Апр. 14

Как эффективно подготовить и провести ремоут-митинг

Удаленная работа и работа в распределенной команде на сегодняшний день стали нормой — очень редко можно встретить ко-локейтед команду, которая может позволить себе роскошь проводить совещания в одном помещении. Более того, с повсеместным введением карантина личные встречи стали скорее исключением, чем правилом.

Уже 9 лет я практически каждый день провожу распределенные митинги, когда участники находятся в разных локациях, при этом количество участников варьируется от 3 до 100 и более. За это время я понял, что такие митинги имеют ряд особенностей. И несмотря на то что об этом написаны уже сотни статей, некоторые из этих особенностей часто не учитываются. О них сегодня и поговорим.

Для начала — несколько зарисовок, практически из реальной жизни.

Митинг на карантине (или просто когда все работают из дома)

Вы запланировали митинг с командой, скажем, для планирования спринта. Заранее отправили всем ссылку на Zoom, подготовили список тем для обсуждения. За пять минут до митинга вы пытаетесь стартовать конференцию и обнаруживаете, что связи нет. Вы проверяете свой ноутбук, затем роутер — всё вроде бы нормально, но соединение не устанавливается. Тут вы понимаете, что весь ваш подъезд тоже сидит на карантине и активно использует сеть, так что пропускной способности осталось совсем мало. Вы раздаете вайфай с телефона — и наконец подключаетесь. Но... прошло уже 5, а может, и 10 минут митинга.

Ваши коллеги уже подключились и ждут вас. Вы начинаете митинг, рассказываете команде о цели спринта и приступаете к оценке элементов бэклога. Первым свою оценку высказывает ваш бекэнд-разработчик. Он детально объясняет, почему данная задача займет 16 часов его времени, но половину этого объяснения команда не слышит. На фоне постоянно слышен лай собаки с легким подвыванием — ведь другой ваш коллега, который на время карантина уехал в дом за городом, забыл выключить микрофон.

Присоединяясь к митингу с улицы и используя внешний микрофон, вы рискуете добавить «лишних» участников

После того как эта проблема решена, вы продолжаете обсуждение, и приходит очередь фронтэнд-разработчика. Он долго и в подробностях рассказывает о том, как собирается реализовать задачу — но его тоже практически не слышно. Причина — он использует внешний микрофон ноутбука, который передает звук, но очень нечетко — вместо речи вы слышите невнятное бубнение.

Добавьте сюда людей, подключившихся с телефона и находящихся на улице, вездесущего соседа с перфоратором и детей, которые хотят поиграть с мамой/папой — и получите полную картину митинга.

Встреча большой команды (townhall)

У вас многочисленная команда, распределенная по нескольким городам, и вам нужно провести большую встречу и рассказать об итогах прошедшего года и планах на будущее. Карантина еще нет, так что вы, как обычно, собираетесь в офисе. В вашей самой большой локации есть зал человек на 70 — там поместится основная часть команды. Участники в других городах собрались по переговоркам, а кто-то подключился с места.

Вы начинаете встречу. В своем вступительном слове благодарите команду за проделанную работу, говорите приятные и вдохновляющие слова. И в этот самый момент из динамиков доносится голос вашего коллеги, который просит жену купить хлеба: как это часто бывает, он не выключил микрофон и в самый неподходящий момент принял телефонный звонок.

Вдоволь посмеявшись, вы продолжаете встречу и доходите до вопросов из аудитории. Ваши удаленные коллеги чувствуют себя обделенными: они не слышат вопросов, которые задают ребята из основной локации, ведь те находятся в одном зале, где «и так всё отлично слышно», так что они не используют микрофон. В результате удаленным коллегам приходится угадывать вопросы по вашим ответам.

Более того, вы еще и забыли спросить, есть ли у них вопросы (либо не попросили написать их в чат) — в результате эффект от вашей встречи оказался намного меньше ожидаемого.

