Как я создаю IT-компанию в Украине: юридическая база для ведение ВЭД деятельности

В предыдущих статьях я описал выбор города для открытия компании, оформление юрлица и набор первых сотрудников. Пришло время начинать работу, создавать свои продукты и предоставлять услуги своим клиентам.

В правовом поле можно выделить 4 вида правовых взаимоотношений:
1) Разработка продукта под заказчика;
2) Предоставление постоянных услуг постоянному клиенту (к примеру, консультации);
3) Продажа копии или единицы уже готового продукта за одноразовую плату через интернет;
4) Предоставление в пользование готового продукта за абонентскую плату (к примеру, SAAS).

Общемировые правила работы и законодательство

Во всем мире общепризнанной практикой является отчетность на основании инвойса. Этот документ является односторонним документом, выставлением счета за предоставленные услуги. Инвойс может быть выставлен как после выполнения работ, так и во время их выполнения. К примеру, если иностранная компания предоставляет услуги другой компании, то в конце месяца она высылает инвойс, после чего заказчик производит платеж. При предоставлении физических услуг (поставка товара, к примеру, телевизора), сначала производится оплата товара, после чего инвойс отправляется вместе с самим товаром (либо по электронной почте ) заказчику. В этом случае компания высылает документ, который называется invoice-receipt. Он подтверждает и выполнение работ и получение платежа одновременно. В дополнение к этим документам существует receipt, который подтверждает получение денег отдельно.

Эти три документа являются основной всех взаимоотношений. Больше никаких документов не нужно. Более того, все эти документы являются односторонними, то есть они подписаны только компанией и не требуют никакого подтверждения заказчиком.

В исключительных случаях, возможно, потребуется наличие договора, но и оно носит рекомендательный характер. Налоговая служба практически никогда договоров не читает и не требует. Единственный случай, в котором я встречал необходимость показать договор, это при ведении ВЭД на суммы, превышающие 12 тысяч долларов с одним исполнителем в год.

В Израиле существует закон, который позволяет потребовать доказательства отношений с нерезидентом государства Израиль. Если это не будет доказано, то государство имеет право взыскать 25% налога от источника (суммы перевода). Логика довольно проста: поскольку перевод денег за рубеж теоретически может быть все равно резиденту Израиля, то нужно заплатить налог в самом государстве Израиль. При этом, этот единственный случай имеет место при исходящих операциях. При входящих всем глубоко плевать, есть у тебя договор или нет.

Как результат, все взаимоотношения сводятся к минимальной бумажной работе. Выполнил работу, сделал инвойс. Получил деньги, отправил receipt. Получил деньги вместе с выполнением работ, отправил invoice-receipt для того, чтобы не сильно устали руки в процессе подготовки двух документов.

Дополнительно к этому общепринятыми являются электронные документы с электронной подписью. То есть не нужно ничего печатать, достаточно документ сделать в электронном формате и отправить его по электронной почте.

Украинские правила работы и законодательство

На данный момент в Украине все обстоит значительно сложнее. Прежде всего, договор для юрлица является обязательным документом. Более того, этот документ должен быть показан кому ни попадя. Банк требует этот документ для выполнения функции валютного контроля, налоговая служба для налогового контроля.

В дополнение к договору необходимо предоставить первичный документ, который подтверждает выполнение работ.

Далее рассмотрим, является ли инвойс первичным документом, и какие договора необходимы в вышеописанных четырех случаях.

1) Разработка продукта для заказчика

Это самый простой вариант для взаимоотношений, поскольку именно под него построены требования к документации в законодательстве Украины.

Поскольку вы разрабатываете продукт для заказчика, то у вас имеется строго определенный объём работ. Этот объём может быть разделен на этапы. Для определения объёма работы вам и нужен будет договор. Ну а для подтверждения выполнения вам нужен будет акт выполненных работ. Передача продукта выполняется после подписания акта выполненных работ, после чего обе стороны не имеют претензий друг к другу (кроме возможных вариантов суппорта и прочих вещей, которые прописанные в самом договоре).

Единственным минусом в этом случае будет сама необходимость подписания этого договора и выполненных работ. Это лишает заказчика и исполнителя права выбора работы на доверительных отношениях, на что они во многих странах имеют право. С другой стороны, это может и защитить как исполнителя, так и заказчика, поскольку в случае, когда что-либо пойдет не так, можно будет вернуться к договору и рассмотреть, кто прав, кто виноват.

2) Предоставление постоянных услуг постоянному клиенту (к примеру, консультации)

В этом случае мы имеем дело с одним известным нам клиентом. Мы можем подписать с ним договор, прописав в нем все условия наших взаимоотношений. При этом на практике в этом случае выполненных работ как таковых не имеется. Идет постоянная работа с клиентом, в процессе которой вы стараетесь выполнить капризы и пожелания клиента в полном объёме вне зависимости от того, прописаны они в самом договоре или нет (обычно они не прописаны). Более того, оплата выполняется не по факту выполнения услуг, а по факту окончания месяца, квартала или года. Заказчик в начале или в конце периода времени переводит вам деньги, с которых вы, разумеется, должны заплатить налог.

