Июнь 13

Как подготовить качественный доклад

В данной статье я хочу поделиться советами для подготовки к выступлениям с докладом. Надеюсь, что они будут полезны людям, которые хотят попробовать себя в качестве докладчика.

Как стать докладчиком

Перед тем, как мы перейдем непосредственно к подготовке доклада — давайте поговорим о том, как люди становятся докладчиками. Опустим причины такого решения и рассмотрим добровольные и принудительные пути:

Прежде всего нужно помнить о том, что большинство конференций и «tech-talk» -ов часто испытывают проблемы с поиском желающих выступить — форма «предложить доклад» всегда присутствует на их сайтах не просто так. Скорее всего, если вы заполните эту форму и предложите интересную тему, с вами моментально свяжутся организаторы. Особенно остро эта проблема стоит у небольших мероприятий — им бывает сложно найти людей, которым «не влом». В общем, стучите и вам тут же откроют.

Второй способ добровольно стать докладчиком — это преподавание в любой из его форм. Вы можете присоединиться к какой-нибудь образовательной инициативе, выступить перед студентами вуза, устроиться по вечерам преподавать на курсах (sic!), или просто прочитать лекцию для новичков в коворкинге — выбор огромен, а опыта получите целую кучу. Если вы работаете в большом бодишопе, в котором есть интернатура — можете предложить свою помощь.

Теперь о принудительном пути. В некоторых компаниях существует практика докладов коллег друг перед другом, и возможно, в один прекрасный момент вас попросят (или заставят) о чем-нибудь интересном рассказать. Также босс может попросить вас выступить на какой-то конференции, такое тоже бывает.

Стоит заметить, что студенты и коллеги — это гораздо более благодарная аудитория, чем несколько сотен незнакомых бородатых чуваков, поэтому, если у вас есть желание стать докладчиком — не пренебрегайте этими возможностями, это хорошая тренировка.

У принудительного пути, или у варианта, когда организаторы мероприятия сами связались с вами и попросили сделать доклад, есть бонус — вы можете попросить их предложить вам тему для доклада. Организаторы обычно хорошо понимают, о чем хотелось бы послушать их аудитории и могут посоветовать что-то интересное.

Как подготовить доклад

Теперь перейдем собственно к подготовке доклада. Если вы матерый докладчик, многое из этого может быть лишним — но для начинающего все перечисленное ниже строго рекомендуется к исполнению. Главное, чего это позволит добиться — структурирование информации в вашей голове, это совершенно необходимое условие успешного выступления.

Посмотрите презентации других докладчиков. Лучше всего, если это будут прошлогодние презентации с того же мероприятия, на котором хотите выступить вы. Это поможет вам получить представление о том, какие конкретно форма, содержание и стиль доклада от вас требуется.

Ведите заметки в текстовом документе. Сохраняйте в них всю релевантную информацию, это поможет не потеряться среди своих мыслей:

Начните с подготовки плана выступления. Это не менее важно, чем верстка слайдов. Напишите список тем, о которых вы хотели бы поговорить, добавьте подпункты, и только тогда, когда и перед глазами, и в голове появится четкое представление о том, что именно вы будете рассказывать и в каком порядке, начинайте готовить слайды. Так вы точно ни о чем не забудете. Да и не возникнет ситуации, когда вы увлеклись версткой очередного слайда, и какой-то важный пункт вылетел у вас из головы.
Записывайте все, что пришло в голову по теме. Иногда вам в голову приходят хорошие идеи и примеры — но только не тогда, когда вы сидите и готовитесь к докладу. Все эти идеи стоит сразу же записывать, потому что иначе они очень быстро выветрятся из головы. Также стоит записывать полезные замечания коллег и хорошие цитаты из статей, книг, видео и других источников — все это пригодится вам при подготовке.
Сохраняйте ссылки на полезные источники информации. Причем не с помощью pin tab, а заносите в тот самый документ. То же самое касается ссылок на картинки. Только не сваливайте в кучу, а обязательно все подписывайте — например, «проблемы подхода, о котором я делаю доклад», «смешная картинка про зажравшихся джавистов» или «полезная статистика».
Можете вообще все выступление записать текстом, хотя бы приблизительно. Это никогда не помешает, если вы новичок.

Верстайте слайды так, чтобы вы сами могли понять, о чем хотели сказать. Слайды нужны не только для аудитории, но и для вас самих, как подсказка. Постарайтесь сделать все, чтобы она была информативной.

Обязательно дайте кому-то вычитать ваш доклад. Вам могут дать очень ценный фидбек — начиная от недостоверных данных, заканчивая опечатками. Это особенно важно, если вы делаете доклад на английском. Лучше сделать это хотя бы за неделю до доклада, чтобы иметь время учесть все замечания.

Книга — ваш друг

Книги помогут вам только в случае, если по теме вашего доклада они вообще существуют.

Если вы не спец в теме доклада, но все же решились подготовиться и хитро пересказать книгу — это плохая идея. Но если разбираетесь, то книги могут предложить вам некоторые ценные вещи, которые таким образом можно получить быстрее, чем с помощью гугла:

Информация в книгах обычно хорошо структурирована. Эту структуру вы можете использовать при подготовке плана вашего доклада.
В книгах бывает много красиво нарисованных диаграмм, графиков, таблиц и прочих картинок. Копипастить, конечно же, не стоит — но если дизайнер из вас не очень, то подобные примеры могут очень сильно помочь вам представить ваши собственные данные.
В книгах бывают полезные примеры кода. Представьте себе, что вы готовите доклад для джунов по паттернам проектирования — даже если вы гуру, то скопировать код десятка примеров будет гораздо быстрее, чем напечатать его.
И последнее — в них бывают красивые фразы и определения, которые просто грех не ввернуть в доклад.

Написанное выше частично касается так же интересных статей, но информации в них обычно недостаточно для того, чтобы подготовить 45-минутное выступление.

Советы по оформлению

Всегда стоит помнить о том, что презентовать доклад вы будете не на своем мониторе, а с помощью проектора, и зрители будут сидеть не рядом, а в десятках метров. Оптимальный вариант — найдите проектор у себя в офисе и все проверьте на нем.

Ответственно подойдите к выбору шрифта. Слишком маленький либо слишком светлый шрифт не видно с задних рядов, в особо запущенных случаях — с передних тоже.

То же самое касается цветовой гаммы доклада. Учтите, что качество передачи цвета на проекторе сильно хуже, чем на вашем мониторе, а с его яркостью обычно что-то сильно не так. В таких условиях лучше использовать насыщенные, но не слишком кричащие цвета — потому что, например, светлые оттенки в таких условиях будут сливаться с белым, а от слишком ярких у аудитории вытекут глаза.

Старайтесь не переборщить с количеством текста. Или аудитория уснет. Разбавьте его графиками, кодом, таблицами, картинками в конце концов.

Также не переборщите с количеством кода. Технический доклад — это не лекция в универе, которую все сидят и записывают. Слушатели обычно время от времени отвлекаются или вообще выходят из зала. Если ваша презентация состоит из огромного количества кода, любой человек, который отвлекся, потеряет нить рассуждений и до конца доклада будет тупить в смартфон, а не слушать вас.

Отдельная тема — юмор. Есть докладчики, у которых получается делать презентации и весело, и по делу. Они вставляют много смешных картинок, шутят, но при этом дают полезную информацию. Слушателям интересно и весело. Это талант, который необходимо развивать упорным трудом. Если вы тоже так можете — здорово, таких докладчиков любят. Если нет — лучше не вставляйте в презентацию много шуток, Евгений Ваганыч.

Подготовка к выступлению

Всегда приезжайте заранее, чтобы проверить оборудование. Думаю, большинство читателей сталкивалось с ситуацией, когда у проектора только VGA-выход, внезапно выходит докладчик с макбуком, организаторы начинают бегать искать переходник, не находят, потом начинаются поиски флешки, чтобы перекинуть презентацию на чужой ноут, а на чужом ноуте опен офис не открывает слайды, а потом с горем пополам открывает, но не работает кликер (та черная штука, которой слайды листают) и так далее. Эта вся возня выглядит очень уныло — поэтому всегда приезжайте перед началом мероприятия и все эти вопросы решайте.

За час до выступления ни с кем не разговаривайте, сидите тихо и читайте текстовый документ, с помощью которого вы готовили слайды. Это поможет вам убить двух зайцев — во первых, вы сконцентрируетесь на докладе, а не последних сплетнях. Во вторых, вы еще раз пройдетесь по красивым фразам, определениям и полезным примерам, которые вы записали — в таком случае вы точно не забудете упомянуть о них во время выступления.

Не забудьте сесть в первых рядах, чтобы при объявлении вашего доклада вы смогли быстро выйти, а не пробирались через 20 рядов.

Репетируйте перед зеркалом вслух. Иногда вам может казаться, что вы супермен и вообще все знаете и ориентируетесь в докладе, но как только начинаете говорить — все вылетает из головы, и вы начинаете мычать. Обязательно проверьте себя на этот спецэффект до того, как произойдет фейл. Также не забудьте о времени. На конференциях есть стандартное количество минут, которое должен занимать доклад. О том, что вместо 45 минутного доклада у вас есть слайдов на 15 минут (или на 90), лучше узнать заранее и внести в презентацию необходимые изменения. Оцените, на какую часть сколько времени у вас уходит и сделайте заметки в текстовом документе.

Убедитесь, что вы готовы провести ближайший час стоя перед аудиторией. Взгляните на себя в зеркало — вы выглядите чисто и опрятно? Убедитесь, что ваш макияж не поплыл и вы не измазаны шоколадными пирожными, которые подавали в перерыве. Причешите волосы. Справьте нужду, особенно если вы пили кофе. Вы должны быть сытым, а ваш ноутбук — заряженным (не забудьте отключить слип в настройках). Не лишним будет надеть наручные часы — тогда вы сможете контролировать, сколько времени прошло и все ли идет по вашему плану.

Удачного выступления!