Тайм-менеджмент для IT-специалистов. Как работать эффективнее и всё успевать
Тайм-менеджмент, или управление временем, — всё более востребованный навык в современном мире, но для многих людей это понятие всё ещё окутано тайной. Простым языком тайм-менеджмент — это наука о том, как правильно распоряжаться своим временем, используя его максимально эффективно. Как быть наиболее продуктивным и тратить минимум ресурсов, будь это время, энергия или материальные средства.
Image Source: ismaeloo 4
В первую очередь статья предназначена для специалистов IT-сферы, но изложенные принципы может использовать каждый, кто стремится улучшить свои навыки и качество жизни.
Статья не претендует на научность. В ней я объединил как размышления философов и известных авторов, так и умозаключения, которые вывел из своего опыта использования техник тайм-менеджмента.
О техниках и способах повысить личную эффективность
Я постарался собрать для вас наиболее стоящие правила и техники. Даже если это будет единственный пост о тайм-менеджменте, который вы прочитаете, он даст вам качественную информацию, которую вы вскоре сможете применить на практике.
Определите свои цели
Лучший способ стать специалистом в какой-либо сфере — посвятить себя полностью этому роду занятий. Если вы хотите стать хорошим программистом, то недопустимо распыляться на другие задачи и работы, если только они не связаны с вашей сферой и в них нет необходимости. Если вы студент и этим летом вам нужны деньги, то зарабатываете так, чтобы покрывать свои базовые потребности. Всё остальное время посвятите работе, которая вдохновляет и сулит профессиональное развитие.
Не обязательно быть настолько радикальным, как описано выше, но чем больше вы готовы жертвовать чем-то — тем быстрее ваше развитие. Единственное примечание — выделяйте время для отдыха. Это так же необходимо, как сон, еда и питьевая вода. Пускай это будет прогулка с друзьями, игра на музыкальном инструменте или просмотр мемов — этим не стоит пренебрегать, так как важно время от времени отвлекаться.
Не начинайте день без плана
Совсем не обязательно рассчитывать каждый час рабочего дня, но план и список задач значительно облегчат вам работу. Они позволяют отслеживать прогресс, эффективность и объем работы, необходимый для достижения поставленных намерений. К тому же ничто не выпадает из головы, если все попутно появляющиеся задачи заносить в календарь или to-do лист.
Представьте, что это как строительство моста. Вы, конечно, можете попробовать сконструировать его без расчётов и планов, но результат будет соответствующим.
Распределяйте задачи по приоритетности
Когда вы спланировали день, обратите внимание на значимость каждой задачи. Чтобы действительно преуспевать в своих планах даже в самые загруженные дни, разбивайте задания по приоритетам. С самого утра, когда больше всего мотивации, приступайте к самым противным задачам. После их выполнения последующее время пройдёт лучше, так как в голове не будет навязчивых мыслей и тревожности из-за какого-то неразрешенного дела, которое не получается сделать уже n-ное количество дней.
Методы распределения задач по приоритетам:
ABCD
А — обозначает задачи, остро нуждающиеся в выполнении именно сейчас. Если такие задания не завершены вовремя, то будут неприятные последствия. Если всё сделано в срок — положительный исход. Когда таких задач несколько, используйте цифры: А-1, А-2, А-3.
B — также обозначает обязательные задачи, но к ним вы приступаете после А-приоритетных. Они менее срочны и не влекут за собой таких опасных последствий, однако их выполнение для вас важно. То есть В — это всё то, что необходимо сделать, но нет кризисного «прямо сейчас».
С — это желательные действия, задания, которые «было бы неплохо сделать». Это может подразумевать под собой поход в магазин, выгул собаки или же встречу с друзьями.
D — задачи, которые можно делегировать другому человеку. Если у вас есть такая возможность и вы можете положиться на другого человека, то эти задания стоит отдать на условный аутсорс.
Метод Айви Ли
- В конце каждого рабочего дня запишите пять самых важных вещей, которые вам нужно выполнить завтра. Не записывайте более шести задач.
- Расставьте по приоритетам эти шесть пунктов в порядке их истинной важности.
- Когда вы приедете завтра на работу, сконцентрируйтесь только на первой задаче. Работайте до завершения первой задачи, прежде чем перейти ко второй задаче.
- Подходите к остальной части своего списка тем же способом. В конце дня переместите незавершенные дела в новый список из пяти задач на следующий день.
- Повторяйте этот процесс каждый рабочий день.