Проблемы распределенных митингов

Основные проблемы при проведении распределенных митингов чаще всего сводятся к таким:

участники плохо слышат друг друга;
участники слишком хорошо слышат фоновые шумы;
если одна из локаций представляет собой достаточно большое помещение, вопросы и реплики «из зала» обычно слышны только находящимся в этом зале, но не удаленным участникам;
если одна группа участников находится в одном помещении, а другие — удаленно, то последним, как правило, уделяется меньше внимания;
начало митинга затягивается из-за неработающего микрофона/динамика/камеры/экрана;
пропускной способности канала не хватает для видео и звука, в результате всё тормозит, а люди думают, что перебивают друг друга из-за задержек передачи голоса.

Чтобы не сталкиваться с этими проблемами и провести митинг эффективно, необходимо придерживаться ряда простых правил. Большая часть из них применима и в условиях карантина, остальные же будут полезны при работе в смешанных командах, когда часть людей находится в офисе, а часть — дома или в других офисах.

Распределение участников по локациям

Для начала необходимо понять, к какому типу относится ваш митинг:

Рабочая встреча, в которой участники относительно равномерно распределены по локациям (и в каждой локации их немного — примерно до 3 человек). Этот же сценарий применим и для карантина — в этом случае каждый из участников находится у себя дома.
Встреча, в которой участники также равномерно распределены, но их в локациях много (от 4 и более).
Общее собрание большого коллектива (townhall), в котором основная группа находится в одной локации, а к ним присоединяется несколько удалённых участников.

В первом случае имеет смысл проводить митинг целиком и полностью через средства конференц-связи, такие как Zoom, Google Meet и т. д. — таким образом вы создаете одно рабочее пространство и общий поток обсуждения на всех, каждый участник видит остальных (через видеотрансляцию или как аватары), не отвлекаясь на посторонние обсуждения с коллегами по переговорке.

Если же участников в каждой локации много (второй случай), имеет смысл собрать каждую локацию в отдельной переговорке и организовать связь уже между комнатами. Такой формат позволит при необходимости разделиться на какое-то время (например, вы можете поручить каждой группе обсудить какой-то отдельный вопрос и затем представить его всем остальным). Побочный эффект такого варианта в том, что участники могут отвлекаться на разговоры с соседями по локации.

В третьем случае (общее собрание) имеет смысл подключать удаленных участников непосредственно с рабочих мест, не собирая их по комнатам.

Техническое обеспечение

Вне зависимости от типа ремоут-митинга его техническое обеспечение имеет решающее значение. Опыт показывает, что следует обратить внимание на такие моменты:

