Сент. 10

Я не верю в тайм-менеджмент, Или почему управлять нужно собой, а не временем

Меня зовут Лита Маливская, я Team Lead в Boosta. В зоне моей ответственности три кросс-функциональные команды разработки и три профильные: контент-райтинга, дизайна и контент-менеджмента. В общем в нашей дружной семье под названием WebCamp 33 человека. А еще я перфекционист с ограниченными ресурсами времени и сил, у которого регулярно увеличиваются объемы ответственности, задач и интересов. Поэтому уже несколько лет экспериментирую с различными практиками тайм-менеджмента.

Каждый день в социальных сетях мы сталкиваемся с коучами, авторскими курсами, планерами, приложениями, которые обещают, что в один шаг, один клик, одну книгу, всего за одну оплату научимся успевать все, делать больше и станем счастливы. Материалов по этой теме более чем достаточно. Задач масса, дедлайны горят, а здесь такая видимая легкость достижения результата.

И мы заражаемся: покупаем, читаем, пробуем, трекаем... Но чуда не происходит. Ведь каждый из нас — особенный случай. Поэтому и дедлайны все еще горят, интересные проекты перехватывают чуть более предприимчивые коллеги, с друзьями, которые проездом в городе, встретиться так и не удается, да и вообще давно хочется возобновить бассейн, но некогда. После ряда неудачных попыток начать новую жизнь «с понедельника» разочаровываешься. А все потому, что для активных людей с насыщенным графиком тайм-менеджмент — это не про управление временем.

Тогда как завершить начатое, получать удовольствие от работы, избавиться от чувства вины и стыда, что не успеваешь больше, и перестать делать задачи бездумно one by one? В статье я поделюсь своими наработками на этот счет.

Иллюстрации Алины Самолюк

Управлять можно только собой

Заглянув в Википедию, мы узнаем, что время — это непрерывная величина, на которую невозможно повлиять внешними факторами. Оно ограничено и нам не подвластно.

Поэтому стоит осознавать, что тайм-менеджмент — это не об управлении временем, а об управлении самим собой: своими решениями, движением и, что самое сложное, выбором. Мы можем рассчитать свои ресурсы и правильно распределить время работы в течение дня. Но обязательно есть то, что в этом помешает. Поэтому сперва нужно осознать, что играет на руку, а что — против нас.

Мы — разные. Происхождение, воспитание, образование, тип нервной системы, социальное положение и многое другое — это своеобразный «стартовый капитал» начинаний. Если у вас двое детей, ноут старый и медленный, да и стул неудобный — не спешите называть это «отговорками» и пренебрежительно отмахиваться. Ведь все это — исходные точки личной эффективности.

Ставя перед собой цели, учитывайте ресурсы и тот уровень знаний, умений, навыков, технической базы, быта, которыми вы обладаете. Заведомо нереалистичные высоты обычно демотивируют, уничтожают веру в себя и желание двигаться дальше. Сперва лучше объективно оценить, где вы, с чем вы и как этот «багаж» может помочь или помешать достижению целей.

Истинность целей влияет на мотивацию

В книге Марка Мэнсона «Тонкое искусство пофигизма» ярко описывается набирающий обороты культ массового гиперпотребления, который задает перманентно высокую планку для рядового обывателя. Ваши цели на самом деле могут быть и не вашими, а навязанными многолетним опытом медийной культуры или окружением.

Возможно, вы хотите пойти в спортзал или освоить китайский язык? Купить новую машину? А может, подготовить выступления для трех конференций в этом году? Если вы все не находите время на выполнение конкретной задачи, предлагаю задаться вопросом: а действительно ли этого хотите? Возможно, это стремление пришло из инстаграма какого-то более успешного друга или знакомого? Тогда это не ваши искренние цели или желания, а искусственно сформированные и не значащие для вас ничего. И дело совсем не в ограниченности времени, а в вашем осознанном или неосознанном нежелании инвестировать в тот или иной проект собственные энергию и силы.

Поэтому после очередного приступа прокрастинации или сорванных сроков предлагаю проанализировать: ваша цель — это собственный замысел или же она была навязана?

Все имеет свою цену

Часто человек с успешной карьерой, хорошей репутацией и фотографиями с именитых курортов воспринимает как собственный недостаток отсутствие, к примеру, личной жизни или настоящих друзей. Или же наоборот — человек с большой семьей сетует на отсутствие стремительного профессионального роста.

Если вы тоже сталкивались с похожим ощущением, нужно посмотреть на ситуацию с точки зрения «цены». То, что считаете недостатками — скорее всего, справедливая цена, которую вы заплатили за карьеру, определенный уровень дохода или большую и дружную семью. А это значит, что с вами все в порядке.