Делите, делите и ещё раз делите
Если бы вам нужно было съесть слона, как бы вы это сделали? Правильно, по частям. То же правило относится к работе над проектами. Разделяйте задания на подзадачи, делите проекты на списки тасков, проводите разработку поэтапно. Чем меньше модули определенной работы, тем проще её выполнить. Так же это даёт вам возможность ничего не забыть в проекте, так как подзадачи выступают обязательными условиями, только следуя которым можно сделать вывод, что задание выполнено.
Концентрируйтесь только на одной задаче
Забудьте о многозадачности. Ее вред в разы превышает любую возможную пользу, и лишь отдельные люди могут действительно работать в таком режиме. У большинства же возникает лишь иллюзорное чувство продуктивности, которое не даёт весомых результатов в конечном итоге.
Старайтесь выполнять все задачи поочередно, полностью сконцентрировавшись на них. Таким образом качество, скорость и эффективность выполнения будут на порядок выше. При том, что временных ресурсов и энергии используется меньше.
Создайте рабочую атмосферу
Я видел людей, которым практически всё равно, в каких условиях они трудятся, однако большинству из нас необходимо настраивать себя на работу. Следует обратить внимание на рабочее место. Оно должно быть чистым, и на нём нужно оставить только то, что непосредственно используется в работе. Всё остальное следует убрать.
Также в ваших силах создать условные маркеры для работы. Другими словами, если у вас есть возможность использовать определенное место в доме только для работы, то следует этим воспользоваться. Таким образом вы можете создавать подсознательные ассоциации с местами и деятельностью в них. Для примера, многие фрилансеры работают в кофейнях и коворкингах, так как их там никто не отвлекает и для них это особая рабочая атмосфера, подталкивающая к действию, даже если нет настроения.
Применяйте закон 80/20
Всеми любимое и очень известное правило Парето всё ещё актуально. Объясню его суть на примере:
20% времени, затраченного на планирование архитектуры, сохраняет 80% времени при разработке.
20% производимых услуг приносит 80% прибыли.
20% выполняемой работы приносит 80% результата.
Остается лишь правильно определить те самые наиболее эффективные 20% и уделять особое внимание именно им.
Понимайте конечный результат
Вернемся к моменту, когда вы определились со своей целью. Мало того, что она должна у вас быть, так ещё и важно иметь представление о ней. Чем более оно красочное и живое — тем с большей вероятностью ваши действия приведут к поставленной цели.
Нельзя построить ракету без эскиза так же, как и нельзя сотворить комплексное и сложное ПО, не имея соответствующей архитектуры. Определенные инструменты подходят к выполнению конкретных задач лучше, чем другие. Именно поэтому появляются новые языки программирования и технологии.
Приступая к чему-то, важно понимать рациональность использования тех или иных средств. А в этом поможет понимание конечного результата.
Трекинг работы и её производных
Есть море программ, направленных на то, чтобы люди могли следить за своим временем, куда оно уходит и в каких объемах. Я до сих пор не особо верю, когда слышу: «У меня нет времени». А что самое ироничное — говорят это вполне себе свободные личности. Время есть всегда, и вопрос лишь в том, готовы ли вы жертвовать им во благо чего-то. Можете ли вы отказаться от сериала на ночь, чтобы улучшить свой сон? Готовы ли вы проводить меньше времени с друзьями, чтобы больше работать? За всё нужно расплачиваться.
Если вы трекерите своё время, то вы четко понимаете, куда оно уходит. Проанализировать, на что вы тратите больше всего часов, призваны следующие программы: RescueTime (есть для компьютера, браузера, телефона и персидского кота), PhoneUsage (мобильные платформы) и т. п. Они присылают вам отчётность, где сколько времени вы провели, а уже из этих данных вы можете сделать много интересных выводов.
Думайте на бумаге
Простой, но поистине эффективный способ держать у себя в голове самое важное. Записывайте все планы, цели, задачи и проекты на бумажные источники, будь то блокноты или стикеры. Письменная версия значительно повышает шанс выполнения поставленных целей.
Что думают о тайм-менеджменте IT-специалисты
Игорь Ткач, CTO в Daxx
Тайм-менеджмент — это искусство успевать больше за фиксированный промежуток времени (без потери качества), правильно расставлять приоритеты, минимизировать время на переключение контекста, и при этом не сойти с ума, стремительно теряя жизненную энергию. Простыми словами — это повышение личной эффективности.
Нередко бывает, что тайм-менеджмент отпугивает людей, так как может нарушить work-life balance. Я придерживаюсь другой точки зрения: во-первых, грамотный тайм-менеджмент позволяет максимально разграничить бизнес и личную жизнь. Во-вторых, снижая неэффективно проведенное время на работе к минимуму, можно освободить больше временнОго ресурса для семьи, спорта и саморазвития.
За время работы на менеджерских позициях я опытным путем вывел собственную методику управления временем, которая мне удобна и довольно легковесна. А сейчас уже всё доведено до автоматизма.
Для краткосрочных задач я веду «to do»-списки. Что касается целей средней и дальней перспективы (месяцы-годы), для их планирования использую Trello-доску. Она состоит из колонок «Ideas», «To do», «In progress», «Done», «Postponed», где задачи отсортированы по приоритету, которые я определяю с помощью матрицы Эйзенхауэра и некоторыми элементами методики Getting Things Done.
Также, помимо всего, неделя и каждый день планируются с помощью календаря. Спустя время уже выработалась привычка следовать установленному расписанию, поэтому всегда держу его в актуальном состоянии.
Для предотвращения накопления мелких задач использую так называемое «правило двух минут». Если есть мелкая задача, выполнение которой займет не более
Как итог, я бы рекомендовал не заморачиваться над теоретической частью тайм-менеджмента, а посоветовал бы лучше больше экспериментировать. Сконцентрируйтесь на выработке своих простых правил, которые хорошо работают в вашей жизни, и следуйте им.
Андрей Момоток, UX/UI Designer, Freelance
Тайм-менеджмент для меня является одним из самых фундаментальных навыков высокопродуктивных людей. Способность использовать свое время рационально во многом предопределяет наше будущее, ведь именно время — это незаменимый и невозобновляемый ресурс! Большое значение имеет и то, как данный навык используется в повседневной и профессиональной жизни. В большинстве своём мы просто расходуем наш временной ресурс, не уделяя должного внимания целеполаганию, формированию различных сценариев и анализу личностных качеств, на основе которых выстраивается дальнейшая стратегия действий.
Необходимо рассматривать тайм-менеджмент в совокупности с другими не менее важными навыками, формирующими наше будущее.
Навык управления временем я использую уже интуитивно и на постоянной основе. Если раньше мне приходилось распределять те или иные задачи исходя из приоритетов, то сейчас же я рассматриваю этот процесс через призму приобретенного опыта. Иначе говоря, принимаю решения, основанные на логике и интуиции.
Виталий Марусяк, Project Manager в Provectus
Тайм-менеджмент для меня — это умение настроить свой график таким образом, чтобы он коррелировал с моими целями.
Для этого я использую матрицу «срочность-важность», также известную как матрица Эйзенхауэра. Суть ее заключается в следующем: все дела разделяются на четыре категории-квадранта матрицы — срочные и важные, срочные и не важные, не срочные и важные, не срочные и не важные.
Со срочными и важными все понятно — от них никуда не денешься, они имеют высокий приоритет и жесткий дедлайн. Это звонки с клиентом, неотложные письма, тушение пожаров и так далее.
От срочных и не важных дел я стараюсь себя ограничивать и, по-возможности, их делегировать. Как правило, это задачи, которые легко могут решиться без моего прямого участия.
«Не срочные и важные» — самый интересный квадрант матрицы. Это те дела, которые так хочется отложить в долгий ящик, но их своевременное выполнение наиболее всего приближает к выполнению своих целей. Подход к таким задачам требует осознанности. Если цели четко описаны, намечен план их достижения — у вас не возникнет вопросов касательно того, что именно в тот или иной день нужно сделать из категории «важные и не срочные» — это и стратегическое планирование, и всевозможные ресерчи, и аналитика, и действия, направленные на построение отношений и взаимосвязей.
Также здесь есть одна закономерность. Чем больше получается уделять времени задачам из этой категории, тем меньше в итоге проводишь времени в квадранте срочных и важных.
Не срочные и не важные дела нужны для того, чтобы разгрузить мозг. Просмотр легкого видео, онлайн-игра либо small talk ни о чем с коллегой помогают сбалансировать нагрузку или, когда необходимо, посмотреть на проблему, над которой долго и безуспешно бился, под другим углом. Конечно же, тут важно не увлекаться.
В конце каждого дня я анализирую, сколько примерно часов потратил на каждую категорию задач и отслеживаю, чтобы всегда приходилось как можно больше времени на задачи из квадранта «не срочные и важные». Эта методика помогает мне реализовывать запланированное без частых спешек и авралов.