Фасилитатор, или человек, отвечающий за техническое обеспечение, должен прийти в переговорку минут за 10-15 до начала митинга, проверить оборудование и то, как оно работает в связке с выбранной системой для конференц-связи (Zoom, Google Meet, Skype и т.д.). Если вы используете оборудование или переговорку впервые, вам предстоит очень важный митинг либо вы еще не связывались ранее с какой-то из локаций, проверку имеет смысл провести не позднее чем за день — это даст вам возможность устранить технические недостатки либо придумать «план Б».
Если кто-нибудь из участников планирует демонстрировать что-то на экране (презентация, схемы и т. д.), нужно проверить также и режим демонстрации.
При этом важно помнить, что видеть вашу презентацию должны не только люди в вашей локации, но и все остальные (часто бывает, что демонстратор просто подключается к монитору в переговорке, вместо того чтобы использовать средства показа экрана в системе конференц-связи — так делать нельзя).
Говорить только в микрофон. Если это tawnhall, и у вас есть время для вопросов аудитории — позаботьтесь о том, чтобы найти отдельный микрофон, который участники будут передавать друг другу, задавая вопросы — иначе вопросы будут услышаны только в «центральной» локации, в то время как все остальные смогут лишь догадываться о том, что прозвучало.
Использовать качественные микрофоны в переговорках — чтобы всех участников, даже из дальнего угла, было слышно. Использование внешнего микрофона ноутбука в большинстве случаев — не вариант, так как они имеют узкую диаграмму направленности и подходят только для встреч 1-1. Для более широкой аудитории нужно использовать отдельные микрофоны, подключаемые к ноутбукам (например, Jabra).
Если планируете рисовать что-то на доске, позаботьтесь о наличии камеры, которая будет смотреть на доску и картинка с которой будет видна всем удаленным участникам (можете взять отдельный ноутбук и поставить его так, чтобы камера «смотрела» на доску).
Если все работают из дома и доски нет, вы можете нарисовать что-то в блокноте и показать в камеру.
Удаленные участники, подключившиеся с рабочих мест, должны иметь хедсеты с микрофонами, закрепленными непосредственно на штативе, прикрепленном к хедсету — только так остальные будут слышать исключительно участника, без фоновых шумов из помещения, где он находится. Если же использовать хедсеты с микрофоном, размещенным на проводе или встроенным в наушники, то остальные будут слышать всё, что происходит на фоне, плюс звук трения микрофона об одежду участника. Вообще хедсеты — это отдельная тема. Многие компании в погоне за дешевизной покупают сотрудникам хедсеты, микрофоны в которых оставляют желать лучшего — пропускают фоновые шумы, искажают звук и т. д.
Использование внешнего микрофона ноутбука удаленным участником возможно, только если он в помещении один и там очень тихо, а кроме того, микрофон качественный и позволяет разобрать речь человека. В других случаях — только хедсет.

Если все работают из дома и доски нет — можно воспользоваться блокнотом и ручкой и показать схему в камеру ноутбука

Проведение митинга

К удаленному митингу применяются все те же правила, что и к обычному: цель митинга, агенда и задачи участников должны быть четко определены, результаты митинга — хорошо задокументированы, фасилитатор должен обладать соответствующими навыками и т. д.

Что касается специфики удаленных митингов, то проводя их, нужно помнить о следующем:

В начале митинга стоит спросить удаленных участников, хорошо ли им вас слышно, а также проверить, хорошо ли вы сами слышите их. Аналогично нужно спросить у них, видят ли они демонстрируемый вами материал.
При обсуждении какой-либо темы приоритет нужно отдавать удаленным участникам, всячески вовлекая их в беседу, так как им часто сложнее встроиться в диалог и вовремя задать вопрос/высказаться.
Следить за тем, чтобы обсуждение не превратилось в «разговор у доски» только одного-двух коллег — в этом случае вы теряете как удаленных участников, так и тех, кто в комнате. Кроме того, при таком развитии событий обсуждающие могут легко загородить обзор камере, направленной на доску.
Для визуализации текстовой информации лучше использовать средства коллективного редактирования документов (например, Google Docs) и демонстрацию экрана: картинка получается четче, чем на доске, а кроме того, участники могут редактировать документ совместно.
Те, кто в данный момент не говорит, должны отключать микрофон, чтобы избежать попадания фоновых шумов (звук от клавиатуры, голоса коллег) в общий эфир.
Не все участники будут готовы к тому, чтобы включить камеру — кто-то одет в домашнюю одежду, у кого-то в квартире беспорядок, кто-то просто не любит камеру. В этом случае не стоит заставлять людей включать видео — митинг должен быть комфортным для всех.

Иногда вместо доски и камеры удобно использовать средства совместного редактирования документов (Google Docs и др.)