Сознательно выбирая завтра другие приоритеты, перераспределяя собственные ресурсы внимания и сил, вы с большой долей вероятности получите желаемое.

Всегда можно выбрать, в чем быть успешным. Естественно, перераспределяя время и заплатив за это свою цену.

Триггеры, ментальные уловки и самообман

Эмоционально-психологическое состояние влияет на способность концентрироваться на задаче. Детские травмы могут сказываться на восприятии обратной связи и критики. Ментальные уловки стают прочной основой иллюзии: «Да, я действительно проснусь утром в 7:00 и быстро доделаю эту часть презентации».

Даже если вы ведете самый структурированный планировщик с рядом стройно выписанных задач на следующий месяц, это не значит, что внутренний и неизвестный вам триггер не сработает в самый неожиданный момент, ломая планы на корню.

Осознанность, понимание собственных слабых сторон и «спусковых крючков», безусловно, поможет лучше спланировать деятельность, гибко и чутко реагировать на изменения, корректировать планы и, соответственно, успевать задуманное в срок.

Некоторые задачи не будут сделаны никогда

Наши желания безграничны. А вот возможности — наоборот. Поэтому придется признать, что не все задачи нужно делать, а некоторые не обязательно доводить до совершенства.

Сейчас в работе я руководствуюсь одним из негласных принципов нашей компании: «Сделай проще, сделай быстрее», и пытаюсь идти по краткому чек-листу:

Сделать то, что тормозит работу других. В моем случае это зачастую согласование, принятие решения о приоритетности задач команды, подготовка аналитической или справочной информации, которая поможет работать другим.
Сделать то, что генерирует деньги. Например, выполнение запросов маркетинга на предоставление и перераспределение ресурсов, разработка решений для продуктовых направлений, запуск проектов.
Сделать то, что несет потенциально высокие риски. Это работа с человеческим ресурсом: образование, развитие, мотивация и удержание сотрудников. А также повышение качества принимаемых решений по разработке и тестированию.
Сделать то, что в перспективе нас ускорит. Это совершенствование процессов, поиск новых подходов, оптимизация распределения ресурсов, самообразование так далее.

Но появилась новая важная и неожиданная часть моего планирования — определение задач с «делегированием в пол». Это задачи, которые сознательно опускаю и от реализации которых отказываюсь. Вот это уже сложнее.

Слон? Кусочками

В профессиональном проджект-менеджменте нам хорошо известна важность управления рисками и изменениями. Но в плоскости персональной эффективности мы можем проявлять завидный оптимизм, пренебрегать или просто забывать, что не все всегда зависит от нас.

При планировании любой задачи или активности я готовлюсь к худшему: да, шеф придет и задаст тот самый вопрос, ответ на который потребует оформление отчета и займет у меня минимум 40 минут. Да, меня пригласят на срочный незапланированный митинг и я не смогу подготовиться к презентации, как хотела.

Поэтому по личному опыту подсказываю: не стоит ждать и рассчитывать на цельный кусок времени, когда вы сможете полностью погрузиться в задачу и закрыть ее за «один присед». Лучше делите большие задачи на кусочки и распределяйте в свободные зазоры времени в календаре. Эту статью, например, я собирала в четыре захода. Цельный кусок времени в 10-12 часов вне операционной деятельности мне было бы намного сложнее найти и спланировать.

Делегирование

Недооцененный и часто игнорируемый способ управления временем — делегирование. Сразу отмечу, что «делегировать» — это не «сбросить» задачу на другого и забыть о ней. Нужно понимать, готов ли человек ее принять и почему именно это задание хотите отпустить. А самое главное — проанализировать, что будет быстрее: сделать работу самостоятельно или обучить другого и дать ему фидбек? Для этого следует принять во внимание обязанности, операционную деятельность и зону развития человека, которому хотите делегировать задачу.

Если делегируемая задача регулярна, «операционка» человека с ней схожа, а сам специалист уверенно владеет необходимыми для реализации качествами — можете смело вовлекать, обучать его, передавая задачу и ответственность. Даже если это займет больше времени сейчас, то в перспективе освободит часть времени на регулярной основе и станет зоной роста для другого сотрудника.

Но если задача не будет регулярно повторяться и для ее делегирования нужно взрастить у человека качества, которыми он не обладает, и вообще это зона ответственности, которую вы не можете сейчас отпустить — лучше сделать самому.

Единые инбоксы

В книге «Джедайские техники. Как воспитать свою обезьяну, опустошить инбокс и сберечь мыслетопливо» Максим Дорофеев советует отказаться от иллюзии, что у нас когда-нибудь будет единый инбокс со всей входящей информацией, на которую нужно реагировать. Я на практике убедилась в истинности этого утверждения и создала систему из нескольких инбоксов. Сейчас это Google-таблица, в которой я содержу все задачи по основным вехам жизни: работа, образование, досуг и финансы.

