DOU Проектор: "Вчасно" — сервис обмена электронными документами
В рубрике DOU Проектор все желающие могут презентовать свой продукт (как стартап, так и ламповый pet-проект). Если вам есть о чем рассказать — приглашаем поучаствовать. Если нет — возможно, серия вдохновит на создание собственного made in Ukraine продукта. Вопросы и заявки на участие присылайте на Данный адрес e-mail защищен от спам-ботов, Вам необходимо включить Javascript для его просмотра. .
Привет! Меня зовут Тамара, и я продакт-менеджер «Вчасно» — сервиса обмена электронными документами. Путь от идеи до готового продукта наш проект прошел всего за год. Сейчас сервис помогает десяткам тысяч компаний — как небольшим, так и крупным — избавиться от бумажных документов, сделать работу более эффективной и быстрой и сэкономить ресурсы.
Сначала наша команда состояла из 8 человек: биздев, 4 разработчика — 2 back-end, 2 front-end, — 2 продакта и специалист по поддержке. Но вместе с проектом она росла, и сейчас нас уже 16. К первому составу присоединилась команда технической поддержки и продаж, специалисты по внедрению, маркетолог и менеджер по работе с дилерами.
Идея
Появление нашего проекта стало решением одной конкретной проблемы. Наши коллеги по компании EVO — Zakupki.Prom.ua, площадка-участник системы публичных электронных закупок ProZorro, — посчитали, сколько они тратили времени, денег и усилий на бумажные документы. Отправка одного по почте стоила площадке от 17 грн до 40 грн — с учетом стоимости бумаги, почтовых или курьерских услуг и времени, потраченного бухгалтерами и деловодами. При годовом объеме в несколько сотен тысяч только актов и счетов сумма получается внушительной.
Если мерять финансовыми показателями, то экономия на 1 000 документов составляет от 16 тысяч до 40 тысяч грн для каждой стороны-подписанта. Если компания отправляет более 5 тысяч документов в месяц, годовая экономия исчисляется в миллионах гривен.
Да и в то время, когда мы умеем передавать «по воздуху» фильмы, которые весят несколько гигабайт, процесс «напечатал — подписал вручную — запечатал в конверт — отправил — ждешь неделю...» выглядит, согласитесь, архаично. Да и социальный момент присутствует, ведь электронные документы — это экологично. В любой стране Европы, например, в ресторане лишнюю салфетку не дадут.
Реализация
Мечта, которую мы воплощаем в жизнь, — сделать простой, но в тоже время гибкий сервис, который освободит бухгалтеров от рутинной работы, сэкономит ресурсы бизнеса и спасет леса от вырубки. Мы хотим, чтобы все возможные документы были в электронном виде, подписывались моментально, в воде не тонули, в огне не горели, вообще никогда не терялись и не занимали место.
В процессе совершенствования сервиса
У нас была гипотеза, что наш сервис будет эффективнее всего расти, если мы убедим им пользоваться крупные компании. А они, в свою очередь, распространят нас среди малого и среднего бизнеса. И мы не ошиблись: небольшие компании в один голос сказали, что идея, конечно, хорошая. И они обязательно будут пользоваться нашим сервисом... Как только сервис внедрят у себя их крупные партнеры!
Сложность заключалась в том, что бизнес-процессы в больших компаниях очень разные и сложные. А первая версия нашего «космического корабля» больше была похожа на самокат, на котором далеко не улетишь.
Нам на помощь пришли Zakupki.Prom.ua вместе с бухгалтерией компании EVO и стали первыми лояльными пользователями и тестировщиками в одном лице.
За 2 месяца мы продвинулись от идеи до сурового MVP, который опробовали на
Первым делом мы должны были морально подготовить наших будущих пользователей. Поскольку у нас не было прямых контактов бухгалтеров компаний-контрагентов, мы в последний раз отправили компаниям бумажные документы. А вместе с ними письмо, в котором поздравляли бухгалтеров с новогодними праздниками и рассказали о том, что теперь они будут получать документы в электронном виде. Это была реклама со стопроцентным попаданием в целевую аудиторию.
Таким образом бухгалтеры, получив письмо, начали заранее регистрироваться в сервисе и звонить с вопросами, что это такое. Так мы смогли рассказать о себе и убедить подписывать документы через «Вчасно».
Уже через 2 недели мы начали массовую отправку. Отправляли каждый документ по отдельности... по 400 штук в день, поскольку несколько еще не умели. А потом начали бить маленькие, но очень важные для команды рекорды. Первая тысяча документов в сервисе. Сто зарегистрировавшихся компаний. Десять-двадцать-пятьдесят человек одновременно на сайте. Процент подписания документов в ответ: 10%, 15%, 20%... И стало понятно: it’s alive!
Первые маленькие рекорды: 60 человек одновременно на сайте
Публичный запуск проекта состоялся 14 марта 2017 года. Мы начали активно распространять и предлагать «Вчасно». Первой внешней компанией, которая была готова отправлять документы через наш сервис, стала электронная система Portmone.com. Главный бухгалтер узнала о «Вчасно» из статей, связалась с нами и предложила сотрудничество. Но это был исключительный случай продвинутой компании, которая была готова к электронным документам и находилась в поиске провайдера.
Большинство же компаний к электронному документообороту готовы не были. Общаясь с потенциальными пользователями, мы обнаружили два инсайта. Первый — все бухгалтеры знали, что такое электронный документ, ключ подписи и как этим пользоваться, поскольку они подают налоговую отчетность в электронном виде. Второй — они не хотели использовать свое знание. Просто потому что все они лучше спят, когда стопка документов лежит под матрасом, а не в каком-то непонятном облаке.
На этом этапе мы пришли к пониманию, что нужно строить знание об электронном обмене документами у бухгалтеров и руководителей бизнеса. И регулярно убеждать их в том, что это законно, надежно и безопасно, выгодно, просто и удобно. Для этого мы использовали самые различные методы. Говорили и писали о сервисе в медиа, приняли участие в более 40 мероприятиях с выступлениями по всем крупным городам, организовывали собственные ивенты.
Мероприятие «Вчасно» для целевой аудитории
«Вчасно» — это онлайн-сервис. Наш front-end — это SPA (single page application), написанный на ES2015 / React / Redux, а back-end у нас на Python 3.6 / aiohttp. Мы полюбили и активно применяем GraphQL. Данные храним в PostgreSQL, а документы клиентов в Amazon S3.
Для подписания используем сертифицированную библиотеку и поддерживаем все АЦСК Украины (аккредитованные центры сертификации ключей, которые выдают электронные цифровые подписи (ЭЦП)). Это круто и сложно, так как постоянно нужно обеспечивать актуальность форматов ключей и отвечать за «глюки» АЦСК.
Также мы в процессе разработки мобильного приложения на React Native.
Результаты
За этот год мы смогли сделать многое. Но куда больше нам еще предстоит сделать. На данный момент мы гордимся, что у нас получилось сделать «Вчасно» простым и интуитивно понятным. Ничему учиться не нужно, ведь он похож на любой email-сервис. Еще нашим пользователям теперь не обязательно находиться в офисе, чтобы подписать документы. Это можно сделать даже из-за границы, прямо с мобильного.
Нам доверили свои документы такие компании, как DOU, «Нова Пошта», «Деливери», «Укрпошта» и многие другие. В целом это уже более 25 тысяч компаний, которые зарегистрировались во «Вчасно». Мы за это очень благодарны! И помогаем всем этим компаниям избавиться от лишних бумаг. Мы спасаем деревья :)
Сейчас «Вчасно» позволяет:
- подписывать тысячи документов в несколько кликов;
- моментально находить нужные документы и отслеживать их статус подписания;
- интегрироваться с 1С и другими учётными системами;
- удобно обрабатывать документы нескольких компаний из одного аккаунта;
- добавлять в компанию неограниченное количество сотрудников и настраивать их права доступа;
- обрабатывать документы с мобильных устройств;
- работать от имени юридического лица, ФЛП или физлица;
- согласовывать документы с сотрудниками.
Интерфейс сервиса обмена электронными документами «Вчасно»
Наша большая цель — предоставить пользователям единый инструмент для обработки всех возможных типов документов.
Мы уверены: будущее украинского, да и международного рынка электронного документооборота за экосистемами, которые позволят свободно обмениваться документами. Чтобы не имело значения, каким сервисом пользуются на другой стороне, как в случае с мобильной связью или, опять-таки, email-сервисами. Для пользователей процесс будет становиться все проще и привычнее. И в конечном итоге все будут удивляться, как они без этого раньше обходились.
И мы будем теми, кто поможет этому произойти!