Советы для участника митинга

Если вы не занимаетесь организацией митинга, а просто участвуете в нём, вам также нужно помнить о некоторых правилах:

Если можете использовать хедсет — используйте его. Если нет — закажите в интернет-магазине. Из собственного опыта могу сказать, что хедсет — лучший вариант для распределенных встреч — вас будет четко и ясно слышно, а фоновые шумы не будут так сильно мешать. Есть замечательные беспроводные хедсеты, которые позволят вам ходить по комнате, обеспечивая при этом отличное качество звука для ваших собеседников.
Если хедсета у вас нет, то проверьте внешний микрофон ноутбука — сделайте тестовый звонок через скайп или с кем-то из коллег. Если вас слышно достаточно четко, можете использовать внешний микрофон. Но помните — многие внешние микрофоны имеют очень узкую диаграмму направленности: они заточены под то, что человек говорит «прямо в ноутбук», и как только вы немного повернете голову или захотите покрутиться в кресле, вас тут же станет плохо слышно.
Если и хедсета нет, и внешний микрофон работает плохо, у вас наверняка есть гарнитура для телефона — используйте её. Это лучше, чем ничего.
О фоновых шумах. Их быть не должно. Сделайте всё, чтобы их минимизировать (закройте окно и дверь в комнату, выключите фоновую музыку, найдите наиболее тихое помещение в доме, прогоните кота) — так вы проявите уважение к коллегам.
Еще один вид фонового шума, не всегда очевидный, возникает, когда человек неосознанно теребит микрофон на проводе хедсета или протирает поверхность ноутбука при использовании внешнего микрофона — не делайте так.
Выключайте микрофон, как только закончили говорить. Так вы избавите коллег от звука вашего тяжелого дыхания в стиле Дарта Вейдера. Также, если во время митинга вам нужно что-то печатать на клавиатуре, выключайте микрофон.
Не жуйте во время разговора. Это мешает четко произносить слова и попросту неприятно для окружающих.
Не перебивайте коллег. Даже офлайновая встреча становится невыносимой, когда говорит одновременно несколько людей. Что касается онлайна, то тут такое вообще недопустимо.
Помните, что иногда на линии могут возникать задержки — тогда люди могут думать, что их перебивают. В таком случае выдерживайте небольшую паузу перед началом своей реплики — так вы убедитесь, что собеседник закончил говорить.
Если позволяет пропускная способность, используйте видео — так вы сможете доносить невербальные сигналы своим собеседникам, максимально приближая формат встречи к офлайну.
Подключитесь к митингу минуты за три до начала — это позволит вам проверить все настройки.

Выбор системы конференц-связи

Систем для организации удаленных встреч сейчас более чем достаточно. Они отличаются по качеству передачи звука и картинки, возможности записать митинг, максимальному количеству участников, удобству работы и т. д. Кроме того, на выбор могут влиять внутренние политики безопасности компании.

Мой личный рейтинг выглядит так:

Zoom — однозначно лучшая, на мой взгляд, система. Имеет платные и бесплатные (с ограничением митингов до 40 минут) планы подписки, позволяет записывать митинги в облако и на локальный диск, отлично передает видео и звук даже при слабой связи.
Google Meet — более требователен к каналу связи, однако удобен тем, что доступен всем, кто имеет Google-аккаунт (как персональный, так и бизнес-вариант). Запись митингов возможна только в одном из платных вариантов (наиболее дорогом).
GoToMeeting — довольно старый продукт, обладает почти всеми возможностями, что и предыдущие две системы, но иногда имеет проблемы с качеством передачи звука и видео. Кроме того, менее удобный с точки зрения пользовательского интерфейса.
Skype — по сути, не совсем система для конференц-связи, однако позволяет создавать групповые звонки и показывать экран. В моем личном опыте показывал худшие результаты на слабых каналах связи, однако может быть использован для удаленных митингов, если ничего другого под рукой нет.

Заключение

Все вышеизложенные рекомендации можно свести к нескольким основным принципам:

вас должны хорошо слышать;
вы должны хорошо слышать остальных;
время митинга не должно тратиться на подготовку и проверку связи, это нужно делать заранее;
эфир должен быть максимально чистым, без фоновых шумов;
культура проведения митинга в онлайновом режиме играет еще большую роль, чем в офлайне.

Следование этим принципам поможет вам проводить митинги максимально комфортно и эффективно.

Напоследок хотел бы выразить благодарность всем коллегам, давшим согласие на публикацию скриншотов со своим участием.