В системе работы с инбоксами важно придерживаться нескольких простых принципов:

все идеи, мысли, вопросы, ссылки на файлы и письма должны содержаться в одном месте. Вся новая вводная информация вносится туда в обязательном порядке. И никаких заметок на стикерах, красивых блокнотов, сообщений себе самому в телеграм, о которых вы успешно забудете.
регулярно проводить ревизию всех задач с вопросом: что я могу сделать сейчас/сегодня/на следующей неделе, чтобы эта задача была завершена?
декомпозиция задач до простых и абсолютно понятных, до появления внутреннего отклика: «все ясно» или «да легко».
честность и откровенность перед самим собой. Если дедлайн сорван, проект не движется и вы сомневаетесь в его целесообразности — это нормально. Главное — признайте это и начинайте думать, как вывести проект или задачу из этой неопределенности.

Разумеется, ваши инбоксы могут отличаться от моих в зависимости от запросов. Инструмент для трекинга каждой из тем должен быть единым, чтобы информация не дублировалась в разных источниках. А вот формат заполнения, оформления остается на ваше усмотрение. Excel, to-do лист или папка — главное, чтобы было удобно находить задачу и делать по ней апдейт.

Фокус

Полгода не приступаете к прочтению книги? Уже два месяца не доходят руки до интересного проекта? Или которую неделю откладываете запись на курсы английского языка?

В подобных ситуациях высок соблазн бросить затею и сбежать в операционку, на новый проект или на поиски оправданий в формате «времени нет». Если такая сомнительная задача есть, попробуйте:

честно ответить себе, зачем нужна задача, какие профиты получите от ее реализации;
выделить время сегодня или завтра и забронировать его в календаре;
на время выполнения отключить оповещения в мессенджерах, социальных сетях и поставить телефон на беззвучный;
декомпозировать задание и определить, сколько времени необходимо на его выполнение. И ежедневно уделять равное количество внимания в одно и то же время, пока полностью его не закроете.
договориться с руководителем или другим авторитетным для вас человеком о презентации результатов с четкими дедлайнами. Публичное выступление или участие в соревновании — это демонстрация результата с дедлайном, который от вас не зависит, это вызов. А спортивный интерес и азарт — дополнительная мотивация.

Регулярная актуализация

В исследовании в книге «Мозг. Инструкция по применению: Как использовать свои возможности по максимуму и без перегрузок» Дэвида Рока говорится, что единожды выписанные в чек-лист задачи быстрее забываются и реже выполняются, чем те, которые держите в голове или постоянно обновляете в памяти. Почему?

Наш мозг «не любит» незавершенные дела и хорошо их запоминает. Замечали ли вы когда-нибудь, что, записав задачу в блокнот, появляется чувство облегчения, а беспокойство по поводу задания уменьшается? Если да, это потому, что мозг воспринимает фиксацию задачи на бумаге как завершение ее выполнения. Записано — почти что сделано, так сказать. И высока вероятность, что, записав, вы долго не вернетесь к реализации.

Поэтому я нашла для себя парадоксальную практику: то, что мне сегодня точно нужно сделать, специально нигде не фиксирую. О встречах мне напомнит календарь, о проектах — inbox с ежедневным ревью, а конкретные задачи, которые обязательно следует закрыть сегодня, я постоянно кручу в голове, пока не сделаю. Благодаря этому хочется поскорее выполнить задания и больше не держать их в голове.

Но есть дисклеймер: мне это помогает, а другим — не факт. Подобную практику я вывела самостоятельно и применяю исключительно для задач, которые действительно критичны и без реализации которых сегодня нельзя уйти спать.

Питание

При чем тут тайм-менеджмент? Планируя содержание и время приемов пищи, вы экономите массу времени:

поход в супермаркет перестанет напоминать рассеянные прогулки вдоль стеллажей, если вы точно знаете, что будете есть сегодня-завтра;
приготовление еды займет меньше времени и сил, если иметь под рукой необходимые ингредиенты и заранее знать рецепт;
не придется выпадать из рабочего процесса из-за внезапной расфокусированной охоты на перекус;
вы не будете отвлекаться от текущих задач или предмета митинга на незванные размышления о том, каким маршрутом может ехать курьер с доставкой.

К тому же существует абсолютно реальная «гастрономическая кома» — чувство сонливости и тяжести, которое может наступить после переедания. Вы не завтракали, потратили полчаса на поиск снеков, час — на выбор и заказ еды на Glovo, встречу курьера, пообедали сытнее обычного — и теперь хочется спать? О какой эффективности может идти речь? Тут никакой тайм-менеджмент не поможет.

Поэтому предлагаю на выходных постараться продумать завтрак на неделю вперед. Вечером в воскресенье сделать заготовки и четко спланировать временные слоты для приема пищи в календаре. Главное — в одно и то же время. Пусть для начала обед и ужин вы будете заказывать, но если будет регулярность приема пищи, то появится больше уверенности в собственной способности это контролировать. Это освободит время, которое раньше просто терялось.

Режим дня

Звучит просто? Согласна. Но пытались ли вы? Отдых — один из важнейших факторов восстановления организма.

Установив четкие и оптимальные для вас временные границы для сна и придерживаясь их хотя бы неделю, вы будете приятно удивлены. Но тут важно — после единичных вечеринок допоздна не пытайтесь «доспать» все упущенное.

Наоборот — продолжайте придерживаться установленных рамок сна и пробуждения. Гарантирую вам более «ясную» голову, меньше усталости, раздражительности и прокрастинации. А со временем режим начнет приносить бонусы в виде накопительного эффекта: больше энергии и сил, лучше настроение, крепче сон и в общем — выше уровень удовлетворенности собой.

Движение и физические нагрузки

Совет заниматься спортом дают часто и многие. Длительное время я его игнорировала. Пугали выбор зала, тренера и необходимость найти в расписании свободное время. Не берите пример — никакой паники.

Я не советую резко заняться профессиональным спортом. Достаточно просто двигаться и держать себя в тонусе. Это может быть обычный спортзал у дома, онлайн-тренировки в гостинной, утренние танцы, пока варится кофе или вечерняя прогулка с наушниками после работы. Главное — делайте это регулярно и в одно и то же время. Ставя перед собой реалистичные и вполне достижимые цели и занимаясь физическими нагрузками в свое удовольствие, вы будете обретать уверенность в собственных силах.

Стимуляция, вознаграждение и воображаемые друзья

Рой Баумайстер в своей книге «Сила воли» приводит результаты исследования, которые показывают, что примерно ¼ всего нашего времени и ресурсов уходит на борьбу с желаниями. Желаниями зайти в социальные сети, посмотреть еще одну серию, перекусить или выкурить сигарету — каждое из этих действий регулярно отвлекает от важных задач. Как с этим бороться? Мой совет — превратите их в систему стимулов.

Простой пример — садясь за задачу, скажите себе: «Я допишу этот сложный отчет, а потом съем десерт/напишу другу/выпью кофе». Превратите занятие, на которое регулярно отвлекаетесь, в вознаграждение за выполненную в полном объеме задачу.

Также обещайте и вручайте себе призы и подарки. Например, «Минус 2 кг, и я куплю себе новые кроссовки», «Закрою этот проект — и поеду в отпуск на несколько дней», «Доделаю этот скоуп задач — и пойду прогуляться». Такие вознаграждения и отдых будут еще приятнее, если четко определите для себя, что честно их заслужили.

В дополнение — еще один личный лайфхак. Приступая к любому действию, представляйте, что за спиной сидит авторитетный, важный для вас человек и наблюдает, чем и как вы заняты. Тогда будете задумываться, понравится ли этому лидеру мнений, если начнете листать ленту в Facebook? И вы, скорее всего, зададитесь вопросом, стоит ли новое входящее сообщение в Telegram-канале того, чтобы отрываться от задачи? Если сложно представить такого человека, сядьте спиной к коллегам, чтобы они видели ваш экран во время работы. Или рассказывайте близким, что удалось сделать за день. Это поможет держать себя в тонусе.

Итоги

Личный опыт привел меня к осознанию, что тайм-менеджмент — это не универсальный рецепт успеха, а осознанный выбор и постоянная работа над собой. На нашу эффективность, продуктивность и сфокусированность воздействует масса факторов. Поэтому я не верю в управление временем. Я верю в истинность цели и искренность мотивов.

В сон, физические нагрузки и осознанное питание.
В приоритеты и честность перед собой.
В удовольствие, хорошее настроение и стремление к большему.
В уверенность, что сегодня я распорядилась своим временем правильно, и отсутствие чувства вины или стыда, что какие-то задачи не сделаны.
В осознанность выбора целей и ориентацию на результат.
В постоянное обучение, эксперименты, совершенствование своих навыков и управление собственными ресурсами.

Также я уверена, что любой из перечисленных советов — это не панацея, потому что серебряной пули не существует. Только путем проб и ошибок каждый из нас сможет вывести собственную, максимально эффективную формулу управления ресурсами, вниманием и приоритетами. Надеюсь, представленная сборка идей и лайфхаков поможет найти путь к своему идеальному рецепту.