сідаєш, де бажаєш». Така опція найбільше підійде фахівцям, які вкрай рідко працюватимуть з офісу. Місця будуть обладнані всім необхідним для роботи, а ввечері їх ретельно дезінфікуватимуть.
Для команд, яким треба сидіти разом, виділяють відокремлені спейси, де вони налаштовують цю систему в межах свого простору.
Компанія Synebo в боротьбі з COVID-19 забезпечила приміщення санітайзерами та безконтактними термометрами й масками. Співробітники можуть відвідувати офіс (важливо, що це не опенспейс, а окремі кабінети), але тільки в межах своїх команд. Компанія компенсує витрати на таксі спеціалістам, які працюють з офісу. Якщо працівники виїжджали з міста чи країни, вони обов’язково мають зробити тест на коронавірус або самоізолюватись.
У Netpeak Group дистанційний режим роботи триватиме до 31 травня 2021 року. Це означає, що співробітник може приходити працювати в офіс, якщо йому так зручніше або є потреба (провести зустріч із клієнтом або своєю командою), але це не обов’язково. Офіси працюють в Одесі, Харкові та Києві.
У компанії ввели обов’язковий температурний скринінг для всіх співробітників протягом дня: адміністративні координатори після обіду проходять по всіх кабінетах і вимірюють температуру тіла всім працівникам. Якщо безконтактний термометр показує вище як 37 градусів, спеціаліст міряє температуру ртутним термометром. Якщо показник 37.2 і вище, людина йде додому.
Завдяки введенню температурного скринінгу виявили трьох хворих, у яких підтвердився діагноз COVID-19 (хоча вони нормально почувалися).
Температурний контроль протягом дня
Корпоративне життя
У G5 Games з першого дня remote work усі заходи проходять лише в режимі онлайн: нещодавно проводили лекцію з мистецтва та кулінарний майстер-клас. До кінця цього року всі івенти будуть відбуватися таким чином. Це стосується і Гелловіну, і новорічного корпоративу.
Synebo зберегла тімбілдингові заходи, але трохи змінила формат: влаштовує різноманітні челенджі, зокрема це готування страв, стійка у планці, вгадування співробітників за дитячими фото тощо, і нагороджує найактивніших учасників смачними призами, які доставляють додому.
Усі події Lohika перенесли в онлайн і регулярно інформують людей про те, як живе компанія. Окрім цього, змінили формат внутрішнього блогу: якщо раніше він виходив раз на місяць, то тепер — щотижня.
EPAM Ukraine намагається формувати розуміння нової реальності. Роботу в цьому напрямі розділили на три вектори:
- навчання — розроблено інтерактивні онлайн-тренінги, які розтлумачують нові правила поведінки в офісах;
- інформування — в офісах розміщують постери, банери, наліпки та інші позначки з нагадуванням про правила безпеки, запускають регулярні розсилки;
- двостороння комунікація — організовують TownHall та відкриті зустрічі з менеджментом, де можна ставити запитання, які турбують.
В iDeals Solutions тестували платформи, які імітують віртуальний офіс, як-от Pragli. Утім вони виявилися неефективними. По-перше, команди проводили власні зустрічі та використовували для цього Zoom. По-друге, за великої кількості відвідувачів Pragli не завжди працював бездоганно, що ускладнювало спілкування. По-третє, звичний для колективу Slack часто застосовували для дзвінків і відеоспілкування у форматі 1-to-1.
З великою обережністю компанія проводить мінітімбілдинги на свіжому повітрі на
Без маски — тільки для фото
Gismart щотижня проводили онлайн-конкурси, де працівники більшістю голосів обирали найоригінальніше робоче місце, домашній лук, найкраще командне відео про роботу на ремоуті, ділилися фотографіями та розповідали про свої хобі. Організували навіть кілька традиційних End-of-Month вечірок у Zoom: влаштували рейв під акомпанемент діджея, запросили стендаперів, відкрили кілька кімнат-«флудилок», приготували вечерю під керівництвом відомого шеф-кухаря.
Netcracker ввели новий формат неформальних зустрічей — Virtual Café, проводять командні онлайн-квізи, дитячі вікторини. А також випускають щотижневі дайджести: новини компанії, проєктів, добірка внутрішніх професійних ресурсів, статті із серії soft skills, підбір free times activities, психологічна підтримка та акцент на wellbeing-практики, привітання з професійними святами, челенджі. А ще зробили частішими HR-сніданки (в онлайні) — проєкт, який об’єднує короткі заходи для розвитку soft skills співробітників.
Всі офлайн-мітапи Astound Commerce (Astound Talks, Team Leads Community, SFCC Community) перевели в онлайн-формат. З початком карантину запустили ранкові Astound Coffee Break мітинги у кожній локації для неформальних розмов і обговорень. Також продовжили щотижневі онлайн-зустрічі зі СТО, на яких кожен може поставити питання, що хвилюють.
В Intetics для підтримки взаємодії та спілкування між колегами використовують внутрішню соціальну мережу Yammer. За структурою вона схожа на Twitter, доступ є тільки у співробітників компанії. У мережі розміщують пости з корисною інформацією, діляться новинами, обмінюються думками. А щоб колегам було легше спілкуватися і розуміти одне одного, підготували освітній матеріал за прийомами активного слухання (статтю, відеоприклади і їх розбори).
У Luxoft запустили два проєкти:
- Online Fun Hub — онлайн-посиденьки у вечірній час на різноманітні неформальні теми. На базі цієї платформи працюють окремі тематичні кімнати: від кіно до гри в мафію.
- Mindfulness marathon 2020. Запрошують для спілкування з колегами різноманітних експертів — медиків, тренерів.
Netpeak Group провели закритий онлайн-івент «Коронавірус. Які симптоми і що робити, якщо захворів?». Співробітники, які перехворіли самі або мали хворих серед родичів, ділилися досвідом перебігу і лікування COVID-19.
Піклування про здоров’я співробітників
Synebo повністю покриває витрати на ПЛР-тестування. А N-iX дає змогу всім співробітникам і їхнім сім’ям зробити експрес-тест, а також компенсує 50% вартості ПЛР-тесту.
iDeals Solutions створили спеціальний фонд у розмірі 100 тисяч гривень. Якщо у когось із фахівців виявляють коронавірусну хворобу, ці кошти йдуть на оплату медикаментів і стаціонарного лікування за потреби. На жаль, кільком співробітникам уже знадобилася така допомога через захворювання. Тестування покриває IWP (individual wellness package) — кошти з нього можна використати на свій розсуд для фінансування профілактичних чи лікувальних заходів, які не покриває страховий поліс.
Wargaming разом із страховою компанією повністю покриває проведення тесту на коронавірус. У разі захворювання кожен спеціаліст може розраховувати на фінансову та іншу допомогу. У всіх співробітників є можливість регулярно отримувати консультацію лікаря-терапевта та психолога в онлайн-режимі. Також для спеціалістів та їхніх родин діє програма цілодобової підтримки з робочих та особистих питань. Від початку карантину компанія періодично доставляє додому набори із фруктами та антисептиками усім співробітникам.
SimCorp проводить онлайн-сесії з провідними лікарями-інфекціоністами на тему COVID-19. Тестування на коронавірус покривають з корпоративного страхового ліміту співробітника. У разі позитивного результату компанія оплачує наступні тестування. Провідний лікар-інфекціоніст може проконсультувати працівника щодо лікування COVID-19 онлайн або вести пацієнта, якщо його стан не вимагає госпіталізації.
Для більшої обізнаності про COVID-19 Astound Commerce запросили спікерів — медичних експертів — з Червоного Хреста та інших організацій, щоб розповісти про симптоматику, перебіг захворювання, лікування, перші дії з виявлення коронавірусу в межах онлайн-лекцій.
Оскільки NerdzLab є членами Lviv IT Cluster, то всі працівники під час суворого карантину мали змогу безкоштовно зробити експрес-тест на виявлення ковіду, якщо в цьому була потреба. Також кожному працівникові надіслали бокс з антисептиком, маскою та солодощами. Зробили серію статей і постів від психолога про те, як організувати свій простір вдома для комфортної роботи, як пережити самоізоляцію. Крім того, спеціалісти можуть отримати індивідуальну консультацію психолога.
У Plarium Kharkiv є свій медичний центр. Команда лікарів цілодобово готова надати необхідну допомогу. Якщо співробітнику потрібна консультація або лікування вузькопрофільних фахівців, лабораторна або інструментальна діагностика, менеджери медцентру організовують лікувальний процес і супроводжують пацієнта. Компанія покриває 100% витрат на медичні процедури для працівників, в тому числі ПЛР-тестування.
Netcracker оновили програму медичного страхування для співробітників. Тепер вона передбачає діагностику та частково покриває лікування працівників проти COVID-19.
В Intellias запровадили додаткову опцію до медичного страхування, яка гарантує відшкодування витрат на лікування коронавірусу. Для людей, що не мають медичного страхування, так само передбачена фінансова допомога у разі захворювання. Крім того, пропонують компенсацію вартості ПЛР-тестів для тих, хто вже перехворів на COVID-19.
Netpeak Group зробили гайд із загальною інформацією про коронавірус і домовилися про
Онбординг
Під час карантину для прийняття нового співробітника на роботу Lohika виділяє спеціальний день раз на тиждень, коли в компанію приходять представники усіх необхідних департаментів — від IT до бухгалтерії. А для кожного з новеньких призначають окремий час, щоб уникнути скупчення. Цього дня, окрім підписання договору, отримання техніки, доступів і подарунків, новий співробітник знайомиться зі своїм Talent Manager, який розповідає про культуру, правила та побут у Lohika. Крім цього, практикують онлайн-зустрічі з новенькими, зокрема welcome seminar. Його започаткували ще до пандемії, проте зараз перенесли в онлайн-формат. Він відбувається раз на два тижні, й туди запрошують всіх нових людей.
Gismart відкрили офіс у Києві в березні цього року, період активного найму припав якраз на розпал пандемії. Сьогодні в київському офісі працює понад 30 осіб. Вся комунікація перейшла в онлайн, в тому числі і співбесіди. Онбординг зробили багатоступеневим: після узгодження оферу співробітник отримує на електронну скриньку покрокову інструкцію про те, що робити за тиждень до виходу на роботу і що його чекає в перший день, тиждень, місяць, три місяці. HR Gismart заповнює його Google-календар потрібними онлайн-зустрічами, проводить онлайн-презентацію, в якій розповідає про історію компанії, продукти, цінності, корпоративну культуру.
Офіс Gismart
У Plarium теж активно наймали співробітників: перевели всі співбесіди в онлайн та з березня збільшили команду студії більш ніж на 50 фахівців. Усе навчання — семінари, майстер-класи, тренінги — теж в онлайні. Запустили онлайн-турніри з ігор, інтелектуальні вікторини, а також внутрішні стрими, в яких гейм-дизайнери обговорюють новинки зі світу ігор. А щосереди шеф-кухар разом з керівником одного з департаментів в прямому ефірі показують, як приготувати прості і смачні страви на домашній кухні, і обговорюють новини компанії.
В офісі Plarium розмістили постери з персонажами з проєктів компанії, які закликають носити маску
Talent Management Team в Intetics з початку карантину перевела всі процеси онбордингу та офбордингу в онлайн. Welcome Training та 1-to-1 відбуваються теж онлайн. Під час звільнення співробітники компанії здають обхідний чек-лист. Його заповнюють за колег People Partners, підписи всіх учасників, відповідальних осіб, узгоджують через емейли. Також онлайн відбувається атестація, підбивання підсумків випробувального терміну.
Для полегшення адаптації колег до умов довготривалої віддаленої роботи у Luxoft з’явився спеціальний інформаційний портал, на якому зібрані найкращі світові практики, що допомагають командам ефективно працювати, а менеджерам — організовувати роботу і підтримувати високий рівень енергії та продуктивності в командах.
Розповідайте в коментарях, як змінилось ваше офісне життя.
Підписуйтеся на Telegram-канал про українське IT «Редакція DOU», щоб не пропустити цікаві новини, статті, обговорення.