В этом случае вести диалог о подписании акта выполненных работ с клиентом не имеет смысла. Более того, большинство иностранных компаний, не имея такого документа в перечне своих документов и не видя надобности в таком документе в процессе вашего сотрудничества, скорее всего, откажутся подписать этот акт.

Теперь рассмотрим инвойс как первичный документ, подтверждающий выполнение работ.

НБУ недавно согласился признать этот документ для ведения валютного контроля. В соответствии с письмом 07.07.2015 No 2201012/46746, инвойс может быть достаточным документом для ведения валютного контроля, если он правильно заполнен и если он:
— либо ссылается на договор, в соответствии с которым он отправлен;
— либо является предложением заключить договор, и в нем указанно, что заказчик, переводя деньги по этому инвойсу, соглашается с принятием этого договора.

Второй вариант более значим для ФОП на едином налоге, поскольку в случае с юридическим лицом все равно будет необходим договор (смотрите ниже).

Налоговая служба Украины также признала инвойс подтверждающим документом при выполнении услуг, если в самом договоре есть ссылка на инвойсы в соответствии с письмом 06.02.2012 р. N 2282/6/15-1415. При этом министерство финансов неоднократно отказывалось признавать этот документ первичным. Пример — письмо 30.05.2011 р. N 31-08410-07-27/13794.

Мне лично непонятно какие проверки, каким образом может провести Минфин, если сама налоговая служба признает этот документ. И все же лучше не ждать от моря погоды, а понимать, какие сюрпризы нас могут ждать и как их решать. Поэтому на данном этапе, пока Минфин не признал инвойс первичным документом (а законопроект 2486а внесен в августе 2015 года, но пока застрял в комитете Нины Южаниной) необходимо отправлять акт выполненных работ.

Что же делать, в случае если акт выполненных работ не подписан заказчиком по тем или иным причинам? Ответ простой — а ничего! В соответствии с статье 882 ЦК Украины:

«...передання робіт підрядником і прийняття їх замовником оформляється актом, підписаним обома сторонами. У разі відмови однієї із сторін від підписання акта про це вказується в акті і він підписується другою стороною.

Акт, підписаний однією стороною, може бути визнаний судом недійсним лише у разі, якщо мотиви відмови другої сторони від підписання акта визнані судом обґрунтованими.

Отже, відповідно до норм чинного законодавства підрядник не повинен вчиняти жодних дій щодо спонукання замовника до підписання акта виконаних робіт, а має лише констатувати факт відмови від підписання акта»

То есть, акт выполненных работ, который подписан одной стороной договора и отправлен другой стороне, является действительным по законодательству Украины. А значит, вы можете использовать его как первичный документ. Единственное, что вам необходимо сделать — после определенного периода указать в акте отказ второй стороны от его подписания.

Как итог в этом случае нам необходимо подписать предварительный договор с заказчиком и раз в период в соответствии с договором высылать ему инвойс и акт выполненных работ. В случае отказа от подписания акта выполненных работ через определенный период вы указываете об отказе второй стороны его подписать в этом же акте.

3) Продажа копии или единицы уже готового продукта за одноразовую плату через интернет

В этом случае у нас появляется новая проблема — мы не знаем предварительно, кто заказчик, и не можем предварительно подписать с ним договор.

В этом случае мы можем обратиться к адвокату, который грамотно подпишет нам публичный договор. Публичный договор признается законодательством Украины в соответствии со статьями 633 и 634 ГК Украины. В соответствии со статьями 639 и 638 ГК такой договор будет признан действительным в случае, если одна сторона представила его как предложение, а вторая согласилась на его условия. В интернет мире это означает, что мы должны разместить публичный договор на нашем сайте, и при регистрации или заказе услуг заказчик должен будет отметить галочкой «я принимаю условия этого договора» с гиперссылкой на сам договор.

После заказа мы отправляем пользователю продукт либо ссылку на его скачивание и отправляем ему все тот же инвойс. С актом выполненных работ поступаем абсолютно также как и в предыдущем случае (то есть отправляем его заказчику, а в случае, если он отказался его принимать, ставим об этом пометку в самом акте). В случае с физической продажей, которая имеет гарантию, мы можем указать выполнение работ в самом гарантийном талоне. Подписав его, заказчик фактически подпишет акт выполненных работ

4) Предоставление в пользование готового продукта за абонентскую плату (к примеру, SAAS)

Этот случай является самым сложным из всех, поскольку у нас нет определенного количества работы, и мы не знаем заказчика. Но алгоритм наших отношений такой же, как и в предыдущем пункте: коллективный договор, инвойс и акт выполненных работ с указанной пометкой в случае, если заказчик отказался от его подписания. В этом случае, скорее всего, заказчик откажется от этого подписания и документ просто проигнорирует.

Итог

В результате видно, что основной проблемой на данном этапе является акт выполненных работ. Этот документ не только является двусторонним, но и не является общепринятым в международном праве.

При этом для меня кажется странным признание инвойса НБУ и налоговой и непризнание Минфином. Будем надеяться, что в скором будущем Рада примет поправки в закон, и инвойс станет общепринятым документом. Также стоит добавить, что во избежание неприятностей и вне зависимости от того, приняла Рада поправки или нет, наличие договора для ФОПа все же рекомендовано, а для юрлица является необходимостью. При этом даже с единичным клиентом вы можете использовать публичный договор, который значительно упростит вам жизнь